Co w rynku piszczy
Fakturowanie elektroniczne to możliwość oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy firmy. To także wygoda dla klientów. Wprowadzenie tego rozwiązania wbrew pozorom nie wymaga znacznych inwestycji, a po zmianie prawa nie jest konieczne załatwianie formalności związanych z otrzymaniem zgody od odbiorców.
Z początkiem 2013 r. zmieniły się przepisy regulujące kwestię fakturowania VAT. Wśród nowych zasad należy szczególnie wyróżnić kwestie dotyczące wystawiania faktur elektronicznych. Ponieważ wprowadzono regulacje w powszechnej opinii ułatwiające elektroniczny obieg dokumentacji VAT, mówi się o liberalizacji e-faktur, która powinna znacząco przełożyć się na upowszechnianie tego oszczędnego i ekologicznego rozwiązania w Polsce. Jak wynika z badań zrealizowanych przez PKPK Lewiatan w 2012 r. obecnie w naszym kraju jedynie co dziesiąta faktura posiada postać elektroniczną. Co ciekawe, wyniki tej samej sondy pokazują, że znacznie ponad połowa klientów (60 proc.) zadeklarowała, że chętnie otrzymywałaby faktury elektroniczne. Dodatkowo, biorąc pod uwagę oszczędności, na jakie pozwala wystawienie faktury elektronicznej w zestawieniu z papierową, które sięgają nawet 80 proc., trudno nie odnieść wrażenia, że główną barierą jest przywiązanie do tradycyjnych formalności i obawa przed spełnieniem wymagań prawnych.
Biorąc pod uwagę obawy przedsiębiorców, polski rząd podjął działania ujednolicające przepisy związane z fakturowaniem tradycyjnym i elektronicznym. Ponadto wprowadzenie zmian w zasadach fakturowania stanowi realizację w Polsce odpowiedniej dyrektywy Unii Europejskiej. Zmian dokonano na podstawie dwóch rozporządzeń ministra finansów. Pierwsze z nich z 11 grudnia 2012 r. dotyczy głównie kwestii wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania, a drugie z 20 grudnia 2012 r. określa m.in. sposoby przesyłania e-faktur. Nowe prawo przede wszystkim zrównuje faktury elektroniczne z tradycyjnymi. Ponadto ułatwia proces wystawiania i przechowywania e-faktur.
Domniemana zgoda na wystawianie e-faktur
Firmy, które zdecydują się na dokumenty elektroniczne, będą mogły w prostszy sposób niż do tej pory rozpocząć odpowiednie rozliczenia z klientami. Dotychczas wymagana była zgoda na otrzymanie faktury elektronicznej przed jej wystawieniem, teraz wystarczy jedynie zgoda dorozumiana. Oznacza to, że kontrahent opłaci fakturę elektroniczną, a fakt ten będzie się równał wyrażeniu zgody na otrzymanie dokumentu w takiej postaci. Poza tym przepisy przejściowe zachowują ważność wcześniejszej akceptacji dokonanej przed zmianą prawa.
Różnorodne możliwości zapewnienia wiarygodności
Nowe przepisy wymagają, aby zarówno fakturom papierowym, jak i elektronicznym zapewnić odpowiednią wiarygodność. Kwestia ta dotyczy trzech cech autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Do tej pory w przypadku e-faktur wiarygodność można było potwierdzić jedynie za pomocą podpisu elektronicznego, bądź elektronicznej wymianie danych (EDI). Od teraz firmy będą mogły zdecydować się na weryfikację poprzez realizację kontroli biznesowych, czyli przeprowadzenie wiarygodnego audytu procesu sprzedaży od wystawienia faktury po realizację dostawy, bądź świadczenie usług. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli wybrać najbardziej korzystne dla siebie rozwiązanie, a jednocześnie dla wielu firm korzystających już np. z podpisu elektronicznego nic się nie zmieni i w dalszym ciągu w ten sposób będą mogły one weryfikować e-faktury.
Biorąc pod uwagę zmiany postępujące w zakresie cyfrowego obiegu dokumentów, wyparcie faktur tradycyjnych przez elektroniczne jest tylko kwestią czasu. Warto już teraz zainteresować się implementacją odpowiednich rozwiązań, aby w przyszłości nie robić tego na szybko, w odpowiedzi na rosnące naciski klientów, którzy coraz częściej chcą otrzymywać dokumenty w wersji elektronicznej.
