5 narzędzi skutecznej kobiety biznesu

Biznes na obcasach

O zawartości kobiecych torebek powstało mnóstwo żartów, legend czy wręcz niesamowitych historii. Są wyrazem naszych osobowości, potrzeb, symbolem mody, bądź określonego stylu życia. Wiadomo, że potrafimy zmieścić w nich wiele przedmiotów, które określamy jako niezbędne. Kiedyś moja znajoma przyznała, że nosi w swojej torebce śrubokręt, inna z kolei nie rozstaje się z małą latarką i centymetrem krawieckim. Jeżeli zapyta się którąkolwiek z kobiet, czy w jej torebce znajdują się jakieś zbędne przedmioty, zapewne odpowiedź będzie przecząca.

Idąc tropem śrubokrętu i latarki, zaczęłam się zastanawiać, jakie niezbędne „narzędzia” potrzebne są nam, współczesnym kobietom biznesu. Które z nich są pomocne w prowadzeniu firmy? Z jakich warto skorzystać, żeby realizować cele biznesowe?
I tak powstała oto lista 5 narzędzi, które – moim zdaniem – są fundamentalne dla każdej firmy, a na pewno powinny być niezbędnikami każdej kobiety biznesu.

Strona WWW

Jest poniekąd banałem stwierdzenie, że każda firma ma mieć stronę WWW i musi być obecna w sieci. Posiadanie jednak strony to jedno, a spowodowanie, że ludzie będą ją odwiedzać i dzięki temu np. pozyskamy nowych klientów, to już całkiem inna sprawa. Dobra strona WWW to taka, która jest przejrzysta, intuicyjna. Jednocześnie, kiedy zaglądamy na nią, musi nam dawać od razu jasny przekaz tego, z jakim rodzajem działalności mamy do czynienia. Powinna posiadać kluczowe informacje o Tobie, firmie bądź danej marce. Dobrze jest, kiedy zawiera jakieś materiały tekstowe bądź audio/wideo, które można sobie z niej ściągnąć. Powinna pokazywać, co oferuje się klientom. Ma zachęcać do sięgania po konkretne produkty i usługi. Ważne jest, żeby był na niej umieszczony kontakt do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za sprzedaż bądź relacje z klientami.
Dobrze przygotowana strona WWW spełnia wiele funkcji. Podstawowe, które powinna obejmować, to:

• prezentacja firmy i jej oferty potencjalnym klientom;
• umożliwienie stałego kontaktu;
• informowanie na bieżąco o nowych produktach, zmianach, wydarzeniach;
• podkreślanie wyjątkowości firmy, czyli powody, dla których to do Ciebie mają się zgłaszać klienci;
• informacja, jakie problemy klientów rozwiązują konkretne produkty lub usługi.

Strona WWW jest również elementem obranej przez nas strategii marketingowej. Zarówno merytorycznie, jak i wizualnie musi odzwierciedlać to, co prezentujemy za pomocą naszych produktów/usług.
Kwestią kluczową pozostaje precyzyjne zdefiniowanie, do kogo kierujemy naszą ofertę. Strona skierowana do klientów firmowych będzie się różnić zdecydowanie od tej kierowanej np. do matek z dziećmi. Potencjalny klient zatrzyma się dłużej na naszej stronie tylko wówczas, gdy poczuje, że strona do niego przemawia i powstała z myślą o jego prawdziwych potrzebach i oczekiwaniach.
Znajoma, która prowadzi biuro turystyczne i organizuje wyprawy do Ameryki Południowej, opowiadała mi, jak stworzyła swoją pierwszą stronę WWW. Zamieściła na niej mnóstwo ciekawostek o tym rejonie świata, fotografii, wskazówek dla podróżujących. Jej się wydawało, że strona jest fantastyczna. Tyle, że klienci w ogóle nie zgłaszali się na wyjazdy za pomocą tej strony. Dlaczego? Traktowali ją jako stronę hobbistki zafascynowanej Ameryką Południową i udzielającą różnych porad. Zabrakło na niej charakterystycznych informacji, typowych dla biur podróży – ofert wyjazdowych, cenników. Od kiedy przebudowała stronę, ciągle dostaje zapytania o wyprawy w ten rejon świata.

