Księgowość czy Skynet? Dokąd zmierza komercyjna rachunkowość?

Z nostalgią przypominam sobie elektronikę swojego dzieciństwa. Mój pierwszy komputer Commodore 64, komórkę Siemens S8… tylko w „Star Treku” podziwiałem urządzenia do komunikacji mające dotykowe ekrany. Świat wokół nas zmienia się w niespotykanym tempie, co najłatwiej pokazać na technologii. Teraz każdy z nas posiada urządzenie, o jakiego istnieniu 20 lat temu można było tylko marzyć. I właśnie ten postęp – dość późno, ale jednak – wkradł się do świata księgowości.

W przypadku mojej pierwszej firmy zawoziłem co miesiąc dokumenty do księgowej, która do liczenia podatków używała jeszcze DOS-owego systemu rachunkowego. Mnie wysyłała wyniki finansowe SMS-em, ale miała jeszcze klientów, którzy dostawali ładne słupki skrupulatnie wyrysowane na kartce papieru. To było 12 lat temu. Całkiem niedawno, prawda?

A jak jest teraz?

W wielkim uproszczeniu, księgowość – jak wiele dziedzin eksperckich operujących na informacji – działa wedle następującego schematu:

W chwili obecnej największe zmiany, które już zaszły i obowiązują, dotyczą dwóch pierwszych segmentów. Klienci zamiast wysyłać dokumenty papierowe, skanują je i wysyłają e-mailem lub wrzucają do specjalnego katalogu na pulpicie swojego komputera, a działający w tle program przesyła je na serwer. Tam działa już program OCR (Optical Character Recognition), którego algorytmy odczytują zeskanowane dokumenty i zamieniają na dane. Następnie inny algorytm umieszcza te dane w ustalonym wcześniej schemacie tak, aby system do księgowania był w stanie je rozpoznać. I tak NIP, dane klienta i kwoty VAT umieszczane są na swoich miejscach w polach faktury w systemie księgowym.

Co dają nam takie zmiany?

Po pierwsze, oszczędność czasu, jeśli chodzi o proces przekazania dokumentów do biura. A po drugie, w biurze księgowym jest potrzebna mniejsza liczba osób do przepisywania informacji z punktu A do punktu B. Pozostała część procesu na chwilę obecną w mniejszym lub większym stopniu wymaga czynnika ludzkiego i nie zaszły w tej kwestii jakieś spektakularne zmiany, szczególnie w pełnej księgowości.

A co będzie za 5–10 lat?

Albo nawet szybciej? Należy dodać, że największym problemem jest wspomniana wcześniej pełna księgowość, która jest o wiele bardziej skomplikowana od księgi przychodów i rozchodów. Ale jakie zmiany czekają nas w przyszłości?

1. Do budowania systemów księgujących KPiR zabrały się instytucje finansowe, co w głównej mierze wynika z chęci jeszcze mocniejszego związania ze sobą klienta. Zmienić księgowość wcale nie jest tak łatwo, co sprawi, że klientowi będzie trudniej podjąć decyzję o zmianie banku. Z praktycznych aspektów daje to możliwość bardzo łatwego łączenia operacji na koncie firmowym z dokumentami księgowymi. Z mniej przyjemnych kwestii – urząd skarbowy będzie miał łatwiejsze zadanie, kontrolując naszą działalność poprzez instytucję finansową. Istnieje również prawdopodobieństwo, że duży kapitał, jakim dysponują banki, będzie katalizatorem dla rozwoju automatycznych systemów księgowych.
2. Powstaną algorytmy oparte o uczące się sieci neuronowe, co sprawi, że element procesu określony jako analiza danych stanie się w znaczniej części automatyczny. Element ludzki będzie potrzebny do zajmowania się niestwierdzonymi wcześniej przez system odstępstwami od reguły. W momencie, w którym systemy będą przydzielać konta do dokumentów księgowych i je dekretować, liczba osób potrzebnych do pracy w księgowości znacznie się zmniejszy. Jednocześnie zwiększy się terminowość dostarczanych wyników księgowań. Podatki będą na czas.
3.  Istnieje prawdopodobieństwo nakazu wystawiania faktur elektronicznych oraz powstania centralnej ewidencji dokumentów księgowych. Faktury będą automatycznie trafiać do fiskusa oraz do systemu kontrahenta.
4. Powstawać będą coraz doskonalsze konektory pomiędzy systemami księgowymi i narzędzia, które pozwolą w prosty i szybki sposób importować w systemach rachunkowych dane, takie jak: wyciągi bankowe, listy płac, delegacje itp.
5.  Zwiększy się mobilność aplikacji służących do obsługi księgowej. Standardem będzie robienie zdjęć dokumentom przy użyciu smartfona i obsługa systemu rachunkowego przy jego użyciu.
6. Coraz większy dostęp do mobilnego internetu sprawi również, że dane z środków transportu, maszyn i innych miejsc powstawania kosztów będą automatycznie trafiać do systemu księgowego.

Jaki wpływ na prowadzenie firmy będą miały te zmiany?

1. Zwiększy się transparentność biznesu. Będziemy mogli łatwiej określić miejsca powstawania kosztów i śledzić przychody. Z drugiej strony, ułatwi to urzędowi skarbowemu przeprowadzanie kontroli. Zresztą już od stycznia 2018 roku wszystkich będzie dotyczył Jednolity Plik Kontrolny.
2. Księgowość stanie się dużo tańsza. I jeśli chodzi o KPiR – będzie wręcz darmowa, a firmy ją dostarczające będą zarabiać na reklamach zawartych w systemie i usługach dodatkowych.
3. Spadnie zapotrzebowanie na nisko wykwalifikowanych pracowników księgowości. Zwiększy się rola pracowników IT, doradców podatkowych i wysokiej klasy księgowych.
4. Nawet poważne zmiany zachodzące w ustawie o rachunkowości będą stosunkowo łatwe do zaimplementowania w firmach księgowych. Nie trzeba będzie uczyć dużych grup pracowników, wystarczą zmiany na poziomie systemu.

Na przyszłość rachunkowości patrzę z wielkim zainteresowaniem. Najwięcej zamieszania i zmian spowodują algorytmy uczące się automatycznego księgowania. To także one sprawią, że zmniejszy się popyt na pracowników księgowych i w skali kilku lat, gdy już zwrócą się koszty badań, doprowadzą do znacznego obniżenia nakładów na obsługę księgową. Dla przedsiębiorców równie ważna będzie natychmiastowa dostępność szczegółowych informacji o wynikach firmy oraz o tym, co dzieje się w sferze finansowej.