Zarządzanie projektami. Co musisz wiedzieć, by nie zwariować?

Jak znaleźć sposób na większą sprzedaż i rozwój własnej firmy bez płacenia za to życiem osobistym? Zanim zacznę się mądrzyć, to na początek kilka obrazków z życia.

Obrazek 1
Klient znowu wprowadził małą zmianę na ostatnią chwilę. No i oczywiście spóźnił się dwa dni z podesłaniem kluczowej decyzji, bo „taką ma procedurę”. To ważny klient i nie można mu powiedzieć tego, co się w tym momencie myśli. Trzeba wziąć to na klatę, chociaż wiesz, że będzie to oznaczało niezłe zamieszanie. Te dwa dni sprawią, że z opóźnieniem zaczniesz pracę dla dwóch kolejnych klientów. I wiesz, że to też trudno będzie nadrobić. Klient ma zawsze rację. Czy to powiedzenie ma sens?
Obrazek 2
Po raz setny próbujesz wprowadzić w firmie Twój nowy pomysł. Niby to Twoja firma, Ty jesteś szefem wszystkich szefów, ale pomysł cały czas utyka. A to Ty nie masz czasu, a to Twoi ludzie nagle jakby tacy „niekumaci” i jak na co dzień wszystko robią, to z tym sobie nie mogą poradzić bez Twojej pomocy. Trzeba pchać ten pomysł na siłę, a i tak idzie jak krew z nosa. A miało być tak pięknie, jak się jest swoim szefem.
Obrazek 3
Wszyscy zasnęli, a Ty możesz nadrobić część pracy nad firmą. W ciągu dnia nie ma czasu, bo „bieżączka” wciska się w każdą minutę. Musisz cały czas odpowiadać na pytania klientów, swoich ludzi, gasić pożary. Zlecasz pracę do wykonania, ale nie udaje się tego zrobić tak, żeby to był automat i żeby ludzie potrafili zrobić to bez Ciebie. Zawsze wraca do Ciebie jakiś rykoszet – ktoś zapomni o czymś oczywistym, a ważnym. Ktoś inny w ogóle nie weźmie pod uwagę zagrożeń, tylko jak skończony optymista zaplanuje połowę potrzebnego czasu. Teraz chwila, żeby trochę pomyśleć, zanim wrócisz jutro do firmy i wyrabiania kolejnych godzin w 70-godzinnym tygodniu pracy.
Odnajdujesz się w którymś z obrazków? Brzmi znajomo. A może kiedyś w Twojej karierze przedsiębiorcy i właściciela firmy coś takiego się przydarzyło? Jeżeli sobie z tym poradziłeś, to możesz poczytać dla sportu, jeżeli nie, to może znajdziesz tutaj odpowiedź, co można robić inaczej, albo jaki błąd popełniamy my, przedsiębiorcy, pracując we własnych firmach czy organizacjach.
Piszę my, bo sam jestem przedsiębiorcą, prowadzę własną firmę i mam to na co dzień. Wiem, że to specyficzne, gdy budujesz organizację od zera. Bo zakres Twoich obowiązków rozciąga się od sprzątaczki do prezesa ;). Niby jeden etat, a taka różnorodność. Znasz firmę od podszewki i potrafisz zrobić wszystko, tylko z czasem okazuje się, że to nie wystarcza i Ty jesteś coraz bardziej zmęczony, a firma wcale nie rośnie tak, jakbyś chciał.
Pojawia się pytanie: „Jak sprawić, żeby mieć czas dla siebie i rozwijać firmę bez wypruwania sobie żył?”
No może z tymi żyłami to przesada, ale nie da się ukryć, że sporo wyzwań spędza nam sen z powiek. I nie da się ich rozwiązać jednym magicznym sposobem. Ja przynajmniej takiego nie znam, sam żałuję. Da się jednak ułatwić sobie życie na wielu poziomach dzięki sposobowi, który znam i chcę Ci przedstawić. Zadecydujesz, czy to dla Ciebie ma sens i na jakim poziomie Ci się przyda. Jestem przekonany, że każdy, absolutnie każdy, powinien mieć podstawy tej kompetencji tak jak sprzedaży.

