Cloud Collaboration. Nowa jakość wspólnej pracy

Miniony rok zakończył się wielkim sukcesem chmury, która zdążyła już zaznaczyć swoją obecność niemal w każdym aspekcie naszego życia. Nie inaczej stało się z udziałem chmury w wykonywanej przez nas pracy. Przedsiębiorstwa współpracują na nowych zasadach, które mają na celu poprawę efektywność pracowników. W tych warunkach topową gałęzią usług wykorzystujących technologię cloud computing staje się cloud collaboration, czyli współdzielenie informacji i współpraca w chmurze.

W wielu organizacjach wspólna praca na plikach nadal oparta jest na przesyłaniu ich pocztą elektroniczną, a w skrajnych przypadkach na przenoszeniu zasobów przy wykorzystaniu pamięci USB lub dysków fizycznych. Korzystanie z tego typu metod wiąże się z wieloma ograniczeniami, np. tylko jedna osoba jest w stanie pracować na aktualnej wersji dokumentu – w przeciwnym wypadku praca zakończy się wieloma sprzecznymi wersjami. Jeff Vance w magazynie „Forbes” pokusił się o sprecyzowanie czterech zasadniczych powodów, dla których główną platformą współpracy w wielu firmach wciąż jest poczta elektroniczna. Jego zdaniem wymiana plików za pomocą poczty elektronicznej jest wygodna, łatwa, powszechnie stosowana i… nadal działa. Oczywiście argumenty te są zasadne, ale jednocześnie takie podejście sprzyja stagnacji i oddala nas od skutecznej współpracy.

Chmura, czyli co?

Istota współpracy w chmurze polega na wykorzystaniu technologii cloud computing do współdzielenia zasobów i pracy grupowej na plikach. Użytkownicy mogą wysyłać dokumenty do chmury, gdzie mogą być one pobierane lub edytowane przez innych, co w konsekwencji umożliwia współpracę zespołów, która dotychczas mogła odbywać się jedynie w obrębie biura. Dzięki chmurze użytkownicy nie muszą być w tym samym miejscu, a nawet w tym samym kraju, aby skutecznie współpracować. W dzisiejszym zglobalizowanym społeczeństwie posiadanie warunków do skutecznej pracy grupowej jest głównym celem każdego przedsiębiorstwa. Narzędzia do pracy grupowej w chmurze są idealnym rozwiązaniem do osiągnięcia tego celu. Oczywiście, wymienione zastosowania są jedynie wierzchołkiem góry korzyści, jakie możemy osiągnąć, stosując usługi do współpracy w chmurze.

Argumenty za “chmurą”

Chmura jest coraz bardziej popularnym sposobem przechowywania i udostępniania danych. Trend ten dotyczy zarówno użytkowników indywidualnych, jak i biznesowych. Głównej przyczyny tak wysokiej dynamiki wzrostu popularności tej formy przechowywania zasobów można doszukiwać się w zmianie schematu wykonywania pracy, która w dzisiejszych czasach coraz częściej odbywa się w sposób zdalny oraz przy wykorzystaniu rosnącej popularności urządzeń mobilnych. Smartfony czy tablety są obecnie na tyle zaawansowane technologicznie, że stanowią godną alternatywę dla komputerów osobistych. W przypadku pracy zamiennie na komputerze, smartfonie i tablecie pojawia się problem wymiany tymi urządzeniami. W idealnym założeniu dane powinny płynnie przemieszczać się pomiędzy wszystkim urządzeniami, bez zbędnej ingerencji użytkownika. Problem ten w pełni rozwiązują usługi do przechowywania plików w chmurze, które umożliwiają synchronizację danych pomiędzy wieloma urządzeniami. W tych warunkach możemy mieć dostęp do naszych danych praktycznie z każdego miejsca na ziemi, a jedynym czynnikiem, który determinuje taką możliwość, jest dostęp do Internetu.

Odpowiedź na nowe standardy pracy

Praca zdalna, rozproszona, międzynarodowa – to standardy w dzisiejszym biznesie. Wzrastająca liczba mobilnych pracowników sprawia, że przedsiębiorstwa coraz częściej poszukują ulepszeń swoich rozwiązań komunikacyjnych. Rozwiązań, które zapewnią rozproszonym pracownikom dostęp do tych samych danych, w tym samym czasie oraz umożliwią efektywną współpracę. Chmura nie jest już jedynie wirtualnym dyskiem twardym. Zmieniające się potrzeby użytkowników wymusiły zmiany w usługach do archiwizacji i backupu danych, nadając im kształt platform do udostępniania zasobów w Internecie, synchronizacji danych i pracy grupowej na dokumentach. Ze względu na zdolność do współpracy niemal w czasie rzeczywistym stały się one wygodnym narzędziem do pracy zespołowej. Wysyłasz dane do chmury, udostępniasz je innym pracownikom, nadajesz uprawnienia do „odczytu” lub „edycji”, modyfikujesz dokumenty, a Twoi współpracownicy widzą zmiany niemal w tym samym czasie – to funkcje, które zmieniają chmurę w przyjazne środowisko pracy. Zakres organizacji korzystających ze współpracy w chmurze jest bardzo duży, co jest kolejnym dowodem na znaczenie i rosnącą konieczność korzystania z usług do współdzielenia i pracy grupowej na plikach w celu uzyskania lepszych efektów wykonywanej pracy.

