Bardzo praktycznie o produktywności

O tym, jak w praktyce wdrożyć zarządzanie czasem metodą Getting Things Done, rozmawiam z Michałem Śliwińskim – przedsiębiorcą, mówcą, autorem książek, blogerem, redaktorem magazynu „Productive!”.

Michał pomaga zapracowanym przedsiębiorcom, start-upom i zespołom wdrażać rozwiązania w zakresie produktywności. Jest twórcą aplikacji Nozbe, narzędzia opartego na metodologii GTD, które powstało, by wspierać w skutecznym załatwianiu spraw.

Rozwiąż problem milionów, a pokochają Cię miliony. Tak w kilku słowach można opisać sukces aplikacji Nozbe. Zanim trafiła w ręce użytkowników, powstawała jako Twoje zupełnie prywatne narzędzie. Co było dla Ciebie motywacją do jej stworzenia?

Chaos :-). To, że sam sobie nie radziłem z własnym czasem. W pewnym momencie zacząłem zawalać terminy. Jestem dużym optymistą i chyba dlatego brałem na siebie za dużo. Tak zresztą jest, gdy ktoś prowadzi działalność jednoosobowo. Chce robić jak najwięcej, by zarobić, obsłużyć wszystkich klientów, którzy się zgłaszają. Ostatecznie nie mogłem już sobie poradzić z natłokiem pracy i z liczbą zleceń, z których przecież każde składało się z etapów, a te etapy – z mniejszych i większych zadań. Postanowiłem znaleźć na to sposób.

Traf chciał, że kolega powiedział mi o książce Davida Allena Getting Things Done. Od niej zacząłem, potem sięgnąłem jeszcze po książki Stephena Coveya 7 Habits Of Highly Effective People oraz First Things First. Trochę się więc dokształciłem na początek :-).

Podejście Allena do organizacji zadań pasowało mi najbardziej, ale jego narzędzie nie było wystarczająco praktyczne. Praca z notatnikiem wydawała mi się archaiczna, a ciągłe przepisywanie żmudne.Przez chwilę używałem w Microsoft Outlook tzw. zadań – co było jeszcze gorsze, potem kilku innych narzędzi. Każde z nich miało jakiś element, funkcjonalność, mechanizm, które mi się spodobały, jako całość – żadne nie było jednak doskonałe.

A że zajmowałem się programowaniem, pewnego dnia po prostu zacząłem pisać kod. I tak, w jeden weekend, powstała prosta aplikacja webowa, do obsługi w przeglądarce. Wyglądała koszmarnie brzydko, ale działała. I miała to, czego potrzebowałem. Zacząłem jej używać, w wolnym czasie poprawiając i usprawniając to i owo. Później nadszedł moment, kiedy stwierdziłem, że działa już na tyle dobrze, że chyba nie powinienem być egoistą i zwyczajnie podzielić się nią ze światem. I tak, po dwóch latach od mojego weekendowego projektu, Nozbe miał ujrzeć światło dzienne.

Przygotowałem Nozbe najpierw w wersji anglojęzycznej na rynek amerykański, ponieważ wydawało mi się, że tam więcej osób zna GTD, więc szybciej spodziewałem się adaptacji. Okazało się, że jest wielu zainteresowanych używaniem takiej aplikacji. Co więcej, ludzie zaczęli rozpowszechniać wieść o pojawieniu się Nozbe na blogach i forach. To był rok 2007… a dziś Nozbe ma już 10 lat. Przez ten czas aplikacja przeistoczyła się z narzędzia osobistego w takie, w którym mogą pracować całe zespoły. W tym momencie mamy już ponad 400 000 użytkowników na całym świecie, którym pomagamy lepiej się zorganizować.

Przejdźmy do tych trudnych rzeczy. Od czego zacząć pracę nad budową swojego własnego systemu produktywności?

