Jak nie być Januszem Facebooka. 5 regulacji prawnych, o których musisz pamiętać, prowadząc komunikację w social media
Obecność tworzonego przez nas przedsiębiorstwa w mediach społecznościowych w dzisiejszych realiach staje się praktycznie koniecznością. Internet nie jest jednak rzeczywistością aż tak wirtualną, by nie dotyczyły go kwestie prawne. Warto zatem wskazać poszczególne punkty styczne tej relacji.
1. Prawo autorskie w social media, czyli gdzie leży granica w wykorzystaniu cudzych utworów
Wbrew powszechnemu przekonaniu zdjęcia i inne utwory w internecie nie są niczyje. Prowadząc konto na Instagramie czy Twitterze, a także na Facebooku, uwzględnić należy autorstwo umieszczanego contentu – w przeciwnym przypadku oryginalny twórca odezwie się z roszczeniami i co gorsza będzie miał rację. Naganną jest praktyka niepodpisywania autorów, obcinania ich sygnatur czy nawet ominięcia przycisku „udostępnij” pokazującego pierwotne autorstwo.
Najwygodniejszym rozwiązaniem będzie zastosowanie na przykład zdjęć na licencji Creative Commons, które – przy odpowiednim doborze – nie będą powodować roszczeń ich pierwotnych twórców. Sugerowane przeze mnie ich rodzaje oznaczone są następującymi kombinacjami liter:
CC BY – używając zdjęcia, nie trzeba za nie płacić, ale należy podpisać autorstwo;
CC NC – można użyć zdjęcia dla potrzeb niekomercyjnych, czyli nie powinno się na nim zarabiać;
CC SA – przerobione przez nas zdjęcie powinno być udostępnione na takich samych zasadach jak dotychczasowe;
CC 0 – można wszystko – zdjęcie może być używane, modyfikowane, można zarabiać przy jego wykorzystaniu itd.
Oczywiście powyższe licencje dotyczą nie tylko zdjęć, ale również muzyki czy filmów.
Wracając jednak do kwestii zdjęć i filmów, nie wolno zapominać o zagadnieniu prawa do wizerunku. Udostępniając gdzieś czyjeś zdjęcie, powinniśmy mieć zgodę osoby na nim przedstawionej. Istnieją tylko dwa wyjątki – w uproszczeniu: kiedy jest to zdjęcie osoby znanej w trakcie wykonywania jej pracy (czyli np. z koncertu) oraz kiedy na fotografii jest osoba stanowiąca część większej całości, np. przechodzień na zdjęciu ulicy. A zatem na przykład nasi pracownicy na zdjęciu grupowym czy ich rodziny na filmie z integracji firmowej mogą odmówić ukazania ich wizerunku na portalach społecznościowych – rozwiązaniem jest najpierw uzyskanie ich zgody, najlepiej na piśmie.
2. Konkursy w social mediach, czyli o czym nie zapomnieć w kwestii prawnej
Większość kwestii istotnych do uwzględnienia przy organizowaniu konkursu na przykład na Facebooku wcale nie wynika z jego regulacji, tylko po prostu z polskiego prawa. Tak jest zresztą i w przypadku innych portali, w których fragmenty o konkursach w regulaminie są dość lakoniczne, ale jednocześnie wymagają zgodności z lokalnym (w tym wypadku polskim) prawem. Portale oczekują z reguły regulaminu konkursu, a w nim oświadczenia o nieodpowiadaniu przez nie za ewentualne uchybienia. Ponadto Facebook – o czym często się zapomina – zabrania żądania od uczestników korzystania z mechanizmów znajomości czy zmuszania do udostępnień.
Oprócz niezapominania o danych osobowych czy prawach autorskich, przy organizacji konkursu warto uwzględnić natomiast na przykład kwestię odbioru nagrody. Unikniemy w ten sposób pretensji uczestników, że muszą pofatygować się do naszej siedziby lub ponieść koszty przesyłki. Innym pożytecznym zapisem jest wzięcie na siebie podatku od nagród oraz zastrzeżenie braku możliwości zamiany nagrody rzeczowej na pieniężną.
