Biuro idealne
Wynajem powierzchni biurowej to nie bułka z masłem – otwarcie biura lub przeprowadzka już istniejącego to poważna operacja, w której nie może być miejsca na jakiekolwiek niedopowiedzenia. Poniżej prezentujemy kilka rad, dzięki którym przedsiębiorcy poszukujący nowego biura mogą zaoszczędzić sporo pieniędzy… i nerwów.
Zastanów się, czego potrzebuje Twoja firma. Jaki typ biura będzie najodpowiedniejszy dla charakteru pracy twojego przedsiębiorstwa? Firmy zatrudniające niewielu pracowników – jak np. kancelarie prawne czy agencje reklamowe i public relations nie potrzebują wielkich przestrzeni, dzięki czemu mogą wynajmować biura np. w starych kamienicach czy willach w ekskluzywnych lokalizacjach. Taki prestiżowy adres wcale nie musi być droższy od nowoczesnych biurowców klasy A ze względu na m.in. brak powierzchni wspólnych i niższe koszty eksploatacyjne. Z kolei firmy, których pracownicy nie mają częstych bezpośrednich kontaktów z klientami mogą ulokować się w tańszych biurowcach na obrzeżach miast.
Dobrze wylicz potrzebną powierzchnię. Przyjmuje się, że do komfortowej pracy potrzeba ok. 15 metrów kwadratowych na każdego pracownika. Pamiętaj, że w przyszłości twoja firma – a tym samym jej biurowe potrzeby – może się rozrastać, więc warto zawczasu sprawdzić, czy będzie istniała możliwość powiększenia wynajmowanej przestrzeni w danym budynku.
Skorzystaj z usług wyspecjalizowanych agencji doradczych. W przeciwieństwie do rynku mieszkaniowego, gdzie mieszkanie przy odrobinie wysiłku można znaleźć i kupić samemu, pomoc profesjonalnego pośrednika przy wynajmie biura może okazać się niezbędna. Wyspecjalizowane agencje posiadają własne ogromne bazy powierzchni do wynajęcia, doświadczeni negocjatorzy pomogą wypracować jak najbardziej korzystne umowy najmu, a działy prawne zapewnią bezproblemowy przebieg całej operacji.
Podczas negocjacji domagaj się tzw. bonusów i zachęt. Obecna sytuacja rynkowa i wysoki poziom pustostanów sprawiają, że rynek należy do klienta i deweloperzy oraz zarządcy, oprócz obniżek czynszu lub tzw. wakacji czynszowych, oferują potencjalnym najemcom dodatkowe korzyści, jak darmowa przeprowadzka, wykończenie wnętrz czy umeblowanie biura.
Zwróć uwagę na recepcję i sale konferencyjne. Są to wizytówki twojej firmy, na których wystroju nie powinno się oszczędzać (choć bizantyjski przepych również nie jest wskazany). Działa tu stara, dobra zasada pierwszego wrażenia i jeśli klient odwiedzający twoją firmę po raz pierwszy zapamięta tę wizytę negatywnie, trudno będzie zatrzeć ten obraz.
Zadbaj o dogodny dojazd i miejsca parkingowe dla pracowników. Jeśli nie możesz zapewnić miejsc parkingowych dla większości pracowników – co w centrach dużych miast jest szczególnie trudne, a miesięczne abonamenty parkingowe słono kosztują – dołóż starań, aby do twojej siedziby bez problemów można było dojechać komunikacją miejską, także wcześnie rano i późnym wieczorem. W Warszawie szczególnie cenione są lokalizacje w bezpośredniej bliskości stacji metra, w Trójmieście – w pobliżu stacji Szybkiej Kolei Miejskiej.
Sprawdź, czy rozważany przez ciebie budynek posiada certyfikaty ekologiczne. Należą do nich np. LEED czy BREEAM. Choć w wielu przypadkach certyfikaty te są tylko marketingowym wabikiem deweloperów, w budynkach certyfikowanych na najwyższych poziomach obligatoryjnie musi znaleźć się wiele usprawnień, dzięki którym eksploatacyjna część kosztów wynajmu będzie niższa (np. dzięki wydajnym systemom klimatyzacyjnym lub energooszczędnemu oświetleniu). Twoi pracownicy z pewnością docenią stojaki na rowery czy zielone patio, gdzie będą mogli odpoczywać w przerwach od pracy.
Pamiętaj, że zadowolony pracownik to wydajny pracownik. Jeśli w budynku, w którym ulokujesz swoje biuro, znajdą się takie udogodnienia jak sklep spożywczy, fitness club czy nawet przedszkole dla dzieci pracowników biurowca, skorzystają na tym wszyscy – pracownicy, ty i twoja firma.
Należy pamiętać, że proces poszukiwania nowego biura to długotrwała operacja i przymierzając się do przeprowadzki powinniśmy rozpocząć nasze starania na co najmniej 6 miesięcy przed wygaśnięciem naszej aktualnej umowy najmu. Jeśli zdecydujemy się na podpisanie umowy przednajmu (pre-lease) w budynku, który jeszcze nie został oddany do użytku, możemy liczyć na atrakcyjne warunki najmu.
