W biznesie nic nie jest perfekcyjne. Nie można raz wykonać pewnych założeń czy ustaleń i liczyć, że wszystko potoczy się zgodnie z planem. Pojawiają się nieprzewidziane sytuacje losowe, pomyłki w obliczeniach, zmiany prawa, a konkurencja zaskakuje nową technologią. To wszystko sprawia, że musisz bezustannie analizować sytuację, reagować i udoskonalać rozwiązania. To właśnie dlatego wdrożenie w firmie metodologii Kaizen okazuje się mądrym wyborem.
Na czym polega metodologia Kaizen?
Większość metod zwiększania efektywności koncertuje się wokół porządkowania procesów i zadań. Kaizen oznacza natomiast dobrą zmianę. To japońska filozofia, która pomaga organizować i usprawniać wszystkie działania.
Kaizen oznacza ciągłe, ciągłe doskonalenie i może zostać zastosowana w każdym biznesie.
Zgodnie z zasadami, każde działanie powinno być wykonywane najlepiej jak to możliwe. Kaizen jest dziś synonimem współpracy i wysiłków całej firmy zmierzających do udoskonalenia praktyk biznesowych i metod produkcji przy jednoczesnym poszanowaniu dotychczasowych osiągnięć i osób zaangażowanych w projekt.
Jest bardziej filozofią niż gotowym narzędziem, dlatego podejście to można odnaleźć w wielu metodach zarządzania – rozpoczynając od TQM, a kończąc na systemie sugestii pracowników. W ramach Kaizen każdy pracownik powinien wziąć na siebie odpowiedzialność za poprawę organizacji.
Filozofia Kaizen w biznesie dąży do poprawy produktywności oraz redukcji marnotrawstwa czasu i pieniędzy. Wdrażając konsekwentnie tę metodologię, można jednak zyskać znacznie więcej i mówię to jako praktyk. Od ponad roku prowadzę pierwszą w Polsce agencję marketingową Kaizen. Wdrażając każdego dnia udoskonalania w firmie, zyskaliśmy nie tylko poprawę procesów i efektów biznesowych, ale również większe zaangażowanie pracowników, wyższą satysfakcję klientów, poprawę konkurencyjności naszej oferty oraz silny zespół ludzi.
Czy Kaizen działa?
Najważniejsze to pamiętać, że Kaizen nie jest zmianą dla zmiany. To celowe i ciągłe działanie.
Zmiany, które nie przynoszą wymiernych korzyści nie powinny być kontynuowane.
Przykładów na to, że wdrożenie filozofii ciągłej poprawy rzeczywiście działa, możemy znaleźć mnóstwo w badaniach publikowanych w internecie. Oficjalny instytut Kaizen upublicznia wiele case studies konkretnych firm, które znacznie poprawiły swoje wyniki. Przykładem organizacji, która zaimplementowała tę filozofię, jest hotel Hilton. Wprowadzenie usprawnień pozwoliło skrócić czas sprzątania pokojów z 52 do 33 minut, czas zameldowania gości z 11 do 4 minut oraz zmniejszyć liczbę skarg gości z 404 do 72.
Mogę również przedstawić przykłady z mojej agencji, w której każdego miesiąca usprawniamy jeden proces. Zmiana definicji i klasyfikacji cennika sprawiła, że specjaliści nie potrzebują pomocy projekt menedżera przy przygotowywaniu ofert dla klientów. Zmiana systemu zarządzania klientami usprawniła przebieg komunikacji i skróciła czas wdrażania się przez nowego specjalistę w przypadek klienta o 20 minut. Wprowadzenie systematycznych spotkań zmniejszyło liczbę problemów komunikacyjnych występujących pomiędzy działami o 57 procent. Każde z tych działań łącznie zwiększyło efektywność, a w konsekwencji przychód firmy, o 23 procent.
Jak wprowadzić Kaizen do biznesu?
Kaizen jest metodologią, która może zostać zastosowana w każdej branży. Niezależnie od tego jak wielu zatrudniasz pracowników, jak złożony proces realizujesz i o jakich przychodach mówimy. Wdrożenie Kaizen nie wymaga poniesienia wydatków finansowych na zaawansowane programy, aplikacje i sprzęt. Wdrożenie w biznesie filozofii udoskonalania wymaga najczęściej zmiany podejścia do pracy i prowadzenia biznesu.
Po pierwsze: rozpocznij od siebie
Zawsze szukaj najlepszego sposobu wykonywania swojej pracy. Przeanalizuj, na co poświęcasz najwięcej czasu, zastanów się czy mógłbyś coś zmienić, aby efektywniej realizować projekty. Możesz wykorzystać dostępną aplikację jak Rescuetime, aