Tożsamość biznesowa, czyli biuro zwierciadłem duszy przedsiębiorstwa

Urządzając biuro, jedni chcą zaakcentować swój indywidualizm i osobowość, drudzy podchodzą do sprawy zupełnie racjonalnie i kupują standardowe meble, a jeszcze inni łączą radośnie wszystko ze wszystkim, tworząc frywolne, choć często kiczowate kompozycje „neo-eklektyczne”. Aranżując przestrzeń biurową, należy jednak pamiętać o tym, że mistrzem ceremonii ma być zadowolony klient i nasza marka (sprzedany produkt/usługa), a niekoniecznie my sami.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
– jak zaplanować idealną przestrzeń do komunikacji z klientami i pracownikami,
– czy kolory wpływają na efektywność pracy i decyzje konsumenckie,
– jak zbudować wizerunek eksperta w swojej branży,
– jak dopasować styl wnętrza do branży i corporate identity,
– co mówi styl wnętrza biura o stylu zarządzania firmą,
– czy za pomocą dodatków możemy podnosić albo obniżać prestiż firmy.
Przebywanie w biurze powinno być dla nas przyjemnością, w końcu spędzamy w nim połowę swojego życia. Siedziba firmy to miejsce, gdzie zapadają kluczowe decyzje, powstają więzi społeczne, odbywają się burze mózgów, podpisywane są kontrakty i ustalane strategie działania. Oprócz podstawowych funkcji biznesowo-użytkowych przestrzeń biurowa musi być spójna z corporate identity (w skrócie CI – identyfikacja wizualna firmy), gdyż razem z nią oraz materiałami reklamowymi i pracownikami tworzy wizytówkę firmy.
Na tożsamość biznesową składa się nie tylko CI, ale także w dużej mierze lokal/biuro/gabinet prezesa lub menadżera, gdzie przyjmowani są klienci. Sama lokalizacja i budynek, na którego ścianie umieścimy atrakcyjny wizualnie kaseton/tabliczkę informacyjną z logo naszej firmy, to jeszcze nie wszystko – chociaż na tej podstawie potencjalny klient już zaczyna budować w swoim umyśle obraz danego produktu/usługi. Warto aby szyby, szczególnie jeśli firma mieści się na parterze budynku biurowego, zostały wyklejone estetycznie zaprojektowaną reklamą zewnętrzną, która przyciągnie uwagę klienta – odpowiednio dobrana do grupy docelowej, uśmiechnięta twarz atrakcyjnej kobiety lub mężczyzny w połączeniu z krótką informacją produktową będzie dla przechodnia zaproszeniem do środka.
Styl, jakim wypełnimy otaczającą nas przestrzeń biurową, wiele powie o naszym stylu rządzenia oraz prowadzenia negocjacji biznesowych. Okazuje się bowiem, że to, jak wygląda siedziba firmy zarówno z zewnątrz, jak i wewnątrz może przełożyć się na skuteczność sprzedaży.
Wnętrze biurowe powinno bezdyskusyjnie korespondować z naszą identyfikacją wizualną poprzez wykorzystane w nim rozmaite dekoracje ścienne związane tematycznie z branżą – np. artystyczne fotografie produktowe czy abstrakcyjne obrazy z logo firmy w estetycznych ramach. Tego typu dekoracje w nienachalny sposób promują produkty i usługi oraz sprawiają, że znak firmowy zaczyna być lepiej kojarzony przez odbiorców. Należy pamiętać, że także styl, w jakim mamy urządzone biuro, a więc kolory ścian, materiał wykonania oraz design mebli podświadomie wpływają na to, jak odbierają naszą firmę/produkty/usługi klienci. Zacznijmy więc od najbardziej problematycznej kwestii wystroju biurowego wnętrza, jaką jest wybór mebli.
Wygląd, kształt oraz kolor mebli zależą od indywidualnych upodobań ich właściciela. Nowoczesna sylwetka z dodatkami metalowymi, szklanymi i chromowanymi, powiew orientalnych klimatów czy też natury, a może tradycjonalizm z nutą przepychu? Pamiętajmy, że wnętrze musi nawiązywać do naszego CI i to właśnie z nim tworzyć spójną całość. Jeśli logotyp naszej firmy jest prosty w swoim wyrazie, geometryczny, to trzeba pójść w kierunku modernistycznym, nowoczesnym. Jeśli natomiast bardziej przypomina orientalne znaki, floralne motywy, to sugerowałabym styl klasyczny, naturalny lub orientalny.
Zróbmy przegląd najbardziej popularnych biurowych stylów:
Nowoczesność w najlepszym wydaniu
Inwestycja w nowoczesność może się opłacać przede wszystkim w branży IT. Wykonanie wnętrza wyłącznie w futurystycznym stylu sprawi, że firma będzie postrzegana jako konkretna, profesjonalna i nieustannie się rozwijająca. Modernistyczne wnętrze to przede wszystkim oryginalne i zaskakujące kształty, wyszukana faktura ścian oraz mocna kolorystyka. Lekkości i elegancji nadadzą mu awangardowe meble łączące kompozycje szkła, metalu, drewna i plastiku. Taka aranżacja biura podkreśli nasz niebanalny pomysł na biznes oraz kreatywne myślenie załogi. W tak urządzonym wnętrzu klient będzie miał poczucie minimalizmu oraz porządku – wszystko wyda mu się stabilne, reguły przejrzyste (bo ma przed nosem stół z transparentnego szkła, które niesie ze sobą prosty przekaz: nie mamy nic do ukrycia), a usługi innowacyjne (aluminium w połączeniu ze szkłem nawiązuje do sztuki futurystycznej).
Industrializm
Ostatnio bardzo modne stały się wnętrza w klimacie loftów. Jest to połączenie dużej przestrzeni, industrialnego klimatu oraz niebanalnych dodatków. Wystrój takiego biura przemawia do klienta prostotą i zarazem zaskakuje go oryginalnymi pomysłami oraz nonszalancko porozstawianymi meblami z najwyższej półki. Wyeksponowane rury, instalacje budowlane, stare kaloryfery pozwalają uzyskać odpowiedni charakter i klimat wnętrza. Ściany z surowej cegły lub z płyt betonowych, na podłodze proste deski, a do tego wielkie okna bez żadnych zasłon i stalowe schody. Wchodząc do takiego biura, klient ma wrażenie nieograniczonej przestrzeni i możliwości. Fabryczne detale, stare oprawy lamp czy metalowe belki idealnie dopełnią stylistykę loftu.
Tradycja
Przeciwnicy stylu nowoczesnego twierdzą, że futurystyczne aranżacje są zimne i bez wyrazu. Stary i klasyczny wystrój wnętrza faktycznie wprowadza duszę do pomieszczenia biurowego, ale nie sprawdzi się w każdej branży. Tradycyjna aranżacja biura symbolizuje jasno określone klasyczne reguły. Przestrzegamy przed „pseudo Ludwikami”, gdyż można narazić się na ośmieszenie, jeśli zawita do nas koneser tego stylu. Takie biuro jest wizytówką firmy z tradycjami, stawiającej na luksus i bogactwo – produkt, który oferujemy, powinien więc być luksusowy i drogi. Jeśli idziemy w tym kierunku, należy także zadbać o znak firmowy, wyeksponowany w złotym, ewentualnie purpurowym, granatowym, czy zielonym kolorze. Logo w tym przypadku musi mieć znamiona finezji: akcent floralny z dużą liczbą szczegółów, może rozeta lub inny wyszukany wzorek – bardziej forma okrągła aniżeli kanciasta. Biuro wyposażone w dobrej jakości, szlachetne i eleganckie, a przede wszystkim trwałe drewniane meble o finezyjnych kształtach, obitą skórą kanapę i duże wygodne fotele dla kontrahentów, z beżowymi lub szarymi ścianami wnętrza podkreślą powagę stanowiska np. notariusza, adwokata czy księgowego pracującego w takim biurze. Długą tradycję tych zawodów warto zaakcentować pasującymi do nich dodatkami – nie ilość bowiem ma tu znacznie, ważniejsza jest jakość. Wszystko, co umieścimy w biurze, pokaże naszym klientom, kim naprawdę jesteśmy i co jest dla nas ważne. Chcąc wzbudzić większe zaufanie klienta i stworzyć bardziej intymną atmosferę podczas spotkania (np. w gabinecie psychoanalityka), warto zastosować żyrandole i lampy zdobione kryształami, które dają rozproszone światło. Należy jednak bardzo uważać, by nie przedobrzyć. Przestylizowane wnętrze będzie nosić znamiona kiczu, a cel jest przecież przeciwny – ma się kojarzyć z dobrym gustem.
Orient
Powiew kultury Dalekiego Wschodu w firmie pasuje m.in. do branży spa, turystycznej i gastronomicznej (jeśli podajemy orientalne potrawy). Na ścianach widnieć powinny róże, fiolety, czerwienie i pomarańcze „przyprawione” złotem, do tego kolorowe i błyszczące dodatki, a na podłodze powinien leżeć strojny dywan. Orient stawia na przepych, dlatego nie może zabraknąć stylowych rzeźb, świeczników, kadzidełek, lampionów. Meble – tylko i wyłącznie drewniane – najlepiej w stylu kolonialnym, wykonane z drewna egzotycznego, które dodadzą niesamowitego klimatu. Firma wybierająca taki styl stawia przede wszystkim na zachowanie równowagi i harmonii. Są tacy, którzy preferują meble kolonialne i powiew Orientu na ścianach: masywne ramy drewniane z płótnem pokrytym grubo nałożoną farbą olejną. Ta elegancka aranżacja wnętrz plus poczęstunek dla gościa w postaci dobrej, aromatycznej kawy i pralinki (jest to wskazane w każdym biurze – bez względu na wystrój) sprawi, że klient będzie łatwiejszy do „oswojenia” i jest szansa, że straci swoją czujność podczas negocjacji biznesowych… bo orientalne dekoracje przypomną mu o wakacjach, podczas których rzadko kto oszczędza pieniądze.
Blisko natury
Dla tych, którzy są związani z branżą ekologiczną, polecam styl naturalny. Do aranżacji tak zaprojektowanego biura należy użyć kolorów ziemi: brązu, beżu, bieli, czerni, szarości czy zieleni. Ten styl stroni od dekoracji (a jeśli już, to są to dodatki wykonane z makulatury czy pudełek po jajkach). Idealnymi dodatkami będą wielkie zielone rośliny w glinianych donicach lub ozdobne kompozycje z gałęzi w szklanych wazonach. W każdym stylu bardzo ważnym elementem są kwiaty: wprowadzają życie do biura, emanując zielenią i świeżością i budząc zarazem pozytywne skojarzenia. Jeśli fotel lub sofa – to tylko z wykończeniem rattanowym. W wersji egzotycznej zamiast rattanu dominuje bambus, korek, kauczuk lub trawa morska. W takim biurze klient poczuje się jak na łonie natury – podczas negocjacji będzie zupełnie zrelaksowany.
W stylu naturalnym panuje kompozycyjny minimalizm i harmonijna gra tradycyjnych materiałów, m.in. wełny, kamieni, ceramiki, metali, recyklingowej tektury czy szkła. Meble – obowiązkowo drewniane – powinny być utrzymane w prostej i funkcjonalnej formie. Światło w pomieszczeniu powinno być także ciepłe i naturalne. Okna warto ozdobić firankami lub zasłonami z lnu. Do tego idealnie pasuje podłoga wykonana z surowych desek, najlepiej ze śladami po kornikach, raczej olejowana aniżeli lakierowana.
Gdzieś pomiędzy
Jeśli mamy problem z wyborem odpowiedniego stylu, niekiedy dobrze jest zdecydować się na meble, które nie są ani zbyt tradycyjne, ani zbyt nowoczesne. Wtedy zawsze można nadać wnętrzu charakteru łatwo wymienialnymi dodatkami. Bezpieczna będzie jasna podłoga i białe ściany. Tego typu klasyka wcale nie musi być nudna. Designerski pazur znakomicie oddadzą kolorowe dodatki, np. pomarańczowo-zielony obraz, który przyciągnie uwagę klientów i wprowadzi ich w pozytywny nastrój.
Magia dodatków
Aby biuro stało się czymś więcej niż tylko eleganckim wnętrzem, niezbędne jest nadanie mu indywidualnego charakteru przez wyżej wymienione dodatki. Warto pamiętać przy tym, że banalne przedmioty codziennego użytku zdradzają światu naszą osobistą hierarchię ważności. Wszystko, co umieścimy w biurze, pokaże potencjalnym klientom, kim naprawdę jesteśmy i co jest dla nas najbardziej istotne w pracy i życiu. Jeśli spodziewamy się zagranicznego klienta, warto mieć dyskretnie wyeksponowany jakiś symbol narodowy przedstawiciela danego państwa – na pewno uznane to zostanie za miły gest i zapunktujemy w negocjacjach. Na wszelki wypadek na okoliczność negocjacji międzynarodowych można wyposażyć się w regionalne gadżety, które czekają uśpione w szufladzie na właściwy moment (z naszym logo lub bez). Niekiedy taki akcent regionalny, np. w postaci krasnala z Wrocławia podarowany w prezencie na zakończenie spotkania biznesowego ucieszy naszego kontrahenta i zaktywizuje w nim regułę wzajemności, która zaowocuje kontraktem.
To, jakie obrazy zdobią ściany, bardzo dużo mówi o zasadach panujących w firmie. Obrazy czy plakaty wiszące w biurze zdradzają gust i upodobania osoby, która je powiesiła. Ponurym dziełom sztuki mówimy nie. Tego typu dekoracje nadają się co najwyżej do zakładów pogrzebowych, gdyż nastrajają do zadumy i refleksji nad sensem życia, chociaż tam także ich nie polecam.
Ludzie, do których przemawiają w negocjacjach argumenty emocjonalne, wieszają chętniej fotografie krewnych i przyjaciół. Dodatkami można także zaakcentować swoje hobby. Portrety właściciela firmy mogą świadczyć o jego skłonnościach do narcyzmu. Sprytny klient może ten szczegół wykorzystać na swoją korzyść w negocjowaniu ceny produktu, odwołując się do nieomylności i atrakcyjności prezesa lub do relaksacyjnych zalet gry, np. w golfa, czym uśpi jego czujność.
Jak więc widać, na ścianach znajdują się liczne wskazówki, które mogą pomóc potencjalnemu klientowi w negocjacjach i są dla niego punktem zaczepienia (w trakcie small talk). W biurze nie należy zostawiać zbyt wiele informacji na swój temat: każdy trop może bowiem zostać wykorzystany przeciwko nam przez wyszkolonego w technikach sprzedaży kontrahenta. Jeśli już chcemy, to róbmy to z głową, tak aby wzbudzić zaufanie klienta i świadomie zbudować swój profesjonalny wizerunek.
Dobrze dobrane dodatki podkreślają nasz prestiż i świadczą o tym, że potrafimy i lubimy podejmować trafne decyzje, mamy jasno określony styl. Pamiętajmy, że we własnym biurze musimy dobrze się czuć i jeszcze lepiej wyglądać. Jeśli nie wiemy, jakie dodatki mogą być właściwe, to zamiast eksponować kicz, postawmy na skromność, ład i minimalizm.

Książki, dyplomy, rekomendacje, certyfikaty
Oprócz artystycznych akcentów warto przeznaczyć część ściany na dyplomy, rekomendacje (stanowią one idealny dowód słuszności społecznej) i certyfikaty (np. podkreślające rzetelność firmy czy jej innowacyjność), jeśli takimi dysponujemy. Dzięki nim staniemy się bardziej wiarygodni. Aby w umyśle potencjalnego klienta zbudować wizerunek profesjonalisty, warto wykorzystać także książki i magazyny branżowe, będące idealnym narzędziem marketingowym. Czynią one każde wnętrze biurowe atrakcyjniejszym i robią pozytywne wrażenie na potencjalnych klientach.
Ściany mają nie tylko uszy, ale i tęczówki
Dobór kolorystyki biurowych wnętrz to, wydawałoby się, sprawa indywidualna. Okazuje się jednak, że każda branża ma swoją, dedykowaną gamę kolorów. Dlatego należy zadbać nie tylko o to, by barwy były harmonijnie dobrane, ale także aby były dopasowane do specyfiki produktów/usług. Od tego zależy nie tylko komfort i efektywność naszej pracy, ale także decyzje zakupowe podejmowane przez naszych potencjalnych klientów. Psychologowie udowadniają, że każdy kolor ma swoje znaczenie i wpływ na stan emocjonalny człowieka. Wchodząc do biura, dostrzegamy najpierw obrazy i kolory za pomocą prawej półkuli, która jest zbyt leniwa, aby wizualnie cokolwiek dogłębnie analizować – albo jej się podoba wnętrze, albo nie. Prawa półkula jest żądna emocji: tylko atrakcyjny obraz jest w stanie ją przekonać. Dopiero rozmowa z pracownikiem aktywizuje lewą półkulę odpowiedzialną za logiczne myślenie i analizę argumentów racjonalnych. Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie to zazwyczaj wrażenie wizualne (prawa półkula), a nie werbalne (lewa półkula), dlatego tak ważna jest aranżacja biura: dobór właściwych kolorów, mebli i dodatków.
Chłodne barwy, takie jak biel, kolor szary czy stalowy, wyciszają i tonizują atmosferę wewnątrz pomieszczenia. Idealnie nadają się do biur, w których pracownicy potrzebują skupienia i koncentracji uwagi (np. branży finansowej, badawczej czy analitycznej, m.in. podczas prowadzenia statystyk, analizy wykresów na GPW czy świec na rynku walutowym Forex). W biurach maklerskich należy unikać czerwieni (zarówno w formie dodatków, jak i koloru ścian), gdyż ta aktywizuje na poziomie podświadomym lęk przed spadkami na giełdzie i podwyższa ciśnienie. Czerwona strzałka na wykresie pnąca się do góry to karygodny błąd, ponieważ to zielony od wieków kojarzy się ze wzrostem (wzrost roślin), naturą, pieniędzmi (zielone „dolce”). W biurach doradców finansowych zielony to najtrafniejszy wybór – symbolizuje przecież hossę, daje nadzieję. Zieleń także sprawdzi się w gabinecie lekarskim czy spa, gdyż uspokaja.
Branża turystyczna powinna iść w kierunku kolorów kojarzonych ze słońcem, piaskiem i latem, które obudzą w potencjalnym kliencie radość, chęć zabawy i tęsknotę za wypoczynkiem – polecane kolory to ciepłe odcienie żółci, ekstrawagancka pomarańcza, morski niebieski, soczysta zieleń. Blady żółty to kolor, który obok chłodnej bieli także sprzyja myśleniu logicznemu i analitycznemu – polecany jest szczególnie w biurze rachunkowym. Myślenie kreatywne pobudza wcześniej już wspomniany pomarańczowy, błękitny, czerwony, więc te kolory idealnie nadają się do agencji reklamowych i działów marketingu. Należy jednak zachować umiar w ich aplikowaniu i nie zdobić nimi wszystkich ścian, gdyż drażnią siatkówki oka. Zbyt wiele czerwieni może spowodować przyspieszenie bicia serca i rytm oddychania. Jedna ściana peryferyczna w kolorze krwistoczerwonym lub dodatki zdecydowanie zaspokoją apetyt kreatywnych pracowników. Jeśli zależy nam na ochłodzeniu gorącej atmosfery w pracy, polecam pastelowy niebieski. Obniży on panującą w firmie temperaturę nawet o 3°C i także ciśnienie nadpobudliwego szefa. Niebieski pomaga także w koncentracji na zadaniu, wyzwala podświadomie poczucie lojalności wobec marki, symbolizuje wytrwałość, niezawodność, mądrość (stąd tak chętnie są noszone niebieskie koszule przez polityków). Jeśli w biurze często dochodzi do konfliktów pracowniczych i napadów agresji, sugeruję pastelowy róż – ma działanie uspakajające. Różowy idealnie nadaje się do branży matrymonialnej lub ślubnej jako odwieczny symbol romantyczności. Zaś odcienie brązu idealnie sprawdzą się na ścianach agencji ubezpieczeniowych, gdyż klient otoczony brązem ma poczucie bezpieczeństwa, stabilności i niezawodności. Brązowy to kolor ziemi. Klient w takim kolorze zupełnie nieświadomie odkryje, że Twoja firma twardo stoi na ziemi, a on nie straci gruntu pod nogami, podpisując z nią kontrakt.
