Jak przestać marnować czas i pracować efektywniej?

Życie z zasady nie jest sprawiedliwe. Jest jednak coś, czym uczciwie obdarowuje wszystkich nas po równo: czas. W końcu doba u każdego trwa dokładnie tyle samo. Niezmiennie są to dwadzieścia cztery godziny (i ani sekundy dłużej!).

Dlaczego niektórzy mogą poszczycić się więc imponującą listą sukcesów, osiągnięć, godnych pozazdroszczenia wyników, a inni (równie ciężko pracując!) już nie? Dlaczego niektórym udaje się godzić ze sobą ogrom obowiązków, życie prywatne i swoje liczne pasje, a inni urabiają się po łokcie od rana do wieczora, nie mogąc znaleźć chwili wytchnienia?
Są tacy, którzy chcieliby usłyszeć jako odpowiedź na powyższe pytania jedno słowo: szczęście. To przecież strasznie wygodne móc powiedzieć: „Jemu się udaje, bo ma farta. Taki się już urodził. Ma po prostu talent do ogarniania”, po czym znów zakopać się po uszy w obowiązkach do zrobienia „na wczoraj”, naiwnie licząc, że może kiedyś to się zmieni i że w końcu powtarzana setki razy dziennie mantra „nie mam czasu” obróci się w coś zupełnie innego.
Znacznie trudniej dopuścić do siebie świadomość, że produktywność osobista czy umiejętność zarządzania sobą w czasie to nic innego, jak pewnego rodzaju zestaw kompetencji (które można nabyć) i zwyczajów (które można w sobie wyrobić). Nie jest to żadna pilnie strzeżona wiedza dostępna dopiero po osiągnięciu odpowiedniego stopnia wtajemniczenia w jakiejś loży masońskiej, nie są to magiczne umiejętności możliwe do opanowania jedynie w Hogwarcie. Nie.

By momentalnie zauważyć istotne zmiany w swoim życiu, na początek z powodzeniem wystarczy Ci tylko ten niedługi tekst. Po prostu weź sobie do serca poniższe rady i… działaj!

1. Ustal cele

Rozwój osobisty (jakkolwiek go nie pojmować) nigdy nie powinien być celem samym w sobie. W tym wszystkim nie może chodzić o stawanie się wydajniejszym tylko po to, by poprawić swoje statystyki i połechtać ego odkryciem, że dzisiaj zrobiłeś trzy razy więcej rzeczy niż wczoraj. Nie.
Rozwój osobisty (a więc nauka produktywności i efektywności również) ma służyć CZEMUŚ. Czemu? Na to pytanie musisz odpowiedzieć sobie sam. W Twoim życiu powinny Ci przyświecać Twoje cele. Nie moje, nie Twoich rodziców, znajomych, przyjaciół czy nauczycieli. Twoje.
Podnoszenie swojej produktywności jest jedynie drogą do ich szybszej realizacji. To dlatego tak ważne jest uświadomienie sobie już na samym początku tej drogi, na czym NAPRAWDĘ Ci zależy. Chcesz założyć rodzinę? Poświęcać jej więcej czasu? Marzysz o dalekiej podróży? A może chcesz zarobić określoną ilość pieniędzy? Weź swoje cele na tapet. Zastanów się, czego potrzebujesz do ich spełnienia. Uświadom sobie, czego Ci brakuje i w jaki sposób możesz to zdobyć.
Bez jasno wytyczonych celów nigdzie nie dojdziesz – prawda może wyświechtana, ale wciąż aktualna i istotna.

2. Poranne rytuały

Poranek rzutuje na cały dzień. Jeżeli zadbasz o odpowiednią organizację już od pierwszych minut po przebudzeniu, parokrotnie zwiększysz szansę na to, że nadchodzące godziny pracy upłyną dokładnie tak, jak sobie zaplanujesz.
Jak więc najlepiej uporządkować czas po wstaniu z łóżka?
Dzień wcześniej rozpisz sobie na kartce to, co będziesz robił od momentu, w którym zadzwoni budzik. Na przykład: wstań, idź pobiegać, weź prysznic, zjedz na śniadanie jajecznicę, umyj zęby, zabierz się do pracy. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której nie wiesz, za co się zabrać. Nie będziesz bezsensownie marnował czasu na przykład na zastanawianie się, co zjeść.
Masz wszystko czarno na białym. Czujesz się zagubiony? Sięgasz po kartkę z planem. Zobaczysz, że realizacja tych samych zadań zajmie Ci znacznie mniej czasu wtedy, kiedy wszystko odpowiednio zaplanujesz niż wtedy, kiedy Twój poranek jest uosobieniem chaosu. W dodatku taki poranny rytuał zwiększy Twoją wewnętrzną dyscyplinę.