Networking

Jest to potężne i niezwykle skuteczne narzędzie biznesowe. Umiejętnie wykorzystane powoduje pozyskiwanie nowych klientów, poznawanie potencjalnych partnerów biznesowych, otrzymywanie wsparcia w sferze zawodowej lub osobistej. Networking to nic innego jak „pracująca sieć” kontaktów, którą tworzymy za pomocą osób wokół nas i rodzaju relacji, jakie z nimi budujemy.
Efektywne kobiety biznesu potrafią uczynić z networkingu swoją mocną stronę, by docierać do klientów, osiągać cele lub pozyskiwać informacje niezbędne do prowadzenia firmy.
Korzystać z networkingu możemy w sposób tradycyjny tzn. w trakcie różnego rodzaju spotkań zawodowych lub towarzyskich. Istnieje również w postaci online. Tu za pomocą portali społecznościowych np. LinkedIn, GoldenLine, Facebook, stron WWW lub blogów budujemy naszą sieć. Warto wtedy zadbać o to, by np. nasze profile były aktualne oraz wyglądały profesjonalnie.
Wiem ze spotkań z kobietami przedsiębiorczymi, że dla wielu z nich networking rodzi wiele wewnętrznych oporów i lęków. Największym jest przekonanie, że się do tego nie nadają, bo nie są mężczyznami. Nieprawda. Ani osobowość, ani płeć nie stanowią przeszkody do tego, żeby być dobrą networkerką. Podobno tylko 10% osób rodzi się z darem networkingu. Pozostałe 90% musi sobie ten dar wypracować;) A jak to zrobić? Trzeba cały czas rozwijać swoje umiejętności interpersonalne, ćwiczyć asertywną komunikację z ludźmi i szukać okazji do tego, żeby praktykować networking.
Żeby być skuteczną w networkingu i działać z korzyścią dla własnego biznesu, to warto pamiętać o tym:

• Po każdym spotkaniu networkingowym stosuj tzw. follow-up, czyli podtrzymanie kontaktu. Dobre praktyki mówią, żeby w ciągu 24 godzin po spotkaniu wysłać e-maila, a w ciągu 48 godzin zadzwonić. Ważne, żeby nastąpił kontakt – ma on utrwalić Cię w pamięci danej osoby.
• Wybieraj uważnie spotkania, w których chcesz uczestniczyć. Nie wszystkie, które w agendzie mają „networking”, będą warte Twojego czasu oraz zaangażowania. Przy wyborze spotkań kieruj się celami Twojego biznesu.
• Nad siecią kontaktów trzeba nieustannie pracować – dzwoń, e-mailuj, spotykaj się, polecaj. W przeciwnym razie Twoje kontakty z kategorii ciepłych przesuną się do kategorii zimnych.
• Warto, co jakiś czas, zrobić „przegląd” swojej sieci: kto w niej jest? Czy jakichś kontaktów mi brakuje? Czy komuś mogę pomóc?
• Networking działa tylko wtedy, kiedy jest obustronny – ktoś wspiera Ciebie, Ty wspierasz kogoś.

Autoprezentacja

Spotkania, konferencje, szkolenia, prelekcje są nieodłączną częścią biznesowej rzeczywistości. Na nich poznajemy wiele osób, często również przyszłych klientów. Najczęściej pada wtedy pytanie: Czym się zajmujesz? Co robi Twoja firma? Zazwyczaj nie ma czasu na dłuższą wypowiedź i zastanowienie się, co powiedzieć. Stajemy wówczas przed wyzwaniem, jak opowiedzieć o sobie, produktach i to jeszcze ciekawie w dość krótkim czasie.
Mówi się, że należy umieć zaciekawić swojego rozmówcę w czasie pierwszych 30 sekund i pamiętać o tym, że nigdy nie ma drugiej szansy, żeby zrobić pierwsze wrażenie. Jak to zrobić? – Nic prostszego, trzeba się po prostu do takiej wypowiedzi przygotować
Dość często proszę kobiety, żeby opowiedziały mi o sobie i swojej firmie. Wielokrotnie w trakcie takich wypowiedzi słyszę mnóstwo informacji odnośnie ich życia prywatnego, a gdzieś pomiędzy słowami pada może 1-2 zdania na temat tego, czym się zajmują biznesowo. Co więcej, te wypowiedzi nierzadko bywają długie i mało w nich konkretów.
Tymczasem taka wypowiedź powinna być przekonująca z trafionymi obrazami, porównaniami i przykładami. Poniżej przytoczone są elementy, które koniecznie muszą się w niej znaleźć:

• Nazywam się… – Wyraźnie powiedzieć swoje imię i nazwisko.
• Zajmuję się… – Wymienić, jakie produkty lub usługi oferujesz.
• Pomagam moim klientom… – Powiedzieć, jakie problemy klientów rozwiązujesz.
• Ludzie korzystają z moich usług, ponieważ… – Zaznaczyć, czym się wyróżniasz.
• Warto ze mną pracować, bo… – Powiedzieć, jak możesz pomóc tej konkretnie osobie, z którą rozmawiasz.

Kiedy już opracujecie sobie taką wypowiedź, nauczcie się jej na pamięć. Z czasem wielokrotnie powtarzana wejdzie Wam w nawyk i będziecie umiały opowiadać o sobie i swoich biznesach bez problemu.

