Kilka podpisów. Tyle mniej więcej potrzebujesz, żeby zrobić duży krok w kierunku bezpieczeństwa Twojej jednoosobowej działalności gospodarczej. Firma to Ty. A może nawet Ty to firma. Co się natomiast stanie, gdy przez chwilę nie będzie Cię przy niej? Czy Twoja firma będzie „bezpieczna”, gdyby nagle Ciebie zabrakło? Czy będzie mogła ona nadal funkcjonować, gdy nie będzie Cię przez miesiąc czy dwa bez możliwości podejmowania jakichkolwiek decyzji i podpisania jakiegokolwiek papierka?
Możesz się przed tym w prosty sposób zabezpieczyć. Oto kilka sposobów.
Pełnomocnictwo podczas czasowej nieobecności
Zacznijmy od zabezpieczenia firmy na czas Twojej czasowej nieobecności.
Gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to Ty jesteś osobą „uprawnioną do reprezentacji firmy”. Ty podpisujesz wszystkie umowy. Twoja księgowa, pracownik czy nawet współmałżonek nie mogą tego robić, chyba że mają do tego stosowne pełnomocnictwo.
Udziel więc zaufanej osobie pełnomocnictwa do podejmowania czynności prawnych w Twoim imieniu. Masz sporo możliwości. Możesz takie pełnomocnictwo swobodnie ograniczać.
Np. księgowej możesz udzielić pełnomocnictwa tylko do kwestii związanych z umowami o pracę. Zaś pracownik będzie mógł zawierać tylko umowy z kontrahentami, np. do 10 000 złotych. Takie pełnomocnictwo możesz też ograniczyć czasowo – np. tylko na czas Twoich zagranicznych wakacji.
Jeżeli wydarzy się niespodziewana sytuacja, pełnomocnik będzie mógł zabezpieczyć Twoje interesy, a Ty będziesz swobodnie cieszyć się wakacjami.
Specjalne pełnomocnictwo, czyli prokura
Poza pełnomocnictwem masz jeszcze możliwość udzielenia prokury. Jest to specjalny rodzaj pełnomocnictwa, który może udzielić tylko przedsiębiorca wpisany do CEIDG lub rejestru przedsiębiorców KRS.
Do prokurenta musisz mieć większe zaufanie, bo ma on szerokie kompetencje.
Może podejmować wszystkie czynności sądowe i pozasądowe, które są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie może jedynie zbyć przedsiębiorstwa, oddać go do czasowego używania, zbyć nieruchomości przedsiębiorcy lub jej obciążyć.
Jeżeli ograniczysz prokurentowi ten zakres działania, to nie będzie to skuteczne wobec osób trzecich.
Prokurent ma dwie ważne przewagi nad zwykłym pełnomocnikiem. Zakres jego umocowania wynika z kodeksu cywilnego, a do tego każdy szybko będzie mógł sprawdzić kto jest prokurentem. Wystarczy zajrzeć do CEIDG. Tam znajduje się informacja o udzieleniu prokury. To powoduje pewność obrotu. Twój kontrahent nie będzie miał wątpliwości czy będzie mógł zawrzeć skuteczną umowę z prokurentem.
Zarząd sukcesyjny
Pełnomocnictwo i prokura to dobre rozwiązanie przy założeniu, że mamy do czynienia tylko z czasową nieobecnością przedsiębiorcy.
A co zrobić, żeby zapewnić ciągłość działania firmy po śmierci przedsiębiorcy, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą?
Od listopada 2018 roku jest o wiele łatwiej. Weszła wtedy w życie ustawa, która wprowadza instytucję zarządcy sukcesyjnego. Jest to osoba, która po śmierci przedsiębiorcy będzie tymczasowo zarządzać jego przedsiębiorstwem. Zarządca może działać przez 2 lata. W wyjątkowych przypadkach zarząd może być przedłużony do 5 lat.
Dzięki temu spadkobiercy zyskają czas na przeprowadzenie wszelkich formalności spadkowych, a firma przedsiębiorcy będzie mogła dalej działać (tj. zatrudniać pracowników, obsługiwać kontrahentów, uzyskiwać przychód i płacić podatki). Po śmierci przedsiębiorcy dotychczas zawarte umowy nie wygasają, a zarządca może płynnie kontynuować ich wykonywanie. Firma będzie też działać pod tym samym NIP-em i REGON-em.
Co musisz zrobić?
Ustanowienie zarządcy sukcesyjnego nie wiąże się dla Ciebie z żadnymi kosztami, a wszelkie formalności możesz wykonać przez internet.
Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniej osoby. Nie musi to być ktoś z kręgu spadkobierców. Nie musi to być nawet osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Ważne, żeby była to osoba posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, czyli nie możesz ustanowić zarządcą swojego niepełnoletniego dziecka.
Wybrany zarządca musi wyrazić zgodę na pełnienie takiej funkcji. Możesz poprosić go o podpisanie oświadczenia o wyrażeniu zgody na pełnienie tej funkcji. W CEIDG nie trzeba przedstawiać skanu tej zgody. Przedsiębiorca jest zobowiązany tylko do złożenia oświadczenia, że taka osoba wyraziła zgodę na pełnienie funkcji zarządcy sukcesyjnego.
Drugi krok to zgłoszenie zarządcy do CEIDG. W tym celu trzeba uzupełnić formularz na stronie internetowej lub wysłać go pocztą.
Możesz też od razu ustanowić zarządcę rezerwowego. Gdyby ten pierwszy zarządca nie mógł pełnić tej funkcji, to wówczas będzie mógł działać zarządca rezerwowy.
Zarządcę sukcesyjnego zawsze możesz zmienić lub w ogóle zrezygnować z jego ustanowienia, co jest tak samo proste jak jego ustanowienie.
Po śmierci przedsiębiorcy zarządcę mogą ustanowić także spadkobiercy. Nie polecam jednak tego rozwiązania, bo jest związane z opłatami notarialnymi. Dodatkowo wymaga ono współdziałania spadkobierców, co nie zawsze, niestety, jest możliwe.
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej
Jest jeszcze jedno rozwiązanie, które zapewni ciągłość firmy po śmierci przedsiębiorcy. To przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej np. w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie jest to jednak rozwiązanie, które można wprowadzić w życie w ciągu godziny bez konieczności wychodzenia z biura.
Ustanowienie pełnomocników, prokurentów czy zarządców sukcesyjnych nie wymaga wiele pracy, a może to być najlepiej zainwestowany czas w Twoją firmę. W tym momencie w CEIDG jest ujawnionych prawie 800 firm, które prowadzone są przed zarządcę sukcesyjnego. Ta liczba będzie sukcesywnie rosnąć.