Bez sprzedaży nie ma pieniędzy. Bez zarządzania projektami i myślenia projektowego nie ma rozwoju

O zarządzaniu projektami dla przedsiębiorców będę pisał. Dla mnie to temat, z którym żyję całe moje zawodowe życie, od organizacji studenckich przez międzynarodowe korporacje po moje projekty biznesowe. I spędziłem nieskończone godziny na szukaniu sposobu, jak zaprząc to, co wiem, do tego, żeby mi było łatwiej. Żeby móc wyjść do domu o czasie, móc skupić się na rodzinie, mieć czas na swoje hobby i jednocześnie sprawić, żeby biznes się rozwijał.
Moim największym odkryciem było to, że przedsiębiorcy mają w sobie intuicję projektową. Potrafią stworzyć w głowie pomysł tego, co chcą osiągnąć, przygotować plan działania (mniej lub bardziej złożony), przewidują, co może się wydarzyć po drodze. I biorą się do roboty, rozwiązując po kolei problemy. To jest niesamowite! Ta naturalna umiejętność pozwala budować naprawdę duże przedsiębiorstwa. Z długopisem i kartką A4.
Problem pojawia się, kiedy organizacja rośnie, przedsiębiorca nadal intuicję ma, tylko jego zespół to nie są przedsiębiorcy! I często nie myślą w ten sposób, nie organizują sobie pracy z wyprzedzeniem i wykonują po prostu polecenia. To sprawia, że trzeba nimi kierować inaczej, myśleć za nich w kategoriach projektów, bo sami tego nie potrafią.
To też sprawdza się do pewnego poziomu, tylko problem jest taki, że zamiast myśleć o rozwoju biznesu, coraz bardziej wciąga Cię praca w firmie i sam musisz robić coś, co wydaje się, że ludzie powinni ogarnąć sami.
Oni nie ogarną, jeżeli się nie nauczą, a Ty też nie ogarniesz, jeżeli nie zaczniesz patrzeć na rzeczy dziejące się w firmie z trochę innej perspektywy. I właśnie te perspektywy chcę Ci pokazać.

O co chodzi z tym zarządzaniem projektami?

W firmie prowadzisz dwa rodzaje działań.

1. Te, które są dobrze opisane i wszyscy wiedzą, jak je wykonywać od A do Z, dzieją się powtarzalnie prawie cały czas, to procesy. Mniej lub bardziej formalne, ale są i nie trzeba w nie za bardzo ingerować.
2. Drugi rodzaj działań to nowe tematy, które wymagają wymyślenia i wdrożenia. Nie do końca wiadomo, jak je zrealizować, bo ludzie tego nie robili lub nigdy nie robiliście tego w firmie. To może być nietypowe zapytanie klienta lub wdrożenie nowych usługi lub produktu do firmy. Albo uruchomienie nowych kanału sprzedaży czy sposobu promocji firmy. Na pewno nie jest Ci to obce.

Żeby takie przedsięwzięcie się udało, potrzebujesz:

• stworzyć plan działania – co, kto, kiedy + trochę dodatkowych pytań,
• zapewnić poparcie do jego realizacji, co we własnej firmie sprowadza się do przydzielenia ludzi, sprzętu, budżetu,
• popychać je do przodu, żeby plan stał się rzeczywistością.

I może to będzie dla Ciebie zaskoczeniem – w pewnym momencie masz za dużo zadań na głowie, żeby samemu wszystko ogarnąć i kontrolować. Nawet jeżeli długo dawałeś radę, to pomieszanie wielu ról sprawia, że przestaje to funkcjonować. O jakich rolach mówię?
W zarządzaniu projektami przechodzisz przez 5 etapów (albo poziomów zaawansowania):

1. Uczestnik – wykonujesz swoją pracę, jesteś przydzielony do projektu
2. Koordynator – zajmujesz się prostszymi projektami, popychasz projekt do przodu
3. Menedżer – dodatkowo sterujesz projektem, zarządzając ryzykiem i zmianami
4. Lider – tworzysz projekty od zera, kształtując je w organizacji
5. Strateg – decydujesz o wielu projektach i ich priorytetach

Gdy jesteś we własnej firmie, to w wielu projektach pełnisz wszystkie 5 ról! Od decydowania o kolorze czcionki na stronie internetowej po spinanie planów rozwoju na kolejne 3 lata! Nie dość, że jest to męczące, to mało efektywne w pewnym momencie. Dobry pomysłem jest przesuwać się w górę, zajmując wyższe poziomy, a swoim ludziom przekazywać obowiązki związane z tymi poniżej. Razem z oczekiwaniami, że zastąpią Cię też w podejmowaniu decyzji! A wtedy Ty będziesz miał czas na zabranie dziecka na trening piłki nożnej czy tańca.

