Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy?

Nie można go rozciągnąć, wydłużyć, zatrzymać, magazynować czy nabyć na życzenie kolejnych kilku minut, godzin lub dni. Czas, a raczej jego efektywne zarządzanie to kluczowy element nie tylko w realizowaniu codziennych obowiązków, ale przede wszystkim w pracy. Może nie jesteśmy w stanie zmienić jego biegu, ale możemy wpłynąć na zwiększenie własnej efektywności poprzez właściwe gospodarowanie czasem. Jak tego dokonać?
Ile razy znalazłeś się w sytuacji, w której powiedziałeś „gdyby tylko dzień miał 48 godzin”? Prawdą jest, że przy dzisiejszym tempie życia, rzadko zdarzają się przypadki, w których mielibyśmy wystarczająco dużo czasu, by wykonać wszystkie nasze obowiązki. Pamiętajmy jednak, że zawsze jest dość czasu, by zrobić to, co najważniejsze! Dobry plan to podstawa. Co powinno się na niego składać?

1. Określenie celu do zrealizowania.
2. Efektywnie zaplanowane działania za pomocą narzędzi zarządzania czasem.
3. Decyzje dotyczące priorytetów.
4. Realizacja planu.
5. Systematyczna kontrola.

Zastanów się, jakie korzyści płyną z efektywnego zarządzania czasem? Czy jest to większa czy mniejsza szansa na realizację celu, mniejszy czy większy poziom stresu? Odpowiedzi nasuwają się same. Co więcej, ograniczenie tzw. złodziei czasu oraz efektywna organizacja pozwalają na zyskanie czasu na odpoczynek, rozwój i relacje z bliskimi osobami. Zwiększa się również motywacja do działania, a nie mniej ważna jest także korzyść wynikająca z realistycznej oceny sytuacji, która zmniejsza poziom stresu (na podstawie e-kursu z certyfikatem „Zarządzanie czasem” netAkademia.pl).
Pożeracz czasu – twój wróg!
Warunkiem wprowadzenia korzystnych zmian w systemie zarządzania czasem jest wiedza o tym, gdzie tracimy jego zasoby. Pożeracze czasu, nazywane również złodziejami czasu to bezproduktywne czynności, które wykonujemy świadomie lub nieświadomie. Co do nich należy?
– Głównym pożeraczem jest wielogodzinne oglądanie telewizji lub przeglądanie internetu w celach rozrywkowych. Kolejni złodzieje to zła organizacja pracy, brak jasno sformułowanych celów i priorytetów, wykonywanie zbyt wielu czynności jednocześnie, porzucanie zaczętych zadań oraz nieplanowane rozmowy telefoniczne – tłumaczy Włodzimierz Rosiński, trener z serwisu netAkademia.pl. Naszą pracę może utrudniać również robienie zbyt częstych przerw, odkładanie obowiązków na później, zbyt długie zebrania i niezapowiedziani goście. Kolejne, często pojawiające się pożeracze to nawet bałagan na biurku lub w komputerze, zła segregacja dokumentów oraz hałas.
Pamiętaj:

1. Rozpocznij świadome zarządzanie czasem od zidentyfikowania i wyeliminowania głównych pożeraczy czasu.
2. Zastanów się, jakie straty i korzyści wiążą się z każdą z bezcelowych czynności, które wykonujesz.
3. Zacznij działać i wprowadź zmiany mające na celu ograniczenie złodziei czasu.
4. Bądź konsekwentny.

Naucz się planować
Punktem wyjścia efektywnego zarządzania czasem jest założenie celu. Następnie? Określenie planu jego realizacji. Regułą podstawową jest tzw. 60/40 – zgodnie z nią należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy – wspomniane 60%. Możesz je przeznaczyć na realizację zadań np. przygotowanie kwartalnego raportu lub oferty dla klienta. Pozostały czas należy zarezerwować na sytuacje nieoczekiwane i spontaniczne.
Oczywiście, w zależności od specyfiki pracy, jaką wykonujesz, proporcje 60 do 40 mogą ulec zmianie np. na 80 do 20 lub 50 do 50.
Istotną regułą jest także zasada Pareto, która zakłada, że źródłem większości osiąganych rezultatów jest bardzo mała część wysiłków. Zatem jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na działanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników.
Przykład:

• 20% ubrań zakładamy w ponad 80% przypadków,
• 80% zysków pochodzi od 20% klientów,
• 80% wypadków jest powodowanych przez 20% kierowców.

