Jak dotrzeć ze swym przesłaniem do odbiorcy?

Dla każdego prezentującego, podczas prezentacji najważniejsza jest realizacja konkretnego celu. Ma on jakieś przesłanie, najlepiej własne, i chce z nim dotrzeć do odbiorcy. Jednak to wszystko musi być spójne. Oto kilka wskazówek, jak przygotować skuteczną prezentację.
JAK – jaka powinna być Twoja prezentacja?
Na to JAK przygotować prezentację składają się dwa czynniki. Pierwszym jest CEL, drugim FORMA. By prezentacja była skuteczna, nie wystarczy przedstawić wszystkiego po kolei. Należy zastanowić się, CO jest najistotniejsze w całej prezentacji, PO CO się ją przygotowało. Dzięki jasno i właściwie postawionemu celowi, odbiorca będzie wiedział, co chcemy osiągnąć, a dzięki temu lepiej zrozumie prezentację. Cel determinuje formę, czyli właśnie to, JAK prezentacja będzie realizowana. Od formy prezentacji zależy bardzo wiele. Powinna być ona efektywna, a nie efektowna. W przeciwnym wypadku wywoła się wprawdzie zachwyt u odbiorcy, ale zwróci on uwagę jedynie na warstwę wizualną.
Każda prezentacja, niezależnie od tego, kto jest jej twórcą, prezenterem i do kogo jest adresowana, ma często mniej oczywisty cel – skłonić jej odbiorców do konkretnych zachowań. Skuteczna prezentacja prowokuje zatem bardzo precyzyjne i pożądane zachowania odbiorców.
DOTRZEĆ – na czym się skoncentrować, by dotrzeć?
Rada na to, jak dotrzeć do odbiorców prezentacji i utrzymać ich uwagę jest bardzo prosta – trzeba skupić się na … adresatach. Nie na zawartości wyświetlanych slajdów, nie na własnej tremie, nie na obsługiwanym sprzęcie, nawet nie na tym, co i w jakiej kolejności chcemy powiedzieć. Koncentrując się na odbiorcach możemy osiągnąć dwie rzeczy: odciągnięcie uwagi od siebie samego oraz, co ważniejsze, nastawienie się na odbiór tego, co dzieje się z osobami słuchającymi i oglądającymi prezentację.
Co konkretnie robić, by koncentrować się na odbiorcach? Trzeba patrzeć i słuchać, co dzieje się z tymi, do których mówimy, jak reagują na kolejne kwestie, gesty, obrazy, słowa. Jeśli zamiast tego ulegniemy pokusie skupienia się na sobie, tracimy szansę na usłyszenie i zobaczenie wskazówek od odbiorców. A to oni, poprzez swoje reakcje podpowiadają nam, jak i co moglibyśmy zmodyfikować w przebiegu prezentacji, by skuteczniej do nich dotrzeć.
ZE SWYM – czy przesłanie jest Twoje?
Z niewielkim ryzykiem można postawić tezę, że siła wpływu rośnie proporcjonalnie do uczynienia jakiegoś przesłania WŁASNYM, czyli takim, do którego jest się przekonanym i w które się wierzy. Świetnym przykładem na to, jak angażować odbiorców w swoje opowieści są pasjonaci. Ci, często niezależnie od tego komu i gdzie opowiadają, jeśli mówią o swojej fascynacji, bardzo szybko zarażają nią innych. Podobnie ma to miejsce w przypadku prezentacji. Od tego, jak silne i autentyczne jest przekonanie o skuteczności danego rozwiązania, wartości danego produktu czy usługi, zależy siła wpływu. Ta fascynacja i przekonanie daje nam jedno z najbardziej istotnych narzędzi wpływu – wiarygodność. Dzięki niej braki w treści, pomyłki, błędy, niedoskonałość formy przekazu nie mają takiego znaczenia. Bardziej skuteczna jest niedoskonała, pod względem jakości slajdów, prezentacja fascynata niż nawet bardzo efektowna prezentacja kogoś, kto nie jest przekonany do przedstawianych tez. Receptą jest więc wiara w przesłanie, uczynienie go własnym.
PRZESŁANIEM – czy wiesz, co chcesz przekazać?
Przesłanie to coś więcej niż informacje do przekazania. To określona teza, którą chce się za pomocą prezentacji zaszczepić w umysłach odbiorców. Jest niczym slogan reklamowy.
Bardzo istotna jest również selekcja. Nie można przekazywać za dużo informacji, bo prezentacja nie przyniesie spodziewanego rezultatu. By właściwie dobrać zakres prezentowanych informacji, warto dobrać treści nie pod kątem tego, co wiemy na dany temat, ale pod kątem celu prezentacji i tego, co jest istotne dla KONKRETNYCH ODBIORCÓW. Innych informacji oczekuje bowiem nowicjusz a innych profesjonalista.
Selekcjonujemy zatem: każdy slajd, każdy wątek, zdanie, obraz, jednocześnie zadając sobie pytanie, czy to może zainteresować odbiorcę? Czy to odnosi się do jego sytuacji, potrzeb, oczekiwań? Tuż za tymi pytaniami powinniśmy postawić sobie kolejne : czy to pomoże zrealizować mój cel? Jeżeli te dwie perspektywy uda się nam uwzględnić i powiązać, wówczas można być pewnym, że osiągniemy sukces – zrealizujemy swój cel, odpowiadając tym samym na potrzeby adresata.
DO ODBIORCY – komu prezentujesz?
Mimo iż temat adresata pojawia się na końcu, nie oznacza to, że jest to ostatnia w kolejności kwestia, którą powinniśmy się zająć, wręcz odwrotnie. Aby skutecznie dotrzeć ze swym przesłaniem, musimy od początku wiedzieć, DO KOGO się zwracamy. Aby przesłanie podczas prezentacji dotarło do odbiorcy, trzeba wyraźnie określić: kim jest odbiorca, ile ma lat, jakiej jest płci, profesji, jakie ma wykształcenie, jak dobrze zna przedmiot prezentacji. Pozostałe pytania, jakie powinniśmy sobie zadać to: do czego mu aktualnie potrzebna obecność na prezentacji, co dla niego w tej dziedzinie jest szczególnie ważne, a co nieistotne, jakie ma potrzeby, jak dany produkt, usługa, rozwiązanie ma się do jego potrzeb, na które odpowiada, a na które nie oraz dlaczego odbiorca miałby chcieć się ze mną spotkać, jaką ma motywację do spotkania, czy to będzie dogodny moment, czy będzie miał wystarczającą ilość czasu, ile go będzie miał, i wiele innych. Zadając sobie te pytania, umożliwiamy opracowanie pożądanego PROFILU ADRESATA. Profilu, który po odpowiedzi na te pytania nie powinien się powtórzyć przy innej prezentacji. To pozwala opracować treści istotne dla tego konkretnego odbiorcy i dobrać optymalną dla niego formę przekazu.
Podsumowując, im bardziej konkretny i szczegółowy portret adresata, tym łatwiej o precyzowanie celu prezentacji w kontekście tego, co chcę osiągnąć w kontakcie z tym konkretnym odbiorcą. To z kolei pozwala na dobór treści i formy przekazu w sposób umożliwiający dotarcie z naszym przesłaniem. W ten sposób można opisać sprzężenie między wymienionymi dotąd elementami.