Na szczytach list bestsellerów można znaleźć książki, których autorzy milionerzy opisują swoją drogę do ogromnych pieniędzy. Większość z nich przekonuje o konieczności oddelegowywania zadań. Wielu pisze wprost o powierzaniu swoich obowiązków wirtualnym asystentkom.
Kim są wirtualne asystentki?
Virtual assistants to inaczej zdalni pracownicy (niekoniecznie kobiety), których głównymi umiejętnościami są zadania administracyjne i obsługa klienta, a dodatkowo specjalizują się w dziedzinach, takich jak: marketing, PR, rekrutacja, eventy czy tworzenie stron www. To osoby,
które postanowiły wykorzystać w 100% technologię i odpowiednie narzędzia, aby móc pracować zdalnie.
Kto może zostać wirtualną asystentką?
To zależy, ile potrafi! Teoretycznie każda osoba, która posiada minimum 2 lata doświadczenia zawodowego, może rozważać pracę zdalną jako asystentka wirtualna. Kluczowe są jednak umiejętności, a nie tylko liczba przepracowanych lat. Administracja traktowana jest po macoszemu, jeżeli więc Twoimi umiejętnościami są tylko praca w Wordzie i odbieranie telefonów, to nie ma co spodziewać się kokosów.
Najwyżej cenione są talenty techniczne oraz marketingowe.
Jeżeli ich zatem nie posiadasz, warto przed podjęciem decyzji o zmianie trybu pracy przenieść się na etat do innej firmy i nabyć umiejętności niezbędne do godnych zarobków albo przejść kurs online dedykowany wirtualnym asystentkom.
Ile zarabia wirtualna asystentka?
Umiejętności w ogromnej mierze determinują zarobki, są tu więc ogromne rozpiętości. Osoba o zdolnościach technicznych może zarabiać nawet powyżej 5–6 tys. zł netto miesięcznie. Natomiast asystentki, które zajmują się administracją – w okolicach 3 tys. zł. Generalnie na rynku została przyjęta stawka minimalna wynosząca 40 zł za godzinę pracy dla klienta. Naturalnie, im asystentka jest bardziej doświadczona, ma większą wiedzę oraz więcej narzędzi pracy, tym lepsze wynagrodzenie godzinowe otrzymuje. Jest też oczywistym, że osoby, które pracują projektowo (przykładowo przy stronach www lub tworząc grafiki), nie mają stawek godzinowych, a wynagrodzenie za wykonane dzieło.
Obowiązki
Zdalne asystentki wykonują przede wszystkim zadania administracyjne, biurowe i z zakresu obsługi klienta. Mogą na przykład prowadzić wirtualnie recepcję salonów fryzjerskich, lekarzy, psychologów czy trenerów personalnych. Oprócz tego do ich najczęstszych zadań należą: przygotowywanie prezentacji, research informacji, korekta dokumentów czy tekstów, praca w Wordzie oraz Excelu czy też wsparcie przy social media. Ponadto, w zależności od obranej specjalizacji zmienia się wachlarz zadań, które można powierzyć asystentce. Osoba ze znajomością branży HR będzie mogła pomóc przy rekrutacji, wykonać selekcję CV i przeprowadzić rozmowy z potencjalnymi kandydatami.
Z kolei asystentka specjalizująca się w marketingu będzie mogła zajmować się dodatkowo poprawkami czy aktualizacjami na stronie firmowej czy też prowadzeniem kampanii reklamowych na Facebooku czy AdWords.
Wirtualne asystentki na pewno nie wykonują pracy stricte sprzedażowej, czyli nie dzwonią, aby sprzedawać produkty bądź usługi. Wielu przedsiębiorców myśli, że taka osoba może zastąpić handlowca lub call center w ich firmie. Wirtualne asystentki nie pracują również w systemie prowizyjnym. Oczywiście, jest możliwość zawarcia w umowie podstawy plus bonusu prowizyjnego, np. od sprzedaży w sklepie wygenerowanej dzięki działaniom asystentki w social media.
