Zarządzanie finansami – poziom ninja. Wywiad z Michałem Szafrańskim

Gdy prowadzisz własną działalność, temat jej finansów staje się nieodłącznym elementem Twojej codzienności. Planowanie, zarządzanie i podatki często spędzają sen z powiek.

O tym, jak zaprowadzić i utrzymać porządek w finansach firmowych – rozmawiam z Michałem Szafrańskim. Autorem książki Finansowy ninja (jej sprzedaż wyniosła już ponad 30 tys. egzemplarzy) oraz blogerem finansowym, który na łamach www.jakoszczedzacpieniadze.pl pisze na temat finansów i oszczędzania, pomagając nadrobić zaległości w edukacji finansowej Polaków.

 
Rozmowę chciałabym zacząć od Twojej historii. Budowę obecnej działalności rozpocząłeś, pracując jednocześnie na etacie. Po pewnym czasie zdecydowałeś się, że opuścisz dotychczasowe miejsce pracy, by w 100% zająć się swoim biznesem. Powiedz, z czym miałeś najwięcej problemów, kiedy startowałeś oraz jak wyglądały w tym okresie Twoje finanse?

Doprecyzuję, że prowadzę blog i to wokół niego zbudowany jest mój biznes. Początki były skromne. Po pół roku pisania blogu równolegle z pracą – zdecydowałem się porzucić etat. Czułem, że blog może być zaczynem własnej firmy, ale wiedziałem też, że wymaga czasu, którego nie miałem, spędzając ponad 8 godzin dziennie w dotychczasowej pracy.

Decyzja o przejściu na swoje nie była łatwa. Wtedy pierwszy raz w życiu zaciągnąłem kredyt hipoteczny – refinansujący wcześniejszy zakup mieszkania za gotówkę. Pieniądze wróciły na moje konto, dzięki czemu mogłem podjąć ryzykowny krok otwarcia własnej firmy i skupić się na szukaniu modelu biznesowego bez martwienia się przez 2 lata o to, czy firma będzie uzyskiwać przychody. Udało się. Po roku byłem już w podobnej sytuacji finansowej, jak pracując na etacie. Trzy lata później spłaciłem cały kredyt bez żadnej szkody dla domowego i firmowego budżetu.
Najtrudniej było chyba uwierzyć w to, że prowadząc bezpłatny blog, mogę zaoferować jego Czytelnikom dodatkowe, płatne produkty – takie jak mój kurs Budżet domowy w tydzień. Niepotrzebnie się martwiłem.

Dla zdecydowanej większości przedsiębiorców konto firmowe jest głównym, jedynym źródłem dochodu. Środki z działalności pokrywają koszty życia mikroprzedsiębiorcy, opłaty stałe, żywność, transport. Z tego miejsca także wypływają środki na pokrycie VAT-u, podatku dochodowego czy księgowości. Twierdzisz, iż łączenie finansów osobistych z firmowymi nie do końca jest zdrowe. Jak powinna wyglądać zatem struktura kont osoby, która ma działalność gospodarczą?

Chociaż nie jest to prawnie wymagane, to zdecydowanie zalecam posiadanie oddzielnych kont prywatnych i firmowych. Dzięki temu na bieżąco będziemy wiedzieć, ile pieniędzy jest w kasie firmowej i unikniemy także mieszania wydatków firmowych i prywatnych.

Podobnie jak w przypadku dobrze prowadzonych finansów domowych, także i w firmie warto mieć porządek: jedno konto ROR do obsługi bieżących płatności i co najmniej jedno konto oszczędnościowe, na którym będziemy posiadać rezerwy finansowe na kolejne miesiące i większe inwestycje. Sugeruję także założenie oddzielnych kont oszczędnościowych na potrzeby odkładania pieniędzy na płatności podatków VAT i PIT – zwłaszcza, gdy firma rozlicza się z nich kwartalnie.

Spójrzmy na to z innej strony: rachunki domowe i tak trzeba zapłacić, a jedzenie za coś kupić. Jeśli przedsiębiorca nie płaci sobie co miesiąc pensji, to skąd ma pieniądze? Najczęściej po prostu podbiera z konta firmowego. A to prosta droga do kłopotów. Nie wiadomo dokładnie, w jakim stopniu firma finansuje nasze życie, a kiedy to my zaczynamy się dokładać z pieniędzy prywatnych do funkcjonowania firmy. Przedsiębiorca mający tego typu problem tym bardziej powinien wypłacać sobie stałą pensję co miesiąc. Jej wysokość musi wystarczać na pokrycie kosztów życia.
Nie ma dobrej odpowiedzi na pytanie, jaki procent dochodu uznać za bezpieczny dla firmy. W mojej firmie uznaję, że do wypłaty dla mnie jest 30% kwartalnego zysku firmy, ale dopiero po pokryciu wszystkich kosztów oraz zapłacie podatków (VAT i zaliczki na PIT). Co więcej, taka „premia” należy mi się dopiero wtedy, gdy w firmie utworzyłem już rezerwy finansowe pozwalające pokryć 12 miesięcy kosztów.