Trzecia ważna zasada planowania to reguła Parkinsona, wychodząca z założenia, że każdy z nas ma tendencję do przedłużania działania. Po co? Abyśmy mogli we własnych oczach uchodzić za mistrzów zarządzania czasem. Przykładowo, jeżeli zaplanujesz, że zakupy będą trwały 2 godziny, to nawet, jeżeli w krótszym czasie kupisz wszystkie potrzebne produkty, będziesz przedłużać zakupy aż do momentu, kiedy miną 2 godziny.
Metody zarządzania czasem
Nie sposób w krótkich słowach dokładnie opisać wszystkich metod zarządzania czasem – w końcu tej tematyce poświęcone są całe szkolenia czy kursy online. Warto jednak, choć pokrótce, opisać kilka z nich.
Na pewno jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem jest metoda ABC opierająca się na regule Pareto. Jej głównym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech krokach – po pierwsze należy stworzyć pisemną listę wszystkich zadań, które należy wykonać w określonym czasie. Po drugie – uporządkować listę wg zadań priorytetowych (podzielić na zadania typu A, B, C). Na przykład zadania A to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy.
Kolejną metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca sformułowana przez amerykańskiego generała Eisenhowera. Zgodnie z nią priorytety wyznaczane są według dwóch kryteriów. Pierwsze to ważność, a drugie to pilność. W tej metodzie istotne jest także określenie innych zadań, m.in. ważnych i niepilnych czy pilnych, ale nieważnych – dzięki temu nasza wydajność skupia się na dokładnie zaplanowanych działaniach, których wykonanie jest newralgiczne dla naszej pracy.
Zasady efektywnego zarządzania czasem
Na koniec warto poświęcić kilka chwil na zastanowienie się nad zasadami efektywnego zarządzania czasem. Bazując na szczegółach zawartych w kursie online z certyfikatem autorstwa ekspertów z netAkademia.pl, warto wskazać kilka punktów, których realizacja powinna na dobre zagościć w naszym harmonogramie dnia, a zatem:

• Zaplanuj każdy swój dzień, wykorzystując techniki zarządzania czasem, takie jak np. metoda ABC.
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej. Dzięki temu nie tylko wzmocnisz swoją motywację do działania, ale również odciążysz pamięć.
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań.
• Realizację planu zacznij od wykonania najistotniejszych czynności.
• Bądź świadomy, jakie czynności kradną twój czas i wyeliminuj je.
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia.
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek. Przykładowo możesz pójść na spacer lub spotkać się ze znajomymi.
• Bądź konsekwentny. Trzymaj się zapisanego planu. Na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach.
• Naucz się asertywnie odmawiać. Niektóre osoby wyręczają się innymi w zadaniach, które same mogą wykonać.Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

Podsumowanie
Właściwe zarządzanie czasem jest kluczowym zasobem, istotnym podczas funkcjonowania każdej firmy, instytucji czy organizacji. Precyzyjne formułowanie celów, stosowanie metod i zasad zarządzania czasem, zidentyfikowanie i wyeliminowanie pożeraczy czasu oraz systematyczna kontrola pozwala na efektywne jego wykorzystanie. Nie mniej ważne jest również delegowanie i asertywne odmawianie w sytuacji, kiedy realizacja planów jest zagrożona. Wówczas kierowanie sobą i swoim otoczeniem odbywa się sprawnie, a otrzymany do dyspozycji czas – wykorzystany sensownie i optymalnie.