Jeśli nagroda nie jest naszym produktem, w przypadku jego wad warto postanowieniem regulaminu skierować zastrzeżenia zwycięzców do producenta, a nie organizatora. Wypada także wskazać skład jury konkursowego (warto, by liczba jego członków była nieparzysta – unikniemy wówczas konieczności regulowania równego rozłożenia głosów) oraz kryteria, według jakich wybiera ono zwycięzców. Nie może to być losowanie, ponieważ wymaga ono skomplikowanej i czasochłonnej procedury zgłoszenia organom celnym, w przeciwnym wypadku grozi kontrolą i konsekwencjami z ich strony.
3. Ochrona danych osobowych a prowadzenie komunikacji w social media
Temat, który z pewnością wielu przedsiębiorcom daje się we znaki. Tym bardziej, że – jak coraz częściej jest im to przypominane – w maju 2018 r. czeka nas spora zmiana w tym zakresie, która wynika z konieczności dopasowania do unijnego rozporządzenia RODO.
Póki co najczęściej dotyczą nas jednak następujące kwestie – zadbanie o politykę prywatności i cookies oraz kwestia zgłoszenia do GIODO zbioru danych osobowych. Należy jednoznacznie wskazać, jakie dane i przez kogo są przetwarzane, a także jakie prawa w związku z tym przysługują osobie, której danymi dysponujemy.
Odnośnie zgłaszania zbiorów danych problemem jest natomiast najczęściej granica, od której należy tego dokonać. Tak więc nie ma potrzeby zgłaszania na przykład listy fanów strony na Facebooku czy listy adresów e-mailowych użytkowników komentujących. Z drugiej strony powinniśmy dokonać zgłoszenia na przykład newslettera obsługiwanego przez operatora z zagranicy, zwłaszcza gdy dzięki temu newsletterowi zarabiamy.
4. Rozliczanie wydatków na Facebooku w oparciu o prawo transgraniczne
Ponieważ amerykański Facebook swoją europejską siedzibę ma w Irlandii, to z nią dokonywać będziemy wszelkich rozliczeń. Polski oddział nie jest za to odpowiedzialny. Kwestia przepływu środków, powiedzmy z tytułu postów sponsorowanych, musi zatem uwzględniać relacje międzypaństwowe. Z kolei opodatkowanie, na przykład w zakresie VAT czy generalnego księgowania, również jest w związku z tym utrudnione.
W tym miejscu warto również zaznaczyć, że w Stanach Zjednoczonych możliwe jest obecnie skorzystanie w portalu z przycisku „Kup teraz”, za pomocą którego można dokonać zakupu bezpośrednio z Facebooka. Ten mechanizm pominięcia strony e-sklepu przedsiębiorcy zapewne wkrótce dotrze do Polski, a to ułatwienie dla kupującego spowoduje nowe prawne zagadnienia dotyczące sprzedających. Przykładowo, kto odpowiada za wady produktu, kto z kim będzie przez kogo mediowany, jak będą przepływały dane osobowe przy wystąpieniu kolejnego podmiotu, jakie produkty są dozwolone?
5. Odpowiedzialność pracowników, czyli zastosowanie zasad prawa pracy i kodeksów wewnętrznych
Ostatnią wspólną płaszczyzną między obecnością firmy w social media oraz polskim prawem jest kwestia tego, że w świecie wirtualnym nadal wiążą nas zasady wykonywania naszych zawodów oraz przepisy Kodeksu pracy. W moim przypadku oznacza to na przykład zakaz reklamy czy konieczność wyważonych wypowiedzi i dbania o wizerunek radcy prawnego. Niewykluczone, że wewnętrzne regulacje dla poszczególnych przedsiębiorstw będą nakładać na nie określone ograniczenia w zakresie obecności w social media.
Takim ograniczeniem może być wspomniane prawo pracy. Warto zwrócić uwagę, czy na przykład nasi podwładni nie wyrażają się o nas negatywnie na swoich profilach i rozważyć zapobieganie takim sytuacjom poprzez odpowiednią treść umowy z nimi. Z kolei w sytuacji przeciwnej – gdy do ich obowiązków należy właśnie prowadzenie komunikacji przedsiębiorstwa w social media – jednoznacznie zaznaczmy, jaka jest ich odpowiedzialność i zakres obowiązków. Niedawna słynna sytuacja z marką Tiger jest najlepszym dowodem na to, że zaniedbania w tej kwestii mogą prowadzić do kłopotów całej firmy.
Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią porad prawnych.