Wirtualny backup

Istnieje wiele korzyści wynikających z korzystania z usług do synchronizacji danych i współpracy w chmurze, nawet gdy sama współpraca nie jest głównym celem. Przechowywanie plików w chmurze to najlepszy sposób ich prawidłowego zabezpieczenia. Systematyczne tworzenie kopii zapasowych najważniejszych danych pozwala zminimalizować ryzyko utraty ważnych informacji. Backup danych powinien odbywać się w sposób automatyczny, według określonego harmonogramu, bez ingerencji człowieka. W przypadku awarii urządzeń, na których przechowujemy dane, jesteśmy w stanie je szybko odzyskać z wirtualnych serwerów. Jest to polisa gwarantująca nam stabilność funkcjonowania i ciągłość wykonywanej pracy

Czy jednak dane mojej firmy są bezpieczne w chmurze?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy przechowywanie cennych danych w chmurze jest bezpieczne? W chmurze, czyli tak naprawdę gdzie? Zazwyczaj nasze dane przechowywane są w nowoczesnych centrach danych, które wyposażone są w wiele warstw zabezpieczeń. Standardem przesyłania danych jest szyfrowane połączenie wykorzystujące protokół SSL 128bit, stosowany np. w komunikacji z serwisami bankowości internetowej. Dodatkowo, dane powinny być zabezpieczane kluczem szyfrującym AES-256 bit, który uniemożliwia odszyfrowanie danych bez użycia niepowtarzalnego klucza. Te zabezpieczenia dają nam gwarancję, że wysyłanie i przechowywanie plików w chmurze będzie bezpieczne. Wybierając miejsce, w którym będą składowane nasze cenne dane, powinniśmy kierować się przede wszystkim renomą usługodawcy i opiniami innych klientów.

Pierwsze usługi oferujące współdzielenie danych w chmurze, także mobilnie

Przykładem usługi do współdzielenia danych i współpracy w chmurze jest iBard24. Oprócz możliwości archiwizacji i automatycznego backupu plików usługa oferuje również mechanizm dwustronnej synchronizacji oraz bardzo rozwiniętą funkcjonalność udostępniania danych. iBard24 umożliwia dostęp do plików na dwa sposoby – poprzez panel na stronie internetowej oraz poprzez aplikację instalowaną na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Aplikacja tworzy na dysku specjalny folder, którego zawartość jest automatycznie synchronizowana z dyskiem wirtualnym, a następnie z innymi urządzeniami, na których korzystamy z usługi, np. komputerem, smartfonem czy tabletem. W praktyce dodanie pliku do synchronizowanego katalogu na jednym urządzeniu spowoduje, że plik pojawi się automatycznie na innych urządzeniach oraz w chmurze. Użytkownik korzystający z mechanizmu synchronizacji nie musi podejmować żadnych czynności w celu wysłania plików na serwer. Aplikacja samoczynnie przystąpi do działania w przypadku wykrycia dowolnych zmian w synchronizowanym folderze.
Użytkownik usługi iBard24 może również udostępniać swoje zasoby innym użytkownikom, nadając im uprawnienia do odczytu lub edycji plików. Rozwiązanie to doskonale sprawdza się np. podczas pracy zespołowej nad wspólnym projektem. Współdzielone dokumenty mogą być synchronizowane niemal w czasie rzeczywistym. Aplikacja wyposażona została nawet w mechanizm zarządzania konfliktami, który w sytuacji jednoczesnej edycji dokumentu przez dwie osoby pozwoli na zachowanie obu zmienionych wersji. Niezależnie od współdzielenia plików z innymi użytkownikami można udostępnić dowolne zasoby w sieci Internet. Wystarczy, że użytkownik w prosty sposób wygeneruje link do swoich plików. Dodatkowo, pobranie plików udostępnionych w ten sposób może być zabezpieczone hasłem.
Aplikacja mobilna iBard24 pozwala na korzystanie z większości funkcji, które udostępnione zostały w aplikacji desktopowej. Oprócz dostępu do danych składowanych w chmurze użytkownik aplikacji mobilnej iBard24 ma możliwość udostępniania plików z poziomu urządzenia mobilnego zarówno w sieci Internet, jak i innym użytkownikom usługi. Synchronizacja plików to niejedyna nowość, którą ma do zaoferowania najnowsza wersja iBard24 na aplikacje mobilne. Prawdziwą rewolucją jest możliwość backupu całej zawartości urządzenia, np. skrzynki SMS/MMS, listy kontaktów, plików multimedialnych, a nawet ustawień APN. W praktyce daje to możliwość odtworzenia całej zawartości naszego telefonu po zmianie aparatu.

Prześledźmy kilka praktycznych przykładów zastosowania współpracy w chmurze:

• Dwóch współwłaścicieli firmy pracuje zdalnie nad dokumentem strategii na nowy rok – pracując na dokumencie umieszczonym w chmurze, mają zawsze dostęp do najnowszej jego wersji i widzą zmiany naniesione przez drugą osobę. Synchronizacja zmian odbywa się niemal w czasie rzeczywistym, a aplikacja informuje ich o pojawieniu się nowej wersji dokumentu.

• Dyrektor handlowy wraz z przedstawicielem handlowym wspólnie poprawiają nową ofertę handlową dla kluczowego klienta – mimo że przedstawiciel handlowy jest w delegacji u klienta, może wspólnie z przełożonym modyfikować ofertę i mieć łatwy dostęp do jej najnowszej wersji na urządzeniu mobilnym.

• Kilkanaście oddziałów firmy handlowej otrzymuje z centrali informacje o zmianie cen oferowanych produktów – pracownik w centrali dodaje nowy cennik do folderu, który jest zsynchronizowany ze wszystkimi oddziałami. Dodanie nowego pliku zostanie wykryte automatycznie, co spowoduje przesłanie cennika do chmury i jednocześnie do wszystkich oddziałów, gdzie pracownicy zostaną poinformowani, że otrzymali nowy plik.