Wielu osobom produktywność kojarzy się z wysokimi obrotami, pracoholizmem i maksymalizacją, a do tego utożsamiana jest z brakiem czasu dla siebie i na spontaniczność. To jednak nieprawda. Produktywność to sposób na to, by to co ważne było realizowane we właściwym czasie. Produktywność jest zestawem nawyków działania, których stosowanie przyczynia się do osiągnięcia zamierzonego efektu, czyli realizacji celów.
Najlepiej produktywność definiuje myśl Margarity Tartakovsky:
„Produktywność nie polega na tym, żeby być wołem roboczym, nieustannie pracować i ślęczeć po nocach. To kwestia priorytetów, planowania i troszczenia się o swój czas”.
Co zatem robić, by zwiększyć produktywność? Oto 10 nawyków, które znacznie w tym pomogą.
1. Ustalaj cele
Świadomość celów jest niezbędnym elementem produktywnego działania. Produktywność polega na określeniu i sprecyzowaniu celów, a następnie takim planowaniu zadań w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca, by te cele zrealizować. Cele to drogowskazy. To one określają, co jest ważne w życiu i pracy, i czym należy się zajmować. Cele są niezbędne do planowania i do podejmowania właściwych decyzji.
Prawidłowo wyznaczony cel powinien spełniać kilka warunków. Warunki te definiuje metoda S.M.A.R.T., która jest często wykorzystywana w określaniu celów biznesowych w firmach.
2. Planuj zadania, planuj czas
Planowanie to podstawa codziennej produktywności. Bez planu czas przecieka między palcami, a zadania są realizowane w sposób przypadkowy, często bez zastanowienia i refleksji, czy rzeczywiście są to sprawy, którymi w danej chwili należy się zająć. Planowanie czasu i zapisywanie przyszłych wydarzeń w odpowiedniej dacie w terminarzu daje pewność, że nie zapomnisz o żadnym spotkaniu, przeglądzie auta czy uroczystości rodzinnej.
Planowanie jest procesem określania zadań i czasu, w którym się nimi zajmiesz.
Jest wiele sposobów i metod tworzenia planu. Można planować cały swój tydzień, można planować każdy dzień albo tworzyć listę zadań „to do”, które powinny być zrealizowane w danym okresie. Warto poznać metody planowania i wybrać najodpowiedniejszą dla siebie. Do planowania wystarczy kalendarz, planner lub aplikacja, których jest mnóstwo na rynku (np. Google Calendar, Nozbe). Kiedy masz wybrane miejsce tworzenia planów, zacznij spisywać wydarzenia, spotkania i wszystkie zadania, którymi należy się zająć. Zapisuj też drobne sprawy, które powinny być zrealizowane w danym dniu. W ten sposób zyskujesz narzędzie, dzięki któremu nie zapomnisz o istotnych sprawach i wydarzeniach.
3. Każdego dnia określ 3 MIT-y
MIT, czyli Most Important Tasks to metoda określania 3 najważniejszych zadań na dany dzień, których realizacja przybliża Cię lub Twoje przedsięwzięcie do zamierzonego efektu. W codziennej bieganinie i mnóstwie spraw, które każdego dnia należy wykonać lub o których wykonanie ktoś nas prosi, łatwo odkładać na później to, co naprawdę ważne i kluczowe. Zawsze jest dobry powód, by tym co ważne, ale jeszcze nie pilne (czyli niewymagające natychmiastowego podjęcia działania) zająć się jutro. Jednak w ten sposób cały dzień wykonujesz wiele zadań, tylko ich efekt jest niewielki, nie przybliżasz się do swojego celu. Dodatkowo rośnie w Tobie poziom stresu i frustracji, że nie zajmujesz się sprawami najważniejszymi i że wciąż brakuje Ci na nie czasu.
Dlatego też warto wyrobić nawyk określania na każdy dzień 3 ważnych zadań, które wykonasz. Nie muszą to być zadania czasochłonne, ważne, by ich wykonanie przybliżało Cię do osiągnięcia celów, przybliżało do efektu, na którym Ci zależy. W ten sposób codziennie będziesz mieć poczucie, że mimo natłoku spraw pilnych realizujesz systematycznie zadania ważne i małymi krokami przybliżasz się do celu.
4. Ustal swoją „złotą godzinę”
„Złota godzina” to nawyk ludzi produktywnych. Jest to wyznaczenie stałego czasu w ciągu dnia, najczęściej są to pierwsze godziny dnia, które wykorzystuje się na wykonanie najważniejszego zadania. By „złota godzina” była czasem naprawdę produktywnej pracy, należy zadbać o odpowiednie warunki. W tym czasie nikt nie powinien Ci przeszkadzać, należy wyeliminować wszystkie rozpraszacze. Menedżerowie często traktują „złotą godzinę” jak najważniejsze spotkanie, w którym nikt nie powinien zakłócać im spokoju. Dzięki odpowiednim warunkom pracy i wybraniu naprawdę ważnego zadania będziesz w stanie w ciągu niedługiego czasu wykonać priorytetowe zadania, które przybliżają Cię do osiągnięcia celów.