Tu wypada zacząć od naczelnej zasady Davida Allena: nie trzymać wszystkiego we własnej głowie. Należy wytworzyć sobie nawyk, aby zapisywać rzeczy. Jeśli tylko pojawia się coś do zrobienia czy nawet pomysł lub myśl, zapisuję od razu. Nie liczę na to, że one wrócą, bo często ulatują bezpowrotnie. Zapisywać najlepiej w narzędziu online, jak choćby notatnik dostępny w telefonie na początek. Oczywiście polecam Nozbe, w którym jest do tego specjalne miejsce tzw. „Skrzynka spraw”, do której możemy opróżnić swój umysł. Rzeczy zapisywane w ciągu dnia w tym miejscu należy wieczorem przejrzeć. Jeśli po upływie tych kilku godzin okazują się niewarte uwagi – kasuję je. Jeśli jest to coś, co chcę robić, planuję realizację.

Jeśli nie mamy wyrobionych nawyków, narzędzia tylko nam przeszkadzają. Jak zbudować w sobie zaufanie do własnego systemu?

Bez nawyku zapisywania, narzędzie może faktycznie pozornie nam przeszkadzać. Dzieje się tak, gdy mamy problem z samym pamiętaniem, by z niego korzystać. Zbudowane nawyku zapisywania jest absolutną podstawą. Musimy się oduczyć powierzania rzeczy naszej pamięci. Na początku nie jest to łatwe. Trzeba po prostu ćwiczyć. Dodatkowo – jeśli zapisujemy to cyfrowo – dane są w chmurze, więc mamy do nich dostęp na każdym urządzeniu. Zapisujemy w ciągu dnia w telefonie, siadamy wieczorem do komputera i mamy tam dokładnie to samo.

Zaufanie pojawi się z czasem. To będzie proces. Zapisujemy, sprawdzamy. Jeśli będziemy to robić konsekwentnie w jednym miejscu, zyskamy pewność, że nic nie ginie, co więcej – jest najczęściej już nawet zaplanowane. To zresztą jeden z tajników produktywności – mieć wszystkie dane w jednym miejscu.

Metodologia GTD i Nozbe mają zastosowanie do organizacji naszego życia w całej jego rozciągłości. Sprawdzą się zarówno w rękach przedsiębiorcy indywidualnego, jak i zatrudniającego zespół, ponadto pozwolą zapanować nad zadaniami życia prywatnego. I to w kooperacji z innymi osobami.

Zgadza się. W Nozbe możemy planować wszystkie nasze zadania, zarówno prywatne, jak i służbowe, odpowiednio je katalogując. Jest to osobiste narzędzie do planowania czasu. Nikt z nas nie jest jednak samotną wyspą. Funkcjonujemy w zespołach, zarówno w pracy, jak i w domu. Rodzina przecież też jest takim minizespołem. Przykładowo, mamy z żoną wspólny projekt „Zakupy”, bo – oczywiście – moja żona też używa Nozbe :-). Wpisujemy tam na bieżąco, co musimy kupić, dzięki czemu, w chwili kiedy któreś z nas jest w sklepie, sprawdza, co jest w tym projekcie. Co więcej, jeśli wiem, że żona będzie dziś akurat w sklepie, mogę przypisać do niej nowe zadanie a ona natychmiast dostanie notyfikację. Na tym prostym przykładzie widać, jak można ułatwić sobie życie.

W Nozbe możemy dodawać współpracowników i wybierać projekty, które chcemy z nimi współdzielić, a następnie w nich zlecać sobie zadania i nawzajem komentować. Mogą to być członkowie naszego mniejszego bądź większego zespołu, ale także wykonawcy z zewnątrz, osoby którym regularnie zlecamy mniejsze prace (np. tłumacz, grafik, copywriter). To ważne, by uczyć się delegować zdania i ufać w ich wykonanie, dzięki ich rejestracji. Wszyscy członkowie projektu widzą, co do kogo należy, widzą ustalenia, historię w komentarzach. Jest pełna jasność.