Kolory ścian bez wątpienia wpływają na samopoczucie pracowników i procesy zakupowe klientów. Jeśli obrazy wnoszą dużo kolorów do wnętrza (to dobrze, bo kolorowe wnętrza są optymistyczne), należy zrezygnować z pstrokatych ścian. Natomiast jeśli brak jakichkolwiek barw, trzeba o nich pomyśleć jak najszybciej. Uniwersalna „trójca święta” jeśli chodzi o kolory, to: biały – idealny do higienicznych gabinetów lekarskich, symbolizujący czystość, młodość i prostotę, stylowy czarny – pełen mocy zwycięstwa i bezkonkurencyjny szary, idealnie komponujący się z każdym innym.
Pamiętajmy jednak, że kolory mogą mieć różne znaczenie w różnych kulturach i krajach, podobnie jak słowa, dlatego warto poczytać na temat psychologii koloru na etapie planowania aranżacji własnego biura.
Jak więc widać, w wystroju wnętrza nic nie jest obojętne, a nasze biuro wysyła multum komunikatów wpływających podświadomie na procesy sprzedażowe. Uniwersalną zasadą jest zaplanowanie idealnej przestrzeni komunikacyjnej. Zgodnie z zaleceniami psychologów biznesu biurko szefa powinno stać po przekątnej do drzwi wejściowych, dzięki czemu będzie mógł on zyskać kilka sekund na przygotowanie się na wejście klienta.
Bez względu jednak na styl wnętrza, kluczowe dla budowania pozytywnego wrażenia jest utrzymanie biura w czystości. Nieład artystyczny na biurku może i jest kreatywny, ale jeśli nie jest to agencja reklamowa, to sugeruje on niepoukładanie biznesowe, chaotyczny styl zarządzania i na poziomie podświadomym może zdewaluować nasze kompetencje. Miejsce spotkań biznesowych powinno być przede wszystkim estetycznie wykończone (zapomnijmy o brudnych ścianach i odpadającym tynku… chyba że jest to przemyślana forma artystyczna) i musi nawiązywać do charakteru prowadzonej działalności. Akcesoria elektryczne i kable, zamiast wić się po biurku i po podłodze niczym boa dusiciele, zdecydowanie lepiej prezentują się w dyskretnej aranżacji. Bez względu jednak na wybrany styl wystroju biuro powinno być funkcjonalne, schludne, zindywidualizowane, a co najważniejsze – należy w tym wszystkim zachować umiar, ład i harmonię. Do tego dołączamy aromat kawy w powietrzu i klient jest „nasz”. Liczy się jakość doznań sensorycznych, które serwujemy naszym klientom na pierwszy rzut oka i „doznanie” nosa. A uwodzenie ucha zostawiam na kolejny artykuł, w którym skupię się na omówieniu technik sprzedaży i rodzajów argumentacji. Tymczasem przyjrzyjmy się naszym biurom i zadbajmy o to, by pierwsze wrażenie z nimi wiązane było jak najlepsze.
Autor: Dagmara Klekowska, psycholog biznesu, doradca ds. marketingu, Denigma Specjaliści ds. Kreowania Wizerunku Biznesowego, denigma.pl
Artykuł pochodzi z magazynu MARKETER+
Magazyn możesz zamówić na www.marketerplus.pl