Prowadząc firmę i oferując konkretne usługi, z pewnością spotkała Cię sytuacja, w której pojawiła się potrzeba wysłania wyceny lub przedstawienia oferty. Szczególnie, gdy Twój biznes cechuje się indywidualnym podejściem do klienta. Niektórzy w sytuacji, gdy otrzymają zapytanie, wysyłają kompleksowy dokument PDF, a inni poprzestają na wiadomości tekstowej z ceną. Jaki sposób sprawi jednak, że zwiększysz swoje szanse wygranej w walce o zlecenie lub przetarg?
Oferta dla klienta – forma wysyłki
Coraz większa konkurencja wymusza na firmach dopracowywanie każdego procesu, poczynając od samego produktu lub usługi, a na sprzedaży kończąc. Przejdźmy przez bardzo ważny etap sprzedaży, jakim jest ofertowanie i sprawdźmy, jak nasz potencjalny klient, w konkretnym przypadku, szuka dostawcy.
Załóżmy, że prowadzisz agencję interaktywną, która specjalizuje się w tworzeniu stron www. Masz imponujące portfolio stworzone na przestrzeni lat, lecz większość klientów pozyskujesz poprzez polecenie.
W sytuacji, gdy walczysz o zdobycie zlecenia po zapytaniu z maila lub formularza na stronie, nigdy nie udaje Ci się doprowadzić sprzedaży do końca. Dlaczego? Może problem tkwi w ofertowaniu!
Czasy, w których krótka wiadomość tekstowa wraz z ceną napisana małą, domyślną czcionką w odpowiedzi na maila miała szansę osiągnąć skutek, bezpowrotnie minęły.
Szczególnie, gdy konkurencja już dawno potrafi przedstawić propozycję wartości w formie estetycznego dokumentu, który później może zaprezentować i obronić na każdym spotkaniu.
Dochodzisz więc do wniosku, że jako przedsiębiorca w firmie o doskonałej renomie powinieneś dopracować oferty w taki sposób, aby były jednocześnie narzędziem sprzedażowymi i wizytówką.
Jak to zrobić w taki sposób, aby osiągnąć pożądany efekt w postaci nowego zlecenia lub zaproszenia na spotkanie podczas następnej rozmowy telefonicznej? Zobacz praktyczną checklistę i sprawdź, czy zadbałeś o obecność każdego z punktów.
Idąc przykładem agencji interaktywnej, mógłbyś wykonać prezentację w takich narzędziach, jak:
- Google Prezentacje
- PowerPoint
- Keynote
- Canva
We wspomnianej prezentacji można zaplanować treść przykładowej oferty z danymi treściami do uzupełnienia, które będą tworzone zależnie od klienta. Całość oczywiście w zgodzie ze stworzoną identyfikacją wizualną i brandingiem firmy. Pozwoli to zaoszczędzić czas w sytuacji, gdy spływać zacznie coraz więcej zapytań i zachować spójność, co byłoby trudne, gdyby tworzyć każdą ofertę od nowa.
Klient poszukując od zera odpowiedniego dostawcy usług, w przypadku agencji interaktywnej, najczęściej:
1. Wyśle zapytanie do kilku firm, które wzbudzają największe zaufanie po wstępnym researchu w mediach społecznościowych, na stronie internetowej lub za pomocą innych mediów.
2. Opisze swoje wymagania firmie, a być może przeprowadzi nawet z każdą wybraną firmą briefującą rozmowę telefoniczną. Podczas takiej rozmowy opisze swoje zapotrzebowanie i oczekiwania, abyście mogli jako firma stworzyć bardziej dopasowaną, indywidualną ofertę.
3. Będzie czekał na otrzymanie od firm ofert współpracy. Wpływ na wybór bez wątpienia będzie tutaj miał czas od rozmowy do wysłania oferty zwrotnej. Klient zawsze określi sobie okno czasowe, w którym czeka na oferty. Jeżeli je przegapisz i wyślesz dokument zbyt późno, wykonawca może już dawno zostać wybrany. Najlepszą metodą jest wysłanie maila z przewidywanym terminem dostarczenia oferty, a następnie dotrzymanie obietnicy.
4. Wybierze ofertę na podstawie spójności, dopasowania do jego potrzeb, a także estetyki i komunikatywności (firma, która w sposób prosty opisze nawet najbardziej zawiłe zagadnienia, zwiększa szansę na wygraną).
