Efektywne zarządzanie projektami w firmie

Zarządzaj z głową

W dzisiejszych czasach prawie każda firma, organizacja czy instytucja realizuje różnorodne projekty: szkoleniowe, IT czy inwestycyjne. Aby skutecznie zarządzać zarówno małymi projektami, jak i dużymi portfelami, potrzebna jest nie tylko specjalistyczna wiedza i doświadczenie, ale również znajomość internetowych narzędzi komunikacji, które znacząco obniżają koszty, a przede wszystkim pozwalają na efektywne zarządzanie projektem. Nie bez znaczenia jest fakt, że ze względu na coraz silniejszą konkurencję na rynku, trend w wykorzystaniu narzędzi ułatwiających komunikację coraz bardziej się rozprzestrzenia.

Niezbędnym elementem dla sukcesu projektu jest stała komunikacja na linii: Project Manager – zespół oraz między poszczególnymi członkami zespołu projektowego. Mogą temu służyć odpowiednio przygotowane, kosztowne programy komputerowe, ale i internetowe narzędzia komunikacji, które wspomogą Project Managera w jego codziennej pracy.

Web konferencje i chatowanie, czyli stały kontakt w projekcie

Przykładem programu umożliwiającego skuteczną i efektywną komunikację jest program ClickMeeting do prowadzenia np. web konferencji. Dzięki popularnemu narzędziu jak chatowanie możliwa jest bieżąca komunikacja członków projektu za pomocą owego programu poprzez chat. Dodatkowo, podczas przeprowadzania rozmów „na żywo” (webcast), można skonfrontować również opinie wszystkich członków zespołu oraz kierownika projektu.

Rozmowa poprzez webcast daje Project Managerowi możliwość jednoczesnego przekazania tej samej informacji wszystkim pracownikom, tj. dostarczania np. prezentacji zawierających video, dźwięk oraz tekst poprzez przeglądarkę internetową (np. youtube, vimeo, vzaar, brightcove, videocms). W przeciwieństwie do konwencjonalnego sposobu nadawania, który jest tylko jednokierunkowy, webcasting pozwala zaproszonym uczestnikom współdziałać z twórcą i kształtować to, co jest dostarczane. Zaletą tej technologii jest możliwość dotarcia z przekazem (prezentacją) do dużej grupy słuchaczy (współpracowników projektu), w wielu przypadkach znajdujących się w różnych odległych geograficznie miejscach.

Wykorzystanie interaktywności pozwala również na przekazywanie informacji zwrotnej od uczestników (np. w formie pytań, głosowania itp.). Każdą transmisję można oglądać wielokrotnie, ponieważ to serwer spełnia rolę nagrywarki i zapisuje cały materiał, aby udostępnić go później na życzenie.

Ciekawym rozwiązaniem do wspólnej pracy i komunikacji (nie tylko słownej) jest aplikacja LucidChart umożliwiająca tworzenie diagramów online oparta na technologii HTML5. Jej zaletą jest to, że można pracować zespołowo na jednym dokumencie, udostępniać stworzony materiał w kilku wygodnych formatach, także osobom, które nie mają dostępu do LucidChart.

Szybkie spotkanie lub kryzysowa sytuacja – jakie narzędzie zastosować?

Zawsze trzeba pamiętać, że regularne spotkania z pracownikami oraz częste składanie raportów uchroni od niechcianych problemów czy konfliktów oraz ograniczy ryzyko projektowe. Dzięki monitorowaniu widzi się postępy, budżet oraz czas pozostały do realizacji. Często więc ma miejsce konieczność przeprowadzenia szybkiego (ok. 1-godzinnego) spotkania, a służyć temu może kolejne narzędzie, tj. webinar (ang. „web” – sieć i „seminar” – spotkanie), czyli rodzaj internetowego seminarium prowadzonego i realizowanego za pomocą technologii webcast, które umożliwia obustronną komunikację między prowadzącym spotkanie, a uczestnikami, z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi.

Webinar jest wydarzeniem o określonym czasie oraz na żywo realizowanym poprzez sieć internetową: uczestniczy w nim niewielka liczba osób, ma on charakter cykliczny, skupia się na konkretnym temacie, wymagana na nim jest aktywność uczestników. Przykładami programów do przeprowadzenia webinarów są: Adobe Connect 8, GoToWebinar, Spreed, ClickWebinar. Osoba prowadząca spotkanie ma zazwyczaj do swojej dyspozycji: emisję głosu – poprzez VoIP lub telekonferencję, emisję wideo – kamera internetowa, pokaz slajdów i prezentacji, dzielenie pulpitu, udostępnianie plików.

Webcast czy webinar?

W Polsce nie wykształciła się dotychczas jednolita terminologia dotycząca zjawisk związanych z webinarami i webcastami, stąd czasem oba słowa wykorzystywane są zamiennie, choć jest to błąd. Webcast odnosi się raczej do technologii, webinar do formy spotkania.

