Jeśli, tak jak ja, jesteś przedsiębiorcą i w większym lub mniejszym stopniu decydujesz o wykorzystaniu swojego czasu, to prawdopodobnie jesteś narażony na ciągłą walkę z pokusami, które zabierają Ci Twój cenny czas.
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak dużą rolę w ich życiu odgrywają złodzieje czasu, dopóki nie zanalizują swojego dnia i nie zobaczą czarno na białym, jak wiele czynności jest niepotrzebnych. Kilku złodziei na pewno masz już zidentyfikowanych. Zapewne jeśli ktoś Cię zapyta, to żwawo przytakniesz, że marzysz o tym, by się ich pozbyć. Ale co zrobiłeś do tej pory, by faktycznie tak się stało?
Pozwól, że zaprezentuję 10 rzeczy, które kradną Ci Twój cenny czas w pracy oraz sposoby na to, jak ich się pozbyć.
1. Brak planu dnia
Plan dnia oparty na celach, które chcesz zrealizować, jest podstawą efektywnego działania. Plan oznacza, że codziennie, co tydzień, co miesiąc, co kwartał i co rok nakreślasz sobie drogę realizacji swoich celów. Zakładam, że jesteś przedsiębiorcą, który chce rozwijać swoją firmę, chce stawiać na jakość i dbać, by ta jakość usług czy też produktów była coraz wyższa. To są cele, które stoją przez Tobą. Cele nie realizują się same, nie realizują się przypadkiem (a przynajmniej bardzo rzadko).
To są cele, które realizują się z dnia na dzień za pomocą Twoich działań. Jeśli te nie będą zaplanowane – nie zrealizujesz ich. Zacznij więc już dziś wieczorem – zaplanuj jutrzejszy dzień. Określ, które działania są najważniejsze i od nich zacznij.
2. Robienie rzeczy pilnych zamiast ważnych
Jeśli jeszcze nie planujesz, to może się zdarzyć, że gdy rozpoczynasz pracę, pochłania Cię wir spraw niecierpiących zwłoki. Zadań na już, na teraz, na wczoraj. Zadań super-, hiperpilnych. Ale czy ważnych? Zadanie ważne to takie, którego niewykonanie pociąga za sobą istotne konsekwencje dla realizacji Twojego celu. Zadanie pilne to tylko takie, które ma pilny termin. Czasami oczywiście będziesz miał do czynienia z zadaniem i ważnym, i pilnym, jednak niestety najczęściej jest tak, że głównie skupiamy się na realizacji zadań pilnych, gdyż termin ma dla nas kluczowe znaczenie.
Plan dnia ma Cię właśnie uchronić przed tą pułapką. Spokojnie zastanów się, które zadania są naprawdę ważne, a które tylko pilne i zaplanuj dzień adekwatnie do tych przemyśleń.
3. Brak skupienia się
Brak umiejętności skupienia to niestety choroba naszych czasów. Żyjemy w świecie, w którym jesteśmy atakowani olbrzymią ilością informacji, a każdy marzy tylko o tym, by przyciągnąć Cię właśnie do swojego źródła.
Robienie kilku rzeczy na raz i bycie w ciągłym kontakcie ze światem wcale nie spowoduje, że będziesz szybszy, efektywniejszy i wydajniejszy. Wręcz przeciwnie – wszystkie badania pokazują, że czas przeznaczony na kilka zadań wykonywanych jednocześnie wydłuża się w stosunku do czasu realizacji zadań wykonywanych pojedynczo.
Jeśli zdarza Ci się rozpoczynać dużo zadań jednocześnie, ale nie masz energii na ich ukończenie, to może właśnie to jest powód. Zmień ten nawyk i zacznij od jednego, ale zrealizuj je od A do Z.
4. Niekontrolowane pogaduchy
Jeśli pracujesz z ludźmi, zwróć uwagę, ile czasu faktycznie poświęcasz na pracę, a ile na rozmowę, plotki, wymianę informacji, żarty i inne rozpraszacze. Pracując w większym gronie na jednej wspólnej przestrzeni, warto ustalić zasady obowiązujące Was wszystkich – na przykład takie, że o sprawach prywatnych rozmawiacie tylko w kuchni.