Oczywiście, by pracować zespołowo, każdy musi mieć swoje konto. Nozbe w tym momencie jest tak zbudowany, że może służyć nawet 100-osobowym zespołom. Oczywiście, wszystko zależy od potrzeb i etapu, na jakim jesteśmy. Warto zacząć od darmowego konta osobistego (1 użytkownik), na którym można mieć maksymalnie 5 projektów i współdzielić je z innymi. Są też dwa rodzaje kont płatnych, dla osób zapracowanych i firm, w których w pakiecie mamy większą liczbę użytkowników i nie ma limitu liczby projektów.

Tu najpierw muszę powiedzieć o ważnej zasadzie GTD. To zasada 2 minut. Jeśli jest coś, co mogę wykonać natychmiast i nie zajmie mi to więcej niż 2 minuty, nie zapisuję – wykonuję to od razu. Telefon, e-mail, przelew… Dzięki temu skrzynka spraw jest chudsza.

Druga rzecz, to usystematyzowanie swojego podejścia do zadań i wydarzeń. Aplikację można zsynchronizować z Kalendarzem Google. Kalendarz jest od wydarzeń, Nozbe jest od zadań. Wydarzenia, które nie wymagają od nas przygotowania, wpisujemy tylko w kalendarzu. Takim wydarzeniem jest np. wizyta z dzieckiem u pediatry, zebranie w szkole. Wystarczy pójść i już.

Natomiast wydarzenie, do którego musimy się przygotować, jak np. obiad biznesowy z przyszłym klientem czy wywiad jak ten, ja wpisuję sobie także jako zadanie, niejako je dublując. Wykorzystując strukturę zadania, mogę zarówno w jego opisie, jak i w komentarzach do niego dokumentować, co powinno być uprzednio zrobione i jak przebiegała nad tym praca.

Czas jest kryterium także pod innym względem. Zdarza się, że zapisujemy pomysły, które nie są do realizacji od razu – nie mamy aktualnie czasu, pieniędzy, albo czekamy na konkretny moment. Ja do takich zadań mam u siebie stworzony specjalny projekt, który nazywa się „Później”. Zaglądam tam co jakiś czas i wybieram rzeczy do realizacji.

Ostatnią, ale kluczową rzeczą jest wstępna ocena pracochłonności. Jeśli zadanie w skrzynce spraw jest na tyle nieskomplikowane lub zwarte w czasie, że możne je wykonać za jednym razem, niech pozostanie zadaniem. Wtedy warto skorzystać z komentarza w postaci checklisty i tam wypisać wszystkie jego elementy. Jednak gdy temat okazuje się być skomplikowany, będzie się składał z wielu kroków rozciągniętych w czasie, w których w dodatku ktoś będzie musiał nam pomóc, wtedy zadanie konwertujemy w projekt. Następnie jego etapy bądź elementy rozpisujemy na mniejsze zadania. Jeśli któreś z zadań okaże się także być bardzo złożone, konwertujemy je na projekt.

GTD (i Nozbe) oferuje płaską strukturę – bez zagłębień, podprojektów – by zadania były łatwo dostępne. I tu musimy zdać się na własny rozsądek, by nadto nie mnożyć projektów, nie rozdrabniać zadań.

Klucz to ustalenie swoich priorytetów. „Priorytety” to lista rzeczy do zrobienia w pierwszej kolejności, na podstawie której budujemy sobie plan na nowy dzień. Wprowadzając nowe zadanie lub podczas przeglądu, każde zadanie, które z różnych względów jest pilne lub ważne, możemy umieścić na tej liście, oznaczając je gwiazdką.

Bardzo praktyczne w Nozbe jest to, że jeśli zadanie ma ustawiony termin wykonania, to w tym dniu automatycznie trafia na listę priorytetów. Z automatu trafiają tam także zadania, które ktoś nam przydzieli.

Inną opcją zadania związaną z czasem jest powtarzalność. W zadaniu, które realizujemy regularnie (codziennie, co tydzień, co miesiąc, co pół roku itd.) możemy ustawić powtórzenie w czasie, wtedy z określoną regularnością będzie ono automatycznie pojawiać się na liście priorytetów.

Zadań w pewnym momencie będziemy mieć wiele, w licznych projektach. Jak nie pogubić się w ich gąszczu?