Praca zdalna jako wirtualna asystentka daje możliwości nie tylko pracy z dowolnego miejsca na świecie, lecz co ważniejsze otwiera również rynek pracy m.in. dla matek z małymi dziećmi, które pozostają w domu, oraz dla osób niepełnosprawnych. Nie można jednak zapomnieć o tym, iż takie osoby mają ograniczone możliwości godzinowe pracy lub mogą mieć ograniczone możliwości ruchowe lub psychiczne. Do tego trzeba się dobrze przygotować i wziąć pod rozwagę, ponieważ im więcej mamy obowiązków lub ograniczeń, tym prawdopodobnie mniej będziemy zarabiać. Na swoich konsultacjach oraz kursach często wylewam kubeł zimnej wody na ich uczestników, uświadamiając im, że praca zdalna wymaga rzeczywistej wiedzy i umiejętności. A osoby niespełniające tych kryteriów niestety psują rynek, rekompensując klientom swoje braki niższymi stawkami.
Sytuacja win-win
Przedsiębiorca zatrudniając asystentkę, zyskuje, ponieważ nie ponosi kosztów pracowniczych czy kosztów stanowiska, odpadają też podatki i ZUS, a całość faktury może wpisać w koszty. Z kolei asystentka jako osoba samozatrudniona dywersyfikuje źródła przychodów, mogąc obsługiwać kilku, nawet dziesięciu, klientów równocześnie, swoje koszty rozkładając pomiędzy nich. Dodatkowo różnorodność pracy pozwala zmniejszyć ryzyko wypalenia zawodowego oraz w wielu wypadkach daje możliwość zarobienia więcej niż w pracy etatowej. Jest to więc sytuacja win-win dla obu stron.
Kto najczęściej korzysta z usług wirtualnych asystentek?
Najczęstszymi klientami wirtualnych asystentek są osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, kiedy pracy jest za dużo dla przedsiębiorcy, ale jednocześnie zyski lub sezonowość projektów nie pozwalają na zatrudnienie pracownika na etat. Bardzo często z usług zdalnych asystentek korzystają również blogerzy. Coraz częściej również korporacje interesują się zatrudnianiem takich osób, także jako formę benefitu dla pracowników. Wielu menedżerów i kierowników zauważa, że same karty fitness oraz ubezpieczenia zdrowotne nie motywują już tak, jak kiedyś. U pracowników działa natomiast świadomość, że mogą liczyć na wsparcie.
Od czego zacząć, jeżeli myślimy o pracy jako wirtualna asystentka?
Musimy przede wszystkim przemyśleć, czy mamy na to czas oraz predyspozycje. Wirtualna asystentka to osoba, która musi mieć dużo samozaparcia i motywacji…
Błędem jest myślenie, że praca zdalna jest lżejsza od tej, którą wykonujemy na etacie.
Prawda, można ją wykonywać w szlafroku i kapciach, ale wymaga samodyscypliny. To nieustanne uczenie się nowych rzeczy i narzędzi. Z pomocą mogą przyjść stacjonarne i internetowe kursy dla wirtualnych asystentek.
Zanim jednak rzucimy się na głęboką wodę, musimy na chłodno przeanalizować, jaką wartość na rynku mają nasze umiejętności. Następnie przekalkulować, czy jesteśmy w stanie zarabiać tyle, ile oczekujemy oraz koniecznie pomyśleć o poduszce finansowej. Warto być optymistą, ale trzeba też się przygotować na chude tygodnie czy nawet miesiące nie tylko na początku działalności, ale także wtedy, gdy klienci mają sezonowe zastoje.
Najbardziej pożądane umiejętności
Klienci oczekują nie tylko dyspozycyjności i pracowitości, ale także dobrego doradztwa. Nie chodzi już o samo wykonanie zleconego zadania. Do najbardziej pożądanych umiejętności należą:
- tworzenie stron w WordPress,
- tworzenie landing pages,
- efektywne prowadzenie social media, w tym tworzenie reklam na Facebooku,
- znajomość narzędzi wspierających sprzedaż i obsługę klienta (np. CRM).