Mentoring

Kobiety stosunkowo niedawno weszły w świat biznesu. Z moich obserwacji wynika, że działają i uczą się, jak prowadzić firmy na zasadzie prób i błędów. Niektóre jednak mogą kosztować dość wiele albo być bardzo bolesne. Inne mogą prowadzić do zamknięcia firmy. Dlatego kiedy coś w biznesie nie działa lub pojawiają się problemy, warto skorzystać z pomocy kogoś, kto ma już doświadczenie oraz potrafi spojrzeć na nasze działania krytycznym okiem, wskazać odpowiednie rozwiązania. Taki rodzaj pomocy zwany jest mentoringiem biznesowym i jest ogromnie przydatnym narzędziem w prowadzeniu firmy.
Instytucja mentora biznesowego istnieje już od kilku tysięcy lat. Podobno jako pierwsi stworzyli ją Fenicjanie. Sam termin „mentor” pojawia się po raz pierwszy w Odyseji Homera. Mentor opiekował się synem Odyseusza – Telemachem. Jego zadaniem była nauka oraz wychowywanie chłopca.
Współcześnie zadaniem mentorów biznesowych jest wspieranie początkujących przedsiębiorców poprzez udzielanie porad, podpowiadanie efektywnych rozwiązań, pomaganie w opracowywaniu odpowiednich strategii biznesowych. Mentorzy nie mają gotowych rozwiązań, ale uczą myślenia biznesowego, korygują podejmowane działania, w celu osiągania celów biznesowych.
Pracując z kobietami przedsiębiorczymi, wiem, że często wstydzą się poprosić o pomoc oraz przyznać, że biznes nie idzie tak jak trzeba. Ja traktuję korzystanie z mentoringu jako wyraz mądrości każdej przedsiębiorczej kobiety. Jeżeli dzięki niemu możecie uniknąć błędów bądź podjęcia nietrafnych decyzji biznesowych, to warto skorzystać.
Pozostaje pytanie – jak znaleźć właściwego dla siebie mentora/mentorkę? Polecam następujące kroki:

• Sprawdź doświadczenie tej osoby w biznesie. Powinna więcej niż 5 lat prowadzić firmę.
• Wybierz osobę mającą doświadczenie w tym obszarze biznesu, który Ciebie interesuje.
• Niekoniecznie musi nosić tytuł mentora/mentorki. Być może jest to postać, którą Ty cenisz i uważasz za eksperta odnośnie prowadzenia firmy.
• Może to być ktoś, kogo znasz osobiście, ale równie dobrze możesz znać tę osobę tylko z książek lub z sieci.
• Pamiętaj, żeby znaleźć kogoś, kto umie i lubi przekazywać wiedzę.

Wizytówki

Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że wizytówka to narzędzie biznesowe, bez którego żadna firma nie może funkcjonować. Historia wizytówki sięga XV w. Wtedy narodziła się w Chinach. Urzędnicy chińscy mieli obowiązek posługiwać się wizytówką, która zawierała imię i nazwisko oraz tytuł stanowiska przez nich piastowany.
Mówi się, że w obecnych czasach nie tylko firmy, lecz także osoby prywatne, powinny mieć wizytówki. Dlaczego w ogóle ich potrzebujemy? Po pierwsze wizytówki są skutecznym sposobem na to, żeby ktoś o nas pamiętał i wiedział, jakie usługi oferujemy bądź w czym możemy pomóc. Co więcej, służą do tego, żeby poszerzać rynek naszych odbiorców, a także nawiązywać nowe kontakty biznesowe.
Wydaje się, że wizytówka jest czymś na tyle oczywistym, że nie warto jej poświęcać więcej uwagi. Tymczasem jej wygląd i to, co na niej zamieścimy, ma ogromny wpływ na nasz biznes.
O czym pamiętać przy tworzeniu wizytówki:

• Należy zawrzeć na niej wszystkie istotne informacje – upewnij się, że jest tam imię i nazwisko, stanowisko/tytuł, nazwa firmy oraz dane do kontaktu: e-mail, telefon, strona WWW.
• Określić, jaki jest cel wizytówki – czy ma służyć tylko do kontaktu? A może do prezentowania produktów lub usług? Czy za jej pomocą będzie promowane jakieś przesłanie/misja firmy? Ustalenie celu spowoduje, że będziemy wiedzieć, jakie informacje w niej zawrzeć.
• Zaprojektować ją w taki sposób, żeby była chwytliwa i zapadała w pamięć – czy to wizualnie, czy też poprzez treść.
• Użyć dobrej jakości papieru do wydruku.
• Wykorzystać obie strony wizytówki.
• Uważnie dobierać kolory – nie należy przesadzać z ich liczbą. Warto jednak, żeby kolory użyte na wizytówce mocno kontrastowały ze sobą – tekst na danym tle musi być wyraźny.
• Zaprojektować ją w standardowych rozmiarach, które pasują do wizytowników, portfeli.
• Pomyśleć, do kogo będzie trafiać wizytówka – jeżeli np. pracujemy też z klientami z zagranicy, to nasza wizytówka powinna być dwujęzyczna.

Wiele z kobiet chce, żeby wizytówki były estetyczne i miały ciekawy design. Ale pamiętajmy, że one mają być przede wszystkim funkcjonalne i skuteczne dla naszego biznesu.

Skrzynka z narzędziami

Narzędzi, z których możemy korzystać w biznesie, jest mnóstwo. Nie ma znaczenia, czy będziemy używać 5, 20 czy 80. Ważne natomiast jest, żeby służyły naszym biznesom i pomagały realizować cele. Dzięki narzędziom pracujemy efektywniej i zapobiegamy ewentualnym kryzysom. Ponadto pozwalają na uporządkowanie podejmowanych działań biznesowych i mniej czasochłonne zarządzanie firmą.