Zasada ta równie dobrze sprawdzi się w życiu prywatnym. Jeśli masz cele prywatne, na których realizację brakuje Ci czasu. Spróbuj wyznaczyć stały (najlepiej codzienny) blok czasu, w którym będziesz skupiać się na zadaniach przybliżających Cię do osiągnięcia celu. Nie musi to być godzina, może to być 10 minut, w zależności od tego, jakim czasem możesz dysponować i ile potrzebujesz go na realizację swoich ważnych zadań. W ten sposób skoncentrujesz się na swoich priorytetach i znacznie przybliżysz się do realizacji celu.
5. Naucz się odróżniać to co ważne od tego co pilne
To co pilne nie zawsze jest ważne, a to co ważne rzadko bywa pilne. Warto nauczyć się odróżniać te zadania. W miejscu pracy często spotykamy się z mnóstwem spraw, którymi trzeba się zająć. Większość z nich ma status zadań pilnych, czyli takich którymi należy zająć się jak najszybciej (ASAP – jak przyjęło się to określać w korporacjach). Jednak pilne sprawy często są drobne i nie wywierają dużego wpływu na realizację celów . Zbyt duża ilość czasu przeznaczana na zajmowanie się właśnie zadaniami pilnymi, może doprowadzić do tego, że nie wystarczy Ci czasu na zadania naprawdę ważne.
Produktywność wymaga dużej uwagi i koncentracji na tym, by odróżniać to co ważne od tego co jedynie pilne i mało istotne.
Oczywiście czasem trudno jest zupełnie zrezygnować z zajmowania się zadaniami pilnymi, bo one powinny być wykonane, jednak jeśli masz taką możliwość – deleguj te zadania, upraszczaj je, automatyzuj lub eliminuj. W ten sposób zostanie więcej czasu na sprawy ważne, które właśnie przyczyniają się do realizowania celów.
6. Pracuj w skupieniu, pozbądź się rozpraszaczy
Rozpraszacze to zmora naszych czasów. Pracownicy tracą mnóstwo minut w ciągu dnia pracy właśnie przez wszechobecne rozpraszacze. Do największych z nich zalicza się powiadomienia z mediów społecznościowych, telefony, a właściwie aplikacje i ich powiadomienia, ogromna liczba wiadomości e-mail przychodzących na stale włączoną skrzynkę pocztową, niejasna komunikacja, brak zasad, zbyt duża liczba przedłużających się spotkań itd. Rozpraszacze sprawiają, że trudno utrzymać skupienie na jednym zadaniu, bez przenoszenia swojej uwagi. Dlatego też warto wypracować nawyk eliminowania rozpraszaczy. Oto kilka wskazówek, które warto rozważyć.
- Telefon
Przystępując do pracy nad ważnymi zadaniami, najlepiej wyciszyć telefon lub użyć trybu „nie przeszkadzać”. W tym trybie nie otrzymasz żadnego powiadomienia (dźwięk, świecący wyświetlacz, wibracja). O wszystkich aktywnościach dowiesz się, odblokowując ekran telefonu. W ten sposób nic Cię nie ominie i po skończonej pracy będziesz mógł zareagować.
Jeśli trudno Ci wyłączyć telefon, to zacznij od wyłączenia otrzymywania wszystkich powiadomień z aplikacji. (Wejdź: ustawienia -> Aplikacje -> wybierasz aplikacje np. Facebook -> Powiadomienia -> ustawiasz swoje preferencje np. nie zezwalaj na powiadomienia, pokaż w ciszy). W ten sposób nie dostaniesz powiadomienia o aktualizacjach, nowych aktywnościach w aplikacji. Ale dowiesz się o nich w czasie, w którym Ty zdecydujesz, że możesz to zrobić. - E-maile
Przychodzące wiadomości e-mail, ale także z komunikatorów wykorzystywanych w firmie, potrafią bardzo często upominać się o uwagę, zwykle sygnałem dźwiękowym, wyskakującym powiadomieniem lub czerwonym alertem. W taki sposób trudno pracować w skupieniu, bo wciąż coś odrywa uwagę. Przystępując do pracy, wyłącz program do odbierania wiadomości e-mail/komunikator, oczywiście pod warunkiem, że Twoje stanowisko pracy nie jest związane z natychmiastowym reagowaniem na przychodzące wiadomości. Ustal sobie czas w ciągu dnia, w którym sprawdzasz komunikatory i w którym odpowiadasz na wiadomości. Dostosuj częstotliwość do swojego trybu pracy i odpowiedzialności.