Ponadto, coraz prężniej rozwijająca się branża e-learningu daje sygnały, aby przyszłe wirtualne asystentki wiedziały, jak zorganizować eventy online, kursy i szkolenia, webinary, live’y w różnych kanałach social media. Nie zapominajmy też, że wirtualna asystentka ma zajmować się głównie administracją i obsługą klienta. Ważne więc będą także: znajomości języków obcych oraz podstawowych programów komputerowych, jak Word czy Excel. Te dwa, zdawać by się mogło podstawowe programy pakietu biurowego, często są zaniedbywane i sprawiają problemy nawet młodemu pokoleniu.
Gdzie szukać informacji o asystentkach?
Zawód wirtualnej asystentki w Polsce nie jest jeszcze zbyt popularny, możemy jednak znaleźć już sporo artykułów powiązanych z tym tematem. Filmy edukacyjne na temat wirtualnych asystentek można znaleźć na kanale YouTube – Pola z BrandAssist. Społeczność w facebookowych grupach „Wirtualna Asystentka oraz Asystentka – praktyczna wiedza i oferty pracy” podejmuje wiele ciekawych dyskusji.
Można w tych miejscach także szukać pomocy od innych wirtualnych asystentek, a także znaleźć lub zamieścić oferty pracy.
5 najczęstszych błędów popełnianych przez nowe wirtualne asystentki
Wchodząc na nowy rynek i zaczynając pracę, łatwo popełnić
błędy, takie jak:
- Brak analizy własnych umiejętności względem rynku. Musisz mieć umiejętności, za które rynek jest gotów płacić.
- Brak planu finansowego i brak umiejętności obliczania finansowego ryzyka oraz szacowania zysków. Musisz mieć świadomość swoich potrzeb finansowych z jednej strony, a z drugiej możliwości zarobkowych. Oczywiście brak wspomnianej wcześniej poduszki finansowej znacznie zmniejszy szanse na sukces.
- Niechęć do sprzedaży „siebie”, brak umiejętności sprzedażowych. Wielu pracowników etatowych przechodzących na pracę zdalną nie miało doświadczeń sprzedażowych i świadomości „skąd brali się klienci”. Wydawało im się, że klient przyjdzie sam. Niestety, prawda jest taka, że większość czasu wirtualna asystentka pracuje dla obecnych klientów, ale nie może zapomnieć o aktywnym szukaniu nowych i o personal brandingu.
- Brak wiary w siebie i obniżanie stawek. To niestety prosty przepis na bolesne rozczarowanie i dokładanie do interesu.
- Branie zbyt wielu klientów na siebie względem swoich możliwości czasowych, złe planowanie czasu. Tego typu działania bardzo szybko prowadzą do wypalenia zawodowego oraz niezadowolenia jej klientów.
Morze możliwości
Bycie wirtualną asystentką otwiera szereg możliwości i ma wiele zalet. Możesz pracować z dowolnego miejsca na Ziemi lub z własnego domowego biura, gdzie łatwiej o zasięg niż w hamaku na rajskiej wyspie. Przy dobrym zarządzaniu projektami oraz sobą w czasie jesteśmy w stanie sprawnie łączyć ze sobą życie prywatne oraz zawodowe. Praca zdalna to już nie tylko zwykła praca, ale też styl życia.
Wirtualna asystentka to opcja dla osób, które czują się wszechstronne i samodzielne oraz nie lubią powtarzalności czy zamykania się w jednej firmie czy branży.
Będąc wirtualną asystentką, stajesz przed możliwościami ciągłego rozwoju zarówno zawodowego, jak i osobistego poprzez zmieniające się wymagania rynku i przez współpracę z różnymi ludźmi. Myślę, że każda wirtualna asystentka zgodzi się ze zdaniem, że w tej pracy nie ma mowy o nudzie!
