Czy zespół w naszej firmie może działać szybciej i robić więcej, ale pracując spokojniej i dokładniej? Tak, pod warunkiem że sięgniemy po aplikacje organizujące czas pracy. Do tego jako zarządzający będziemy dokładnie wiedzieć, co dzieje się w firmie, nawet kiedy jesteśmy na wyjeździe służbowym. Jeszcze niedawno tego typu rozwiązania były dostępne wyłącznie w korporacjach. Dziś mogą z nich korzystać nawet kilkuosobowe firmy.
W czasach PRL-u zadawano żartem pytanie: Jak robić, żeby zarobić, a się nie narobić?. Ćwierć wieku po upadku realnego socjalizmu mamy wreszcie odpowiedź: wystarczy skorzystać z możliwości, które dają nowoczesne aplikacje pomagające organizować czas pracy. Praktycznie każdy z nas mógł zapoznać się z ich działaniem, np. odbierając paczkę od kuriera. Ich działanie budzi zainteresowanie, ale myśl o tym, że możemy we własnej firmie wprowadzić taki system napotyka na pewną barierę. Trudno się za to zabrać, ponieważ polskim pracodawcom brakuje wiedzy na ten temat i… czasu.
Polacy są w absolutnej czołówce Unii Europejskiej pod względem liczby godzin spędzanych w pracy. Jesteśmy narodem pracowitym, ale też zapracowanym, ponieważ jednak stronimy od wprowadzania rozwiązań, które uprościłyby organizację pracy. Zapewne dlatego, że oprogramowanie wspomagające pracę kojarzy się nam z czymś drogim i skomplikowanym, co pasuje do dużych koncernów. Tymczasem nic bardziej mylnego – w ciągu paru ostatnich lat pojawiły się systemy, których można nauczyć się w parę godzin i zastosować… za darmo.
Do takich systemów należy polskie Proces.io, a także zachodnie Kissflow, Pipefy, Podio, ProcessMaker czy Runmyprocess. Różnice pomiędzy nimi polegają głównie na łatwości, z jaką można odtworzyć wirtualnie procesy toczące się codziennie w firmach. W przypadku Proces.io można je po prostu narysować. Sięgając po takie programy, warto zwrócić uwagę na liczbę szablonów gotowych procesów i łatwość, z jaką oprogramowanie można połączyć z narzędziami, którch używamy w firmie, np. pocztą e-mailową. Aplikacje są zwykle dostępne w wersji internetowej oraz na tablety i komórki. Małe firmy, mające nie więcej niż pięciu pracowników, mogą z nich korzystać całkowicie za darmo (Proces.io czy Pipefy).
Przykłady aplikacji:
KissFLOW (14 dni okresu próbnego) – www.kissflow.com
Pipefy (do 100 darmowych szablonów procesów) – www.pipefy.com
Podio (do 5 użytkowników za darmo) – www.podio.com
Proces.io (do 5 użytkowników za darmo) – www.proces.io – dostępna w jęz. polskim
ProcessMaker (30 dni okresu próbnego) – www.processmaker.com
RunMyProcess (30 dni okresu próbnego) – www.runmyprocess.com
Koszt i zastosowanie
Aplikacje umożliwiają szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych czynności, które każdego dnia są udziałem osób zatrudnionych w tysiącach firm. Rozwiązania tego typu można wykorzystywać w praktycznie każdej działalności, począwszy od księgowości, poprzez proces poszukiwania pracowników, obsługę klientów, dokonywanie zakupów czy sprzedaż produktów i setki innych. Żeby skorzystać z aplikacji wystarczy założyć konto w danym systemie i zaprosić współpracowników lub podwykonawców.
Systemy do organizowania czasu pracy są zwykle dostępne w wersji internetowej oraz na tablety i komórki (najczęściej działające pod kontrolą systemu Android i iOS). Małe firmy, mające nie więcej niż pięciu pracowników, mogą z nich korzystać całkowicie za darmo (Proces.io czy Pipefy). Większe podmioty muszą zapłacić od kilku do kilkunastu dolarów za użytkownika w skali miesiąca. Abonamenty zwykle różnią się zakresem funkcjonalności i rodzajem wsparcia udzielanego przez poszczególne firmy.
Przykłady zastosowań
Akceptowanie faktur – dokumenty dostarczane przez przedstawicieli handlowych lub oddziały firm działających w różnych miejscach kraju można akceptować na podstawie zeskanowanych faktur. Od chwili ich zarejestrowania w aplikacji, pozostali pracownicy firmy mają wgląd w proces realizacji dokumentu. Właściciel firmy może zaakceptować wypłatę środków (np. dla podwykonawcy czy dealera) podczas podróży służbowej, korzystając z aplikacji w telefonie komórkowym.