7. Utrzymuj porządek
Bałagan i chaos w miejscu pracy to jedne z powodów obniżających produktywność osobistą, ale i firmową. Brak systematyzacji dokumentów papierowych, nieprzygotowanie miejsca na przetrzymywanie bieżących dokumentów i chaos w dokumentach elektronicznych. To wszystko wydłuża czas wykonywania zadań. Ciągłe szukanie dokumentu poprzez przeszukiwanie sterty papierów, szukanie plików na dysku wśród setek dokumentów o nazwach, które nic nie mówią o ich zawartości. Częste poszukiwanie pieczątek, wiecznego pióra, kopert i innych akcesoriów biurowych. Jeśli doświadczasz tego w miejscu pracy, to warto przeznaczyć czas, na usystematyzowanie tego.
- Ciekawostka: coraz więcej firm, szczególnie korporacji, decyduje się na ruchome miejsce pracy pracownika, właśnie po to, by ograniczyć liczbę przetrzymywanych dokumentów. Pracownicy mają do dyspozycji biuro z pustymi biurkami, które nie są stałym miejscem pracy przypisanym do konkretnej osoby. Po przyjściu do pracy pracownik bierze swój laptop z szafki i siada przy wolnym biurku. Po pracy sprząta całą zawartość biurka i wkłada ją do małej szafki.
8. Zasada 2 minut
Jest to zasada wywodząca się z metody GTD (Getting Things Done) i dotyczy ona wykonywania natychmiast zadań, które zajmują mało czasu. Oczywiście czas 2 minut jest umowny. Chodzi o to, by nie wpisywać na listę zadań do wykonania spraw, które można wykonać od razu po ich pojawieniu się i które zajmą do 2 minut. Zasada ta, oprócz uszczuplania listy zadań „to do”, pozwala też walczyć z prokrastynacją (odkładaniem na później) i z niewracaniem dwa razy do tego samego zadania. Jeśli czytasz wiadomość mailową, w której nadawca prosi o przesłanie zestawienia, to zamiast wpisywać to zadanie na listę zadań i wracać do niego ponownie w późniejszym czasie, kiedy znajdziesz na to czas, odpowiadasz natychmiast. W ten sposób zadanie jest wykonane i nie wracasz do niego w późniejszym czasie, od początku wczytując się w zadanie i zastanawiając co z nim zrobić.
9. Kartka na myśli
Kiedy zaczynamy pracę w skupieniu, pozbywamy się rozpraszaczy, bardzo często przychodzą nam niespodziewanie różne dobre pomysły, rozwiązania problemów i przypominają się sprawy, które powinniśmy załatwić (przejrzeć wakacyjne oferty biur podróży, umówić się na wizytę kontrolną do stomatologa, odebrać wyniki badań itd.). Kiedy jednak w trakcie wykonywania ważnego dla Ciebie zadania pojawia się taka myśl o niezałatwionej sprawie, odrywa Cię to od pracy w skupieniu. I zazwyczaj wykonujesz dwie rzeczy. Albo zajmujesz się daną sprawą, czyli chwytasz za telefon i dzwonisz, otwierasz przeglądarkę i szukasz informacji. Albo też decydujesz, że zajmiesz się tą sprawą po skończeniu zadania. Jednak w tej sytuacji trudno skupić się na zadaniu, bo w głowie dźwięczy myśl „pamiętaj, żeby…”, „nie zapomnij, że…”. A to znacznie utrudnia pracę w skupieniu. Dlatego też miej w zasięgu wzroku kartkę i długopis, na której będziesz zapisywać myśli, zadania, które pojawią w trakcie pracy w skupieniu. Dzięki temu zapiszesz swój pomysł czy sprawę do załatwienia i będziesz pewien, że o nich nie zapomnisz. Po skończeniu pracy nad priorytetami, zdecydujesz, co z danym zadaniem zrobić.
10. Przygotuj się do następnego dnia przed opuszczeniem biura w dniu dzisiejszym
Koniec dnia pracy to odpowiedni moment, by przygotować się do następnego dnia. Warto przeznaczyć kilka ostatnich minut w biurze na uporządkowanie biurka – odłożenie dokumentów na swoje miejsce, uporządkowanie akcesoriów pisarskich, zamknięcie okienek przeglądarki czy też zapisanie dokumentów na dysku.
Oprócz zadań porządkowych nawykiem, który bardzo zwiększa produktywność, jest też zaplanowanie zadań na następny dzień i przygotowanie się do nich. Wystarczy, że spiszesz zadania, którymi koniecznie musisz zająć się jutro, sprawdzisz, jakie masz zaplanowane ważne wydarzenia (spotkania, telefony) i – jeśli w Twojej pracy jest to możliwe – ułożysz ramowy plan dnia, a przynajmniej określisz 3 najważniejsze zadania (MIT-y) na następny dzień. Nawyk ten pozwoli Ci rozpoczynać pracę produktywnie, bez zastanawiania się, czym masz się zająć. Dodatkowo chroni też przed pułapką rozpoczęcia dnia od wykonania zadań pilnych, ale niekoniecznie ważnych i zajmowania się sprawami błahymi.