5. Odpisze firmie, którą wybrał, aby zadać kilka pytań uzupełniających i zacząć pracę. Resztę prawdopodobnie zignoruje, a ich oferty pójdą na marne.
Czy widzisz już, dlaczego lepiej jest poświęcić więcej czasu na estetyczne i zrozumiałe przedstawienie indywidualnej oferty niż wykonanie większej liczby ofert, lecz średniej jakości? Podejrzewam, że nie masz zbyt wielu wątpliwości.
Praktyczna checklista dla sektora MŚP – niezbędne elementy oferty
Tworząc następne oferty dla swoich klientów, sprawdź, czy zawierają każdy z poniższych punktów. Zawarcie informacji wymienionych poniżej, w odpowiedniej oprawie graficznej i zrozumiale pod względem tekstu, może skutkować ogromnymi postępami i wygranymi przetargami nawet na bardzo konkurencyjnych rynkach. Jakie punkty okazują się niezbędne?
- Informacje o firmie i dane kontaktowe,
- analiza firmy klienta i jej potrzeb na podstawie informacji uzyskanych w internecie lub podczas wcześniejszej rozmowy,
- krótki opis sukcesów, osiągnięć i zasięgu działania (z linkiem do miejsca, gdzie można uzyskać więcej informacji),
- referencje i rekomendacje, zależnie od możliwości wraz z case studies,
- opis wyzwania, sposób podejścia do zlecenia i zasoby,
- opis samej usługi firmy, a dokładnie motywacja, jaka stoi za zaproponowaniem danego zakresu obsługi,
- proponowany zakres usługi wraz z ceną,
- opis procesu współpracy i zawierania umowy,
- informacja o możliwych dodatkach, innych usługach i produktach firmy,
- proponowany terminarz współpracy i opis, określenie kamieni milowych,
- wezwanie do działania wraz ze zdjęciem sprzedawcy lub zespołu,
- spis treści, najlepiej klikalny, aby użytkownik mógł szybko dotrzeć do najbardziej interesującego go miejsca w dokumencie.
Cała oferta później będzie świadczyła nie tylko o zaangażowaniu firmy, lecz jej profesjonalizmie. Przecież jeżeli nawet wysłany materiał na tym etapie jest na wysokim poziomie, przewyższającym konkurencję, podobnie może być z rzeczywistą usługą, prawda?
Gotowe szablony, a indywidualne projekty graficzne ofert
Możesz zastanawiać się, czy na etapie, w którym znajduje się Twoja firma, lepiej będzie skorzystać z szablonu, czy może zlecić pracę nad kształtem oferty projektantowi, grafikowi.
Stworzenie szablonu, identyfikacji wizualnej oferty jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy połączymy kompetencje sprzedażowe, wiedzę o firmie, jej projektach, a także inne informacje zawarte w powyższej checkliście z odpowiednią szatą graficzną.
Powszechnie stosowanym sposobem jest skorzystanie z gotowych szablonów, aby następnie poddać je obróbce i dopasować do konkretnej firmy. Wtedy mamy okazję dopracować szczegóły i ogólną strukturę, aby później wysłać całość do grafika w celu dopracowania. Należy natomiast tak dostosować ofertę, aby była łatwa w edycji i zapisie w pożądanym formacie, np. PDF.
Istnieje wiele witryn, na których znajdziesz ogromny wybór szablonów i inspiracji dotyczących ofert dla najróżniejszych biznesów. Często w ramach abonamentu możemy ściągnąć dowolną liczbę szablonów, aby zweryfikować, który w największym stopniu można dopasować do naszych potrzeb. Wiele z nich cechuje się nowoczesnością, estetyką i dużymi możliwościami edycji.
A jeżeli jesteś ciekawy, jak wyglądają oferty w branży, w której obecnie działa Twoja firma, nie ma nic prostszego od ich zdobycia. Wystarczy wysłać zapytania do konkurencji i zebrać przykładowe dokumenty.
Inspiracją mogą okazać się też organizacje działające w innych branżach. Sposób ten umożliwia otrzymanie rzetelnej informacji zwrotnej i doskonalenie strategii, czyniąc proces ofertowania bardziej dopracowanym.
Pozostaje mi życzyć Ci powodzenia we wdrażaniu checklisty i wchodzeniu na kolejny poziom ofertowania.