Jak można to zrobić?

Poniżej moja propozycja, jak można do tego podejść z Twojej perspektywy.

• Uczestnik – 95–100% zadań z tego poziomu powinno być przekazane Twojemu zespołowi. Po to zatrudniasz ludzi, żeby wykonywali swoje zadania. Nawet jeżeli Ty to zrobisz lepiej – bo jakże by inaczej – to Twój czas warto zainwestować na wyższych poziomach. Nie unikniesz całkiem pracy, ale powinieneś dążyć do tego, żeby odpowiedzialność za pracę była u ludzi.
• Koordynator – to naturalny poziom, w który wpadasz, jeżeli lubisz organizować. Zaczynasz sam dopytywać, czy jest zrobione to, co miało być, kiedy będzie kolejne i tak dalej. A ten poziom także spokojnie możesz przekazać praktycznie każdemu pracownikowi. Naucz ludzi, jak Ty planujesz sobie pracę, rozpisujesz co, kto, kiedy ma wykonać i jak pilnujesz planu. Zajmie to trochę czasu, ale jak zaszczepisz w ludziach pomysł myślenia w kategoriach: „plan”, „zarezerwowanie sobie czasu”, „wykonanie”, to zobaczysz, że rzeczy zaczną się dziać same. Prawie same :).
• Menedżer – tutaj będzie trudniej, bo nie w każdej firmie znajdziesz ludzi, którzy będą potrafili myśleć w kategoriach ograniczeń kosztu, czy spojrzeć szerzej na zagrożenia czy szanse. Uświadom ludzi, że firma musi na siebie zarabiać i przydziel odpowiedzialność za budżet. Pracownicy mają wykonać swoje zadania, nie przekraczając pewnych kosztów. Gdy człowiek staje się świadomy ograniczeń, zaczyna szukać kreatywnych sposobów „jak zrobić to taniej”, a przecież o to Ci chodzi. Na tym poziomie możesz przekazać bezcenną wiedzę odnośnie tego, jak Ty myślisz o każdym przedsięwzięciu, żeby zakończyło się sukcesem. To naprawdę nie jest oczywiste dla Twoich pracowników!
• Lider – to 80% Twojej pracy. Tworzysz projekty od zera, kształtując je w organizacji. Absolutne must have każdego właściciela firmy. Na tym poziomie nadajesz wizję projektom, to czego oczekujesz, jakie mają być cele, jakie ograniczenia. O kogo zadbać i jak. Czego oczekujesz w formie korzyści. Staraj się skupiać na dokładnym opisaniu swoich oczekiwań i przekazaniu tego w dół. Jeżeli to zrobisz, to nie będziesz musiał wchodzić w detale, bo gdy cel jest jasny, ludzie będą potrafili znaleźć do niego drogę dużo łatwiej.
• Strateg – decydujesz o wielu projektach i ich priorytetach. I to jest najważniejszy punkt. Potrzebujesz znaleźć czas na spojrzenie na swoją firmę z lotu ptaka. Bo niezależnie od Twoich ambicji firma ma swoje ograniczenia i nie może robić nieskończenie wiele projektów na raz. Trzeba je ułożyć tak, żeby było jasne, co jest priorytetem, co można zastopować, a jakie projekty należy zabić, bo nie spełniają oczekiwań. A co najważniejsze jak zrealizować Twoje plany rozwoju harmonijnie, optymalnie i skutecznie! To na tym poziomie zobaczysz, dlaczego firma utyka, albo jak kierować działaniami, żeby rosła sprzedaż, zespół był bardziej samodzielny i pojawił się czas dla Ciebie na Twoje hobby.

Wbrew opinii, że zarządzanie projektami jest tylko dla korporacji, to nieprawda. Projekty wymagają proaktywności, skupienia na celu i zadaniu, skuteczności. To cechy przedsiębiorców. Projekty to po prostu nasza codzienność. Według mnie, warto chociaż przyjrzeć się tematowi, nawet jeżeli nie uznasz tego, za kluczową kompetencję dla Twojej firmy. Jest spora szansa, że w momencie gdy uporządkujesz swoje myślenie o tym temacie, to łatwiej będzie Ci pokierować Twoimi ludźmi w budowaniu stabilnego, prosperującego biznesu.
Rentownych projektów, historycznych zysków, zrealizowania planów rozwoju i dużo czasu dla siebie. To moje życzenia dla Ciebie w tym roku. Niech moc będzie z Tobą 🙂