Zazwyczaj webinar wymaga zainstalowania prostego oprogramowania na komputerze uczestnika. Po jego zakończeniu oprogramowanie można łatwo odinstalować. O wyznaczonej godzinie wszyscy uruchamiają swoje oprogramowanie i łączą się z organizatorem. Webinar stawia nowe wyzwania dla prezenterów (Project Managerów).

Mowa ciała prezentera jest w tym wypadku nieistotna. Nie można także obserwować reakcji publiczności, wyrazów twarzy, błysku w oczach tak istotnych w przypadku klasycznej prezentacji. Prezenter webinaru ma wrażenie, że mówi do bezdusznego ekranu, co może się odbić na jego jakości głosu, a co za tym idzie na jakości całego przekazu. Prezenter musi pracować intensywnie swoim głosem; wpleść w niego różnorodność modulacji, aby utrzymać uwagę słuchaczy.

Dobrym sposobem poznania sposobów prowadzenia dobrych webinarów jest zapoznanie się z materiałami opracowywanymi przez amerykańskiego guru webinarów, Rogera Courville.

Kolejnym narzędziem chętnie wykorzystywanym przez Project Managerów są warsztaty online, które charakteryzują się tym, że grupa jest mała (do 12 osób), cele to przekazanie i przećwiczenie określonych treści oraz duża interakcja. Do programów wykorzystywanych do prowadzenia warsztatów online zaliczamy, m.in.: Adobe Connect 8, Spreed, ClickMeeting.

Transmisja online jako kolejne narzędzie dotyczy wydarzenia odbywającego się w fizycznym miejscu, które jest transmitowane do internetu. Tym miejscem może być sala konferencyjna. Dzięki aplikacjom okno transmisji video można umieścić na Fanpage’u na Facebooku Przykładami programów wykorzystywanych do prowadzenia transmisji online są: Transmisje Online, justin.tv, ustream.com, LivingMedia.

Równie często stosowanym narzędziem jest web spotkanie (inaczej: spotkanie online) najczęściej prowadzone poprzez następujące programy: GoToMeeting, ClickMeeting, Spreed, Flashmeeting, WebexMeet.

Korzyści płynące z zastosowania internetowych narzędzi komunikacji

Pomimo wyzwań dotyczących narzędzi komunikacji sieciowej (webcast, webinar, warsztaty online, transmisja online, web konferencja, web spotkanie) korzyści płynące z tego typu komunikacji są oczywiste:
możliwość lepszego gospodarowania czasem oraz zorganizowania spotkania w ciągu kilku minut,
organizatorzy, jak i uczestnicy nie muszą przemieszczać się z jednego miejsca na drugie, tracić czasu i wydawać pieniędzy na podróże służbowe (przejazdy, hotele),
ograniczenie wydatków na wynajem sali, materiały na spotkania, które często przygotowywane są w wersji papierowej.

Narzędzi do komunikacji jest bardzo dużo. Niemal każdy zespół projektowy, niezależnie od branży, wielkości czy potrzeb, może znaleźć coś dla siebie. Wyznacznikiem tego, po jakie narzędzia online sięgać, może być na przykład przedmiot spotkania czy rozmów. Jeśli to duża konferencja z udziałem ważnych gości, najlepszym wyjściem będzie streaming (strumieniowanie) video. Natomiast jeśli Project Manager opracowuje z członkami zespołu prezentację czy raport, wystarczy proste narzędzie chat, dodawanie np. screenów z ekranu.

Ważnym wyznacznikiem konieczności zastosowania tychże narzędzi komunikacji jest trend, a właściwie koncepcja BYOD (Bring Your Own Device) stosowania przez pracowników, zgodnie z którą powinni oni korzystać z osobistych urządzeń – laptopów, smartfonów, tabletów – w miejscu pracy (szczególnie w formie pracy zdalnej, np. w domu), a także podczas spotkań. Celem jest skupienie się wyłącznie na przedmiocie spotkania i swobodnym robieniu notatek w taki sposób, jaki jest dla danej osoby najwygodniejszy i korzystając z programów, które na co dzień wykorzystuje.

Ile to kosztuje?

Ważnym, o ile nie najważniejszym, obecnie elementem w realizacji każdego projektu jest koszt. Otóż koszt zastosowania wspomagających narzędzi komunikacji sieciowej jest nieporównywalnie niższy od dedykowanych programów komputerowych do zarządzania projektami (nie wspominając o fakcie konieczności przeszkolenia personelu do jego wdrożenia i zastosowania). Kwota, o której mowa to koszt ok. 49,00 zł brutto/m-c stanowiąca abonament za wykorzystanie technologii zawierających opisane narzędzia komunikacji.