3. Oznacz priorytety

Skoro nie chcesz marnować czasu, musisz nauczyć się poświęcać go tylko (albo przynajmniej: przede wszystkim) tym rzeczom, które są dla Ciebie istotne i które przybliżają Cię do realizacji Twojego celu. Nie zawsze będzie to coś, co kochasz. Nie zawsze będzie to coś, co sprawia Ci przyjemność. Zawsze jednak powinno to być coś, czego ukończenie sprawi, że poczujesz się choć o krok bliżej spełnienia Twoich zamierzeń.
Jak to wygląda w praktyce?
Wypisz wszystkie swoje zadania na dany dzień, a następnie oznacz je jedną z czterech pierwszych liter alfabetu: A, B, C lub D, gdzie A to rzecz najważniejsza, a D – najmniej istotna. Następnie zabierz się za odhaczanie kolejnych pozycji z listy to-do w takiej kolejności, by najpierw zadbać o prace oznaczone literką A.
Dlaczego to jest tak kluczowe? Bo kiedy zapchasz dzień bzdurami, siłą rzeczy zabraknie Ci czasu na postawienie „kroków milowych”. Nie będziesz wtedy w stanie pozbyć się wrażenia niesamowitego zarobienia i zagonienia, choć naprawdę nie będziesz w ogóle posuwał się naprzód.

4. Praca w blokach

Jeśli już wiesz, co i w jakiej kolejności powinno zostać zrobione, pora zabrać się do roboty.
Pracę najlepiej jest zorganizować sobie w odpowiednich blokach czasowych. W zależności od osobistych preferencji i przyzwyczajeń, a także specyfiki poszczególnych zadań, na jedną roboczą sesję powinno się przeznaczać od 60 do 90 minut. To czas absolutnie krystalicznej koncentracji, w którym nie ma miejsca na telefony, e-maile, media społecznościowe czy jakiekolwiek inne rozpraszacze.
Jeśli masz taką możliwość, odłącz internet. Albo przynajmniej zablokuj Facebooka, YouTuba i pozostałe pożeracze czasu.
Gwarantuję, że zastosowanie tylko tej jednej wskazówki już znacząco poprawi Twoją produktywność.

5. Czas na „śmieci”

Na pewno w ciągu dnia znajdzie się do wykonania kilka mniejszych zadań i zadanek, które choć jakoś znacząco Cię do realizacji celu nie przybliżą, to jednak z różnych powodów muszą zostać wykonane. Jak je więc „ugryźć”?
Najlepiej jest zebrać je w jeden blok czasowy i uporać się z nimi wszystkimi za jednym razem. E-maile, telefony, rozmowy na Skypie, sprawdzanie mediów społecznościowych… Jednorazowe załatwienie tego typu spraw o określonej porze i z góry narzuconym limitem czasowym sprawi, że uporasz się z nimi znacznie szybciej, niż gdybyś wykonywał je pojedynczo – na przykład raz na pół godziny.

6. Zadbaj o czyste otoczenie

Zdumiewające, jak wielkie znaczenie w codziennej pracy ma otoczenie, w jakim się znajdujemy. Czy jest schludnie, czysto? Czy może wprost przeciwnie – wszędzie wokół piętrzą się brudne naczynia pokryte kilkucentymetrową warstwą kurzu, stos nieprzebranych dokumentów, w których odszukanie potrzebnego świstka papieru graniczy z cudem?
Chaos na biurku to chaos w głowie (i odwrotnie). Nie da się nie zauważyć powiązania między tymi sprawami. Dlatego, jeśli chcesz pracować w skupieniu i z czystym umysłem, zadbaj o odpowiednią organizację wokół Ciebie. Na biurku powinny znajdować się jedynie te rzeczy, które są Ci absolutnie niezbędne.

