Negocjacje zaczynają się szybciej, niż myślisz

Warto wiedzieć

Szykujesz się do podjęcia kluczowej decyzji biznesowej? Zamierzasz negocjować kupno lub sprzedaż lokalu albo może kontrakt z ważnym klientem? Nie licz na łut szczęścia. Negocjacje biznesowe to swego rodzaju gra. Poniżej przedstawiamy kilka podstawowych zasad, które warto znać.

 
Po pierwsze do negocjacji należy się przygotować. Jeśli wychodzisz z założenia: jakoś to będzie, zobaczymy, jak się sytuacja potoczy – osłabiasz swoją pozycję na starcie. Negocjacje nie zaczynają się od momentu uściśnięcia dłoni drugiej strony, ani od momentu wypicia kawy. Wszystko zaczyna się znacznie wcześniej – w momencie, gdy wiesz, że do rozwiązania danego problemu potrzebna będzie rozmowa, a interesy Twoje i drugiej strony mogą być wobec siebie sprzeczne.
No dobrze, ale co oznacza dobre przygotowanie do negocjacji? Powiedzenie: chcę 100, więc powiem 120 i najwyżej opuszczę? Bynajmniej. Dobre przygotowanie się do negocjacji oznacza odpowiedzenie sobie na szereg pytań. Pierwsze dwa to:

1. Jakie są Twoje cele negocjacyjne? Czy potrafisz je uzasadnić?
2. Jakie są cele negocjacyjne drugiej strony? Dlaczego zależy jej na takim właśnie rozwiązaniu?

Pamiętaj, że odpowiedzi: bo tak – to żadne odpowiedzi. W większości przypadków możesz wyjść z założenia, że druga strona nie życzy Ci źle, lecz nie rozumie Twoich racji lub po prostu nie zna Twoich argumentów. Bądź gotowy je rzeczowo przedstawić. Ważne jest też byś postarał się zrozumieć intencje i cele drugiej strony. Dobre negocjacje to szukanie rozwiązań, które w możliwie największym stopniu zadowolą obie strony. Jeśli nie będziesz rozumiał motywów, którymi kieruje się druga strona, odbijesz się od ściany i szybko do głosu dojdą emocje. Uznasz, że druga strona jest „głupia”, „nie rozumie sytuacji” albo „robi na złość”. Takie myślenie to początek drogi do fiaska rozmów. Co więcej poznanie motywów drugiej strony pozwala szukać rozwiązań, o których w pierwszej chwili nie pomyśleliśmy. Szybko może się okazać, że niekoniecznie nasze cele się wykluczają i da się osiągnąć najbardziej preferowany model win-win, czyli taki, w którym obie strony osiągają założone cele.

Brak komunikacji to najczęstszy błąd podczas negocjacji

Dobrym tego przykładem jest rozmowa nagrana pomiędzy Hiszpanami a Amerykanami 16.10.1997 r., którą do dziś można znaleźć w wielu serwisach jako dowcip. Zresztą przeczytajcie sami (Uwaga, oryginalny zapis transkrypcji).
Hiszpanie (w tle słychać trzaski)
Tu mówi A-853, prosimy, zmieńcie kurs o 15 stopni na południe, by uniknąć kolizji… Płyniecie wprost na nas, odległość 25 mil morskich.
Amerykanie (trzaski w tle)
Sugerujemy wam zmianę kursu o 15 stopni na północ, by uniknąć kolizji.
Hiszpanie
Odmowa. Powtarzamy: zmieńcie swój kurs o 15 stopni na południe, by uniknąć kolizji…
Amerykanie (inny głos)
Tu mówi kapitan jednostki pływającej Stanów Zjednoczonych Ameryki. Nalegamy, byście zmienili swój kurs o 15 stopni na północ, by uniknąć kolizji.
Hiszpanie
Nie uważamy tego ani za słuszne, ani za możliwe do wykonania. Sugerujemy wam zmianę kursu o 15 stopni na południe, by uniknąć zderzenia z nami.
Amerykanie (ton głosu świadczący o wściekłości)
Tu mówi kapitan Richard James Howard, dowodzący lotniskowcem USS Lincoln marynarki wojennej Stanów Zjednoczonych; drugim co do wielkości okrętem floty amerykańskiej. Eskortują nas 2 okręty pancerne, 6 niszczycieli, 5 krążowników, 4 okręty podwodne oraz liczne jednostki wspomagające. Udajemy się w kierunku Zatoki Perskiej w celu przeprowadzenia manewrów wojennych w obliczu możliwej ofensywy ze strony wojsk irackich. Nie sugeruje… ROZKAZUJE WAM ZMIENIĆ KURS O 15 STOPNI NA PÓŁNOC! W przeciwnym razie będziemy zmuszeni podjąć działania konieczne, by zapewnić bezpieczeństwo temu okrętowi, jak również siłom koalicji. Należycie do państwa sprzymierzonego, jesteście członkiem NATO i rzeczonej koalicji. Żądam natychmiastowego posłuszeństwa i usunięcia się z drogi!
Hiszpanie
Tu mówi Juan Manuel Salas Alcántara. Jest nas dwóch. Eskortuje nas nasz pies, jest też z nami nasze jedzenie, 2 piwa i kanarek, który teraz śpi. Mamy poparcie lokalnego radia La Coruna i morskiego kanału alarmowego 106. Nie udajemy się w żadnym kierunku i mówimy do was ze stałego lądu, z latarni morskiej A-853 Finisterra, z wybrzeża Galicji. Nie mamy gów…go pojęcia, które miejsce zajmujemy w rankingu hiszpańskich latarni morskich. Możecie podjąć wszelkie słuszne działania, na jakie tylko przyjdzie wam ochota, by zapewnić bezpieczeństwo waszemu zas…mu okrętowi, który za chwile rozbije się o skały; dlatego ponownie nalegamy, sugerujemy wam, iż działaniem najlepszym, najbardziej słusznym i najbardziej godnym polecenia będzie zmiana kursu o 15 stopni na południe, by uniknąć zderzenia z nami.
Amerykanie
OK. Przyjąłem, dziękuję.
Brzmi zabawnie? Pewnie tak, byłoby jednak zdecydowanie mniej zabawnie, gdyby w wyniku niedopowiedzenia rzeczony okręt rozbił się o skały, a już zupełnie nie byłoby nic śmiesznego, gdyby z powodu podobnego niedomówienia Twoja firma straciła lukratywny kontrakt. Podsumowując więc: analizuj potrzeby własne, drugiej strony i jasno je komunikuj.
Analiza potrzeb partnera negocjacyjnego jest o tyle istotna, że pozwala nam ustalić pole negocjacji. Jeśli przykładowo coś z Twojego punktu widzenia nie ma żadnego znaczenia, a dla drugiej strony jest ważne, warto byś to Ty wspomniał o tej kwestii w negocjacjach. Wówczas, gdy zapytasz o tę kwestię i zgodzisz się, by została rozwiązana zgodnie z życzeniem drugiej strony, automatycznie uruchamiasz odruch wdzięczności. Partner podświadomie wie wówczas, że ponieważ w czymś ustąpiłeś to i on musi iść na jakieś ustępstwo wobec Ciebie. Gdybyś tego tematu nie poruszył, zapewne i tak zostałby on rozwiązany po myśli partnera, ale w żaden sposób nie wzmocniłoby to Twojej pozycji negocjacyjnej.