W systemie mamy coś takiego, jak kategorie, co jest odpowiednikiem kontekstów w GTD. Dzięki nim możemy zadania z różnych projektów grupować pod względem jakiegoś kryterium – miejsca, narzędzia (np. e-mail, telefon, spotkanie…), osoby. Jak z tego korzystać? Powiedzmy, że dotarłeś na spotkanie wcześniej niż zakładałeś, masz wolną chwilę i chcesz ją produktywnie wykorzystać. Jest to idealny czas, by odbyć kilka rozmów. Klikasz w kategorię „Telefon” i możesz wybrać, do kogo z listy zaplanowanych telefonów zadzwonisz. Idziesz na spotkanie do księgowej, klikasz w kategorię „Księgowa” i wyświetlają się wszystkie sprawy, które oznaczyłeś sobie z nią do omówienia.

W jaki sposób dobrze zaplanować listę zadań na cały następny dzień?

To jest coś, nad czym trzeba pracować.

Dla mnie kwestią absolutnie kluczową jest ustalenie sobie listy trzech najważniejszych rzeczy do zrobienia na każdy dzień. W Nozbe takie zadania można oznaczyć specjalną ikonką żaby, do której stworzenia inspiracją była książka Briana Tracy’ego Eat That Frog. Żaba symbolizuje ważną rzecz. Na liście priorytetów można filtrować zadania „po żabie”. Staram się od nich zaczynać i jeśli z całego planu dziennego wykonam przynajmniej te, to wiem, że to był dobry dzień.

Co robić kiedy zadań jest dużo, a czasu na ich wykonanie mało – jak pracować pod presją?

Najpierw jemy żaby :-). Jeśli mamy mało czasu, goni nas termin lub mamy tendencję do ulegania rozpraszaniu, polecam tzw. technikę pomidora. O co chodzi? Wybieramy zadanie i ustalamy sobie czas na jego wykonanie – dokładnie 25 minut. Uruchamiamy odliczanie np. w telefonie. Uświadomienie sobie, jak czas mija bezpowrotnie, niesamowicie motywuje. Dzięki tej technice wpływamy na swoją psychikę, umysł się wyostrza i po prostu zaczynamy robić to, co musimy zrobić.

Naprawdę świetną radą, którą mogę dać, jest wyłączenie notyfikacji w telefonie. Z przeróżnych aplikacji, w tym oczywiście społecznościowych, ale także powiadomień o nowych e-mailach. Sprawdzanie skrzynki wiele razy w ciągu dnia jest stratą czasu. To trudne, ale spróbuj ustalić sobie, że sprawdzasz e-maile 2-3 razy dziennie o określonych godzinach.

No właśnie. Ważnym elementem systemu produktywności jest to, jak radzimy sobie z „danymi wejściowymi”. E-maile, które spływają 24/7, tradycyjna korespondencja zalegająca na biurku, papierowe dokumenty. Jak sprawić, by nie piętrzyły się w nieskończoność i by niczego nie zaniedbać?

Tak, jak wspomniałem, trzeba wyznaczyć sobie na to czas. Wtedy siadamy do skrzynki i rozpatrujemy, co zrobić z każdym e-mailem czy listem. Jeśli jest to papier, decydujemy, czy jest na tyle ważny, by trzymać go w takiej wersji. Ja zdecydowaną większość korespondencji przetwarzam na formę elektroniczną, korzystając z aparatu w telefonie i aplikacji do skanowania. Pliki przechowuję w chmurze – w aplikacji Evernote, Dysku Google czy Dropboxie. Papier idzie do niszczarki, a elektroniczny dokument jest dla mnie dostępny w każdej chwili online.

Jeśli z danym listem wiąże się jakaś czynność do wykonania, tworzę zadanie w Nozbe i podpinam do niego dokument – fizycznie plik z telefonu albo link na Dysku Google czy Evernote, dzięki synchronizacji Nozbe z tymi platformami. Przykład: wizyta u mechanika – podpinam rachunek z wykazem rzeczy, które były zrobione, papier idzie do księgowej. Przy kolejnej naprawie jestem w stanie przywołać, z czym był problem ostatnio i jakie naprawy zostały wykonane, czy części zostały wymienione.