Co z rozliczeniem comiesięcznych PIT i VAT? Twierdzisz, że przedsiębiorcy powinni na bieżąco odkładać zaliczki na podatek dochodowy oraz VAT. Jak to miałoby wyglądać? Rozumiem, iż jako przedsiębiorca mam pozostawiać na ten cel orientacyjną kwotę?

Tak. W przypadku, gdy fakturujemy klientów i kontrahentów, stosując VAT 23%, warto przelewać 19% wpływającej kwoty brutto na subkonto oszczędnościowe, które nazwiemy VAT. Dodatkowe 15% wpływów brutto (lub 16% jeśli rozliczamy się podatkiem liniowym) przelejmy na inne subkonto oszczędnościowe, które nazwiemy PIT. Rozdzielając pieniądze w ten sposób, na bieżąco będziemy widzieć, ile środków mamy do dyspozycji (stan firmowego konta ROR) i ile z grubsza mamy do zapłaty podatku VAT oraz zaliczki na PIT.

Rozliczenie kwartalne to podstawowy sposób optymalizacji podatkowej. W takim przypadku podatek od dochodu osiągniętego w styczniu zapłacimy dopiero w kwietniu. Jeśli nasza firma ma nieregularne przychody, to takie rozwiązanie pozwala płacić dużo mniejsze zaliczki na PIT niż w przypadku rozliczeń comiesięcznych. Wiedząc, jaki dochód wygenerowaliśmy w styczniu i lutym, można dokonać niezbędnych zakupów w marcu – jeszcze przed końcem kwartału, co pozwoli zapłacić niższy podatek dochodowy. Analogicznie funkcjonuje to w przypadku VAT płaconego kwartalnie. Dodatkowym argumentem jest to, że środki na VAT i PIT leżą przez dłuższy czas na naszym oprocentowanym koncie oszczędnościowym.

Jedno z trudniejszych zadań, jakie ma przed sobą przedsiębiorca, to planowanie finansów. Wspomniałeś jednocześnie, iż Ty sam spędzasz sporo czasu właśnie na planowaniu. Czy mógłbyś powiedzieć, jak planowałeś finanse w początkowym etapie rozwoju biznesu, gdy nic nie było przewidywalne i pewne, a jak planujesz dziś?

Starałem się wtedy sam wprowadzić element przewidywalności. Przykładowo: zakładając, że moim celem było osiągnięcie 200 tys. zł przychodów rocznie, oznaczało to, że średnio miesięczny przychód musi wynieść około 17 tys. zł. Planowałem tak swoje działania i projekty, aby taki wynik udało się osiągać. Co tydzień siadam na 1-2 godziny do finansów, a co kwartał dokonuję gruntownego przeglądu celów i sposobów ich realizacji.

Dużo uwagi w swojej książce, ale również prezentacji, poświęciłeś budowie rezerw finansowych w postaci poduszki finansowej. Czy sam byłeś kiedyś zmuszony, aby z tego skorzystać? Jeżeli tak, to czy wypłacałeś sobie takie sumy jak sprzed tego okresu, czy może niższe?

Tak jak wspomniałem na początku rozmowy, byłem w nieco innej sytuacji. Moją poduszką na początku działalności były pieniądze z kredytu hipotecznego. Niemniej jednak prawdą jest, że priorytetem przez pierwsze lata działania firmy, było odłożenie kwoty umożliwiającej spłatę tego kredytu oraz dodatkowych oszczędności. W tym czasie konsumpcja była ograniczona, a dodatkowe środki inwestowałem przede wszystkim w firmę – w nowe produkty, które zwiększały mi przychody.

Teoretycznie wiemy, iż w sytuacji, gdy założenia wymykają się spod kontroli, dobrze mieć plan B. Najtrudniejsze jest jednak podjęcie decyzji o momencie, w którym porzucimy plan A, aby wdrożyć plan B. Jak zdefiniować ten moment?

Niektórzy twierdzą, że takie rozważania o planie B są jak prognozowanie własnej klęski i nie należy tego robić. Ja się z tym nie zgadzam. Uważam, że w każdej działalności potrzebne są założenia dotyczące tego, kiedy ewentualnie „wyciągnąć wtyczkę”, czyli przy jakim stanie finansów w firmie uznamy, że ciągnięcie niedochodowego biznesu nie ma większego sensu.

Przykładowo: jeśli łączne zadłużenie firmy przekroczy poziom 50 tys. zł (to tylko przykład!), będzie to sygnał, że należy zamknąć działalność i szukać pieniędzy na pracy etatowej.

Na koniec chciałabym Cię jeszcze zapytać o źródła wiedzy na temat finansów firmowych. Z czego Ty korzystasz i co byś polecił naszym przedsiębiorcom?

Chciałbym móc wskazać takie jedno dobre źródło. Niestety nie znam. Strzępy informacji zbieram na specjalistycznych blogach biznesowych, np. http://tosieoplaca.pl Agnieszki Skupieńskiej, https://www.ifirma.pl/blog oraz https://www.infakt.pl/blog/.
Zapraszam także do czytania http://jakoszczedzacpieniadze.pl. Coraz częściej zapuszczam się w rejony interesujące przedsiębiorców.

Dziękuję za rozmowę.