Natychmiastowe wystawianie faktur – pozwala uzyskać płatność dużo wcześniej, np. w przypadku dostarczania towarów do odległych miejsc w Europie. Wystarczy, że kierowca zrobi zdjęcie dokumentu WZ telefonem i prześle na ustalony w systemie adres internetowy. Dokument zostanie automatycznie zarejestrowany i skierowany do osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur i wysyłkę do klienta.
Rekrutacja pracowników – z badań wynika, że na całym świecie istnieje zjawisko ubarwiania CV, np. kandydaci podrasowują swoje doświadczenie zawodowe czy znajomość języków obcych. Tego typu skłonności są skutecznie hamowane w przypadku rekrutacji opartych na formularzu internetowym. Kiedy kandydat musi odpowiedzieć na konkretne pytanie zdecydowanie rzadziej decyduje się zmyślać. Zbudowanie takiego formularza i wystawienie na stronie internetowej zajmuje kilka minut, ponieważ aplikacje najczęściej oferują gotowe wzory. Formularz może obsłużyć nawet kilkuset kandydatów dziennie. System zaproponuje tych, którzy dysponują kwalifikacjami potrzebnymi do pracy na danym stanowisku bez angażowania kogokolwiek z firmy.
Obsługa klientów call center – telefoniczna obsługa klientów może błyskawicznie przydzielać sprawy zgłaszane przez konsumentów odpowiednim pracownikom, w tym działającym w danej chwili w terenie (zgłoszenie odbierają na komórce). Cały zespół firmy ma wgląd w status każdej sprawy. Nie ma zgłoszeń, które się przeciągają lub pozostają niezałatwione.
Przyjmowanie reklamacji – aplikacja organizująca czas pracy pozwala pracownikom rejestrować, np. powód i czas zgłoszenia reklamacji, czy zgodność z warunkami gwarancji. Status każdej reklamacji jest znany wszystkim odpowiedzialnym pracownikom, menadżerowi i dyrektorowi firmy.
Wpisy na Facebooku – w aplikacji możliwe jest przygotowanie treści wpisów w social mediach, podobnie jak edytowanie treści czy dodawanie zdjęć. Można wybrać czas automatycznej publikacji na fanpage’u. Takie rozwiązanie to łatwe zarządzanie wpisami, których rocznie powstają czasem tysiące, szczególnie jeśli obsługujemy wiele kont mediach społecznościowych.
Akceptacja materiałów w kilkuosobowej redakcji portalu internetowego – redaktor naczelny może zdalnie akceptować teksty, wprowadzać zmiany, odsyłać do modyfikacji. Każdy z członków redakcji może podglądać teksty przychodzące od dziennikarzy i współpracowników, podobnie uczestniczy w procesie zmian i akceptacji materiału. Można sprawdzać statystyki materiałów przygotowanych przez danego autora czy zakres zmian potrzebnych zwykle do wypuszczenia jego tekstów na strony portalu.
Do korzyści wynikających ze stosowania aplikacji organizujących czas pracy można zaliczyć:
- wzrost motywacji pracowników (widzą wyraźnie swoją rolę w zespole),
- redukcja do zera zadań niewykonanych,
- eliminacja obiegu papierowych dokumentów i minimalizacja wymiany e-maili,
- ułatwienie koordynacji pracy zespołu dzięki automatycznemu przydzielaniu zadań i kompetencji,
- kontrola funkcjonowania firmy poprzez monitoring realizacji powierzonych zadań,
- monitorowanie działań dotychczas niedostępnych kadrze kierowniczej,
- zwiększenie efektywności pracy poszczególnych pracowników, zespołów i całej firmy.
Popularne aplikacje
Gotowe aplikacje stanowią alternatywę dla oprogramowania pisanego na zamówienie ze względu na elastyczność i szybkość wdrożenia oraz niski koszt użytkowania. Nawet wielkie koncerny zaczynają przesiadać się na wielokrotnie tańsze rozwiązania, których przykłady podajemy w tym artykule. Rynek takich aplikacji rośnie w oszałamiającym tempie, ponieważ są one przydatne w firmie o dowolnej wielkości i dostępne globalnie.
Tegoroczne badanie amerykańskiego instytutu MarketsandMarkets wskazuje, że w 2019 r. rynek takich aplikacji ma osiągnąć wartość ponad 5,5 mld dol. Rynek systemów zarządzania organizacją czasu pracy będzie rozwijał się bardzo dynamicznie w najbliższych kilku latach. Obecnie jest wyceniany na 1,5 mld dol.