Dlaczego ważne jest, by wyznaczać sobie określony czas na rozpatrywanie korespondencji? Wtedy poświęcamy jej swoją uwagę w pełni, konwertujemy na zadania, by już do jej czytania nie wracać.

Jednym z najbardziej sformalizowanych i pracochłonnych elementów metody GTD są przeglądy zadań. To coś, od czego nie uciekniemy, jeśli chcemy, by sprawy nie tylko zostały spisane i uporządkowane, ale żeby faktycznie szły do przodu.

Mamy czas dla innych, spotykamy się z ludźmi, ale trudno nam znaleźć czas na spotkanie z samym sobą. Czas poświęcony na aktualizację naszej listy zadań jest czasem dobrze zainwestowanym. Przeglądy są konieczne i powinniśmy faktycznie dokonywać ich regularnie raz w tygodniu, najlepiej w piątek lub w niedzielę, przed kolejnym tygodniem pracy. Ja mam na to sposób. Łączę przegląd z konkretnymi sytuacją czy miejscem, mianowicie – chodzę do kawiarni i siedzę tam, aż skończę. Żeby przegląd nie kojarzył mi się nieprzyjemnie, zawsze towarzyszy mi aromatyczna, pyszna kawa.

Poza przeglądem tygodniowym, takim operacyjnym, polecam przeprowadzanie także przeglądu taktycznego – co 3 miesiące. Wtedy poświęćmy więcej czasu, by spojrzeć na nasze działania z szerszej perspektywy. Gdzie jesteśmy, co osiągnęliśmy, co chcemy osiągnąć w kolejnych trzech miesiącach. To jest też m.in. czas na zajrzenie do projektu „Później”.

Korzystajmy z narzędzi, które mamy po ręką. Będąc w biegu, możemy zapisywać w telefonie czy na tablecie, a przeglądy robić na komputerze.

Warto też korzystać z doświadczeń innych. Niedawno powstała platforma Nozbe.how, która tworzona jest w dużej części przez społeczność użytkowników. Jest tam wiele porad, a co chyba najfajniejsze – są szablony projektów, które można pobrać wprost do swojej aplikacji. Można odnaleźć tam np. szablon czynności związanych z zatrudnianiem nowej osoby, przygotowanie dokumentów finansowych na koniec miesiąca, a z prywatnych projektów – plany treningowe, czy planowanie wakacji.

Sama od jakiegoś czasu korzystam z Nozbe. Muszę przyznać, że pozostaję pod wrażeniem pakietu startowego, jaki otrzymuje każdy nowy użytkownik. Mówię tutaj o wiedzy dostarczanej wraz z aplikacją. Jak się okazuje, by zacząć pracować z Nozbe, nie trzeba wcześniej znać metodologii GTD. Kurs wideo, który przygotowałeś – „10 kroków do maksymalnej produktywności”, prowadzi za rękę przez każde założenie i pokazuje, jak praktycznie je rozwiązać, używając aplikacji. A dosłownie na dniach możemy spodziewać się także książki…

Postawiliśmy nie tylko na stworzenie aplikacji, ale także na edukację. Oprócz tego, że firmy wdrażające Nozbe są objęte opieką dedykowanego konsultanta, to przygotowaliśmy moc materiałów, z których użytkownicy mogą korzystać dowolnie i indywidualnie. Cieszę się, że o tym mówisz, bo faktycznie to rewelacyjnie działa. W szkole nikt nas tego nie uczył, a nagle na rynku pracy oczekuje się, że będziemy hiperzorganizowani. Kurs wideo online, zasoby Nozbe.how, a wkrótce także książka, którą już można zamówić w przedsprzedaży na www.kursproduktywnosci.pl to narzędzia, którymi chcemy ewangelizować produktywność. To jest nasza misja.

Dziękuję za rozmowę.
Dziękuję.