7. Trzymaj blisko wodę

Na Twoim biurku nigdy nie powinno zabraknąć butelki wody. Już pomijając fakt, że jej picie jest po prostu zdrowe, a w dodatku otrzeźwia, pozwoli Ci ona dłużej utrzymać skupienie. Jak?
Woda tłumi głód. A głód rozprasza.
Powiedzmy, że znajdujesz się w połowie pracy, kiedy zaczynasz odczuwać nieprzyjemne ssanie w brzuchu. Naturalnym odruchem jest oderwanie się od roboty, pójście do kuchni, przygotowanie jakiejś przekąski – a w międzyczasie smartfon w rękę, Facebook, YouTube, 10 wiadomości, 2 telefony i ze skupienia nie pozostaje absolutnie nic. Kiepska wizja.
A wystarczyłoby w takiej sytuacji wypić szklankę wody. Głód zostałby na chwilę stłumiony i mógłbyś w spokoju dokończyć rozpoczętą pracę. Te – powiedzmy – 40 minut zwłoki, jeśli chodzi o zjedzenie jakiegoś posiłku, nie wyrządzą Ci ogromnej krzywdy, a znacząco poprawią Twoją efektywność.

8. Włącz dobrą muzykę

Muzyka towarzyszy człowiekowi od zawsze. Z początku miała charakter niemalże religijny, pomagała ludziom osiągać stan wręcz boskiej ekstazy. Nie bez powodu.
Na pewno znajdziesz taki akompaniament, który inspiruje, motywuje, uskrzydla, który wpływa pozytywnie na pracę mózgu, odcina od świata zewnętrznego, pozwala zapomnieć o problemach i zmartwieniach oraz skupić się na realizowanym właśnie zadaniu.
To może być muzyka filmowa, delikatna (albo i nie) elektronika, dźwięki gitary akustycznej… Porozglądaj się, poeksperymentuj. Sprawdź, jak działają na Ciebie gotowe składanki pokroju „Brain Food” lub „Creativity Boost” dostępne np. na Spotify. Może stwórz własną?
A później załóż na uszy słuchawki i oddaj się błogiemu skupieniu!

9. Kartka myśli

Ludzie pracujący przy komputerze bardzo często cierpią na przypadłość „zrobię milion rzeczy jednocześnie”. Przygotowują – powiedzmy – jakiś raport, kiedy nagle przypomni im się o telefonie do wykonania, więc niezwłocznie się do tego zabierają. Dobrze? Nie. Tylko niepotrzebnie się rozpraszają.
Żeby tego uniknąć, miej przy sobie kartkę myśli, która posłuży Ci jako „pamięć zewnętrzna”. Przypomnisz sobie o telefonie, więc – żeby nie odrywać się od aktualnego zadania – napiszesz odpowiednią notkę na kartce myśli. Skończysz pracę, będziesz miał przerwę, droga wolna. Dzwoń.
Taki system pracy uniemożliwi Ci wybijanie się ze stanu skupienia. Przestaniesz być w „szarej strefie” koncentracji, a zaczniesz w końcu poświęcać całą uwagę realizowanemu zadaniu.

10. Regeneracja

Ostatni punkt, choć nie mniej ważny od innych – a często, paradoksalnie, najważniejszy.
W „byciu produktywnym” nie chodzi o to, by żonglować w swoim kalendarzu obowiązkami, spotkaniami i zadaniami tak, jakby to był tetris. Nie chodzi o to, by robić więcej i więcej kosztem własnego zdrowia. Nie chodzi o to, by sen zastępować hektolitrami kawy.
Jeżeli chcesz mieć więcej energii, to po prostu MUSISZ wypoczywać. Musisz zarezerwować czas na regenerację (i oznaczyć go najwyższym priorytetem!). Musisz poświęcić część swojego dnia na spacer, książkę czy po prostu błogie lenistwo. Inaczej nie pociągniesz długo. Jasne, że da się wytrzymać bez snu, bez jedzenia… pytanie tylko: jak długo? I… czy warto? Bo wiedz, że to prędzej czy później zemści się na Tobie.

Zdaję sobie sprawę, że opisywane wyżej rzeczy mogą wydawać się proste, momentami banalne, ale odpowiedz sobie szczerze: stosujesz je w swoim życiu? Prawdopodobnie nie. Więc… zacznij! Przekonaj się na własnej skórze, czy warto. Poświęć trochę wysiłku na wyrobienie w sobie odpowiednich nawyków, na wprowadzenie do swojej codzienności tego, o czym przeczytałeś w tym artykule. Gwarantuję Ci szybkie odkrycie tego, że uzyskujesz niewiarygodne efekty. Nie masz niczego do stracenia, zyskać możesz naprawdę wiele.
Powodzenia!