5. Media społecznościowe
Dzisiaj w zasadzie każdy prowadzi swój biznes między innymi na jakimś portalu społecznościowym. Ty zapewne też. Czas spędzany na tych portalach w pracy powinieneś traktować jak każdą inną aktywność, czyli zaplanować. Wchodząc na portal, musisz wiedzieć, co chcesz tam zrobić, co osiągnąć i jak długo będzie to trwało.
6. Przekonanie o potrzebie kontroli
Kolejna zmora współczesnych czasów, w których wmawia się nam, że perfekcjonizm to zaleta. Dbanie o jakość naszych usług i produktów jest zaletą, jednak perfekcjonizm powoduje, że nie jesteś w stanie zaufać innym osobom, gdyż tylko Ty czujesz się gwarantem doskonałej jakości swojej pracy.
Dodatkowo perfekcjoniści mają tendencję do przekładania terminów, gdyż ciągle dopieszczają jakość tego, co tworzyli. Jeśli i Ciebie to dotyczy, poproś kogoś o wsparcie. Niech zaufana osoba monitoruje Twoje działania i da znać, gdy jakość tego, co robisz, będzie wystarczająco dobra.
7. Brak delegowania zadań
Brak delegowania zadań dotyczy oczywiście w największym stopniu kadry menadżerskiej, ale nie tylko. Każdy przedsiębiorca dążący do perfekcjonizmu będzie miał problem z delegowaniem zadań, gdyż pokutuje w nim przekonanie o tym, że jedynie on potrafi doskonale stworzyć dany produkt lub usługę. Jeśli zauważasz u siebie takie skłonności, zastanów się, na czym zależy Ci bardziej – czasie czy jakości.
Jeśli jednak jesteś szefem, pamiętaj, że delegowanie zadań jest sposobem na radzenie sobie z brakiem czasu, a także na rozwijanie pracowników. Tylko w ten sposób doskonalą swoje kompetencje pracownicze, a Ty kompetencje zarządcze.
8. Bałagan w dokumentach
Sprawdź, czy potrafisz zrealizować poniższe zadania:
- znajdź umowę kredytu na mieszkanie/samochód/ dom;
- znajdź swój paszport;
- sprawdź, w jakim terminie zapłaciłeś ostatni rachunek za prąd;
- znajdź swoje ostatnie świadectwo pracy.
Czy jesteś w stanie w ciągu 4 minut znaleźć powyższe dokumenty? Jeśli tak, nie musisz czytać tego fragmentu, gdyż prawdopodobnie masz doskonały porządek w dokumentach (lub doskonałą asystentkę). Jeśli jednak nawet nie wiesz, gdzie ich szukać, to bardzo prawdopodobne, że często na tym tracisz czas. Porządek w dokumentach jest podstawą działania każdego przedsiębiorcy.
9. Źle zaplanowane spotkania
Jak często uczestniczysz w spotkaniach? Jak często wzdychasz, gdy masz w nich uczestniczyć? A jak często sam je organizujesz? Czy zaproszone osoby są zadowolone z uczestnictwa? Czy po odbytym spotkaniu mówią: świetnie, że byłem!
Źle zaplanowane i zrealizowane spotkania, to (oprócz źle zarządzających szefów) najczęstsze dwa czynniki wpływające negatywnie na efektywność pracy pracowników. Organizując następne spotkanie, zaproś na nie tylko tych, których obecność jest absolutnie kluczowa. Nie zapraszaj tych, którzy „przydałoby się, żeby byli”, gdyż dla nich będzie to strata czasu, dla Ciebie większa liczba osób do opanowania.
Pamiętaj, by każde spotkanie miało konkretną agendę, której będziecie się trzymać, oraz zasady pracy obowiązujące wszystkich.
10. Odkładanie spraw na później
Czyli po polsku mówiąc – prokrastynacja. Występuje najczęściej wtedy, gdy zamiast sprawami ważnymi w pierwszej kolejności zajmujemy się pilnymi. Gdy nie masz planu działania i listy zadań na dany dzień, łatwiej jest Ci odkładać zadania na później. Zacznij określać swoje cele i budować ścieżkę ich zrealizowania (czyli plany działania), a przestaniesz odkładać sprawy na później.
Zadbaj też o to, by „później” pojawiły się tak ciekawe aktywności, że nie będziesz miał ochoty przesuwać tam swoich aktualnych zadań.