Bądź świadomy BATNY swojej i partnera

Bardzo istotnym elementem przygotowania się do negocjacji jest określenie, jak silna jest moja BATNA. To słowo (ang. Best Alternative To Negotiated Agreement) daje po prostu odpowiedź na pytanie, co się wydarzy, jeśli się nie dogadamy. Czy mam jakąś alternatywę? Co stracę ja, a co druga strona, jeśli nie znajdziemy porozumienia? Im silniejsza BATNA, tym więcej możliwości, a więc tym mocniejsza pozycja negocjacyjna. Innymi słowy, negocjując pokój, lepiej mieć za sobą gotową do bitwy armię, nawet jeśli nie ma się najmniejszej ochoty z owej armii skorzystać.
Świadomość BATNY swojej i partnera zdecydowanie pomaga, by w trakcie negocjacji emocje nie wzięły góry.

Jak poruszać kwestie finansowe w negocjacjach?

Jeśli w trakcie negocjacji zamierzasz poruszać kwestie finansowe, zapewne zdajesz sobie sprawę, kto pierwszy powinien rzucić kwotę. Z psychologicznego punktu widzenia osoba, która pierwsza mówi kwotę ma przewagę. To bowiem ona „zawiesza kotwicę negocjacyjną” na określonym poziomie. Jeśli druga strona będzie chciała ją obniżyć (świadomie lub nie) odnosić się będzie do kwoty pierwotnej jako punktu wyjścia. Zawieszenie kotwicy na poziomie 100 zł sprawi, że partner, chcąc zaniżać cenę, będzie mówił raczej o kwocie 80–90  zł (w końcu i tak coś ugrywa) niż o kwocie 50–60.
Gdyby z kolei to druga strona „zawiesiła kotwicę” na poziomie 50–60 zł, próba jej podniesienia też skończy się na granicy 80–90 zł raczej niż 100–120. Efekt końcowy może być w obu przypadkach taki sam, ale to strona, która dokonała „zawieszenia kotwicy” jako pierwsza, ma większy komfort negocjacji. To nie ona musi walczyć o obniżenie lub podwyższenie stawki. Oczywiście, wysunięcie kwoty zawsze musi być dokonane w sposób sensowny. Możemy nie znać do końca możliwości ani zamiarów finansowych drugiej strony, ale pewną realną skalę wartości tego, o czym dyskutujemy, musimy mieć. W przeciwnym razie narazimy się na śmieszność.

Skup się na problemie, to na nim staraj się rozładować emocje

Na koniec, zapamiętaj: oddziel ludzi od problemów. Twój partner w negocjacjach ma pomóc Ci znaleźć rozwiązanie najlepsze z możliwych. Nawet jeśli w praktyce czujesz, że tego nie robi i że jest, mówiąc wprost, bezsensownie uparty jak osioł, NIGDY NIE ATAKUJ PARTNERA BEZPOŚREDNIO.
Oczywiście, przedstawione tutaj zasady stanowią jedynie czubek góry lodowej, ale jeśli do tej pory negocjowałeś, polegając jedynie na swojej intuicji, spróbuj zastosować je w praktyce. Szybko przekonasz się, że warto.