W naszym zabieganym świecie, pełnym informacji i piętrzących się obowiązków, często tracimy nad nim kontrolę. Setki spraw krążą w naszych głowach, powodując ogromny stres i niepokój. W jaki sposób możemy sobie z tym poradzić i stać się bardziej efektywni? Odpowiedź na to pytanie zna David Allen – twórca znanej metodologii GTD® i autor bestsellerowej książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności – i zdradza je w rozmowie z nami.
Nasi czytelnicy to głównie właściciele małych firm, przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobowe działalności lub pracują w naprawdę małych zespołach. Często nie mają nikogo, komu mogliby delegować zadania, na ich barkach spoczywa cały ciężar prowadzenia biznesu, są więc multizadaniowi. Jak mogą poradzić sobie ze wszystkimi obowiązkami, kontrolować ten chaos i jednocześnie pozostać efektywnymi?
Mogą, ale nie ma nic za darmo. Istnieją określone sposoby działania, które można dość łatwo zastosować. Pozwalają nam one unosić się na falach, zamiast w nich tonąć. Ale nie urodziliśmy się z ich znajomością i nie ujawniają się one automatycznie. Tak naprawdę trzeba włożyć trochę wysiłku poznawczego w to, by zmniejszyć tę presję, ale nadal być bardzo skupionym.
Wydaje się jednak, że zmiana istniejących nawyków to bardzo duży krok. Jak system zarządzania GTD bezboleśnie wcielić w życie i jak wypracować w sobie nawyk jego stosowania?
Te dwa pytania dotyczą obszernych i odrębnych zagadnień. Po pierwsze, etapy GTD łatwo zastosować w praktyce, bo uwzględniają one zachowania, które już znamy i z których do pewnego stopnia korzystamy: zapisywanie rzeczy, które przychodzą nam do głowy; decyzje, jakie następne działanie trzeba podjąć, by posunąć daną sprawę do przodu; zapisywanie przypomnień o działaniach i projektach, o których musimy pamiętać; przeglądanie tych przypomnień, gdy jest to potrzebne. To nie jest wielka filozofia, no chyba że faktycznie badamy dzieła filozofów! Aby w pełni wdrożyć podstawy metody, trzeba poświęcić jednak parę godzin na określone działania.
Jak długo trwa, by weszły one w nawyk? To zależy przede wszystkim od tego, jak dobrze znamy metody i jak dobrze się z nimi czujemy. Nasze doświadczenie wskazuje jednak, że przeciętna osoba potrzebuje do dwóch lat, by działania te stały się automatyczne.
W swojej książce pisze Pan, że nasze umysły są jak pękająca w szwach pamięć RAM komputera. Jak oczyścić więc nasze dyski, by mogły one znów pracować na najwyższych obrotach?
Aby zapanować nad swoim umysłem, trzeba przejść przez następujące etapy: zgromadź to, co skupia Twoją uwagę (w godnym zaufania „pojemniku”); sprecyzuj rezultaty i następne działania – jeśli takie występują – dla każdego elementu; zorganizuj przypomnienia o tej liście spraw w odpowiednich kategoriach, według sprawdzonego systemu; przeglądaj tę listę, analizuj ją i uaktualniaj.
Mamy jednak tendencję do zapamiętywania wszystkiego. To, że coś zapiszemy, nie oznacza, że od razu pozbędziemy się tego z głowy. Jak usprawnić ten proces?
Jeśli wiemy, że przypomnienia są w sprawdzonym miejscu i że zobaczymy je we właściwym czasie, nasz umysł przestanie się tym zajmować – ale nie wcześniej.
Dobrym przykładem jest kalendarz. Większość ludzi ufa, że to, co mają zapisane w kalendarzach, jest prawidłowe – więc wszystkie zaplanowane spotkania są w systemie, a nie w głowie.
System Getting Things Done zaklęty jest w pięciu słowach kluczach: gromadzenie, analizowanie, porządkowanie, przegląd i działanie – jak płynnie przejść od jednego do drugiego i mieć poczucie, że nad wszystkim panujemy?
Trzeba przyzwyczaić się do procesu. Jest on całościowy, więc można wykonywać którykolwiek jego etap w dowolnym momencie, ale żaden z nich nie przyniesie efektów bez pozostałych. Jeśli zapisujemy rzeczy, ale nie planujemy następnych działań, to wszystko pozostanie w naszej głowie. Jeśli przeglądamy system, ale wiemy, że są rzeczy, których nie zebraliśmy, nasz przegląd nie da najlepszych efektów. I tak dalej…
Ile czasu zajmuje wdrożenie metody GTD?
Tyle, ile czasu potrzeba, by zapisać najważniejsze rzeczy, które mamy w głowie i zdecydować, jakie następne działania mamy podjąć w związku z nimi.
Jak wspomniałem wcześniej, może to potrwać dwa lata, zanim będziemy się z tym czuli całkiem komfortowo, czyli zanim wejdzie nam to w nawyk.
Jakie narzędzia poleciłby Pan początkującym w planowaniu działań na ich listach rzeczy do zrobienia?
Może to być jakiekolwiek narzędzie do sporządzania list, które stosują i które im odpowiada.
Co bardziej sprzyja produktywności – tradycyjne kolorowe karteczki czy aplikacje elektroniczne?
I to, i to może działać tak samo dobrze. Zarówno samoprzylepne karteczki, jak i aplikacje mają swoje plusy i minusy – nie ma idealnego sposobu na organizowanie list w sensie technicznym.
Czy jeśli znajdziemy już idealne dla nas narzędzie, reszta zrobi się sama?
To byłoby wspaniałe, ale nie jest możliwe.
Jaką moc mają notatki? Jak je porządkować, hierarchizować, nadawać im priorytety?
Zależy, o jakich notatkach mówimy. Jeśli chodzi o notatki z zebrań lub własnoręcznie sporządzone notatki dotyczące projektu, należy je wrzucić do skrzynki spraw do załatwienia i przeanalizować tak jak wszystko inne. Gdy je przejrzymy pod kątem zadań do wykonania, projektów, zadań na których realizację czekamy itp., można je przechowywać podzielone tematycznie jako materiały pomocnicze albo je wyrzucić.
Jak GTD pomaga nam zorganizować codzienne życie?
Całe życie jest życiem codziennym. A GTD to sztuka zarządzania przepływem zadań życiowych.
Dziękuję bardzo za rozmowę.
Dziękujemy firmie DOOR Poland, wyłącznemu przedstawicielowi David Allen Company i Getting Things Done w Polsce, za możliwość przeprowadzenia wywiadu z Davidem Allenem.
Więcej informacji o GTD na stronach: gtd.com.pl lub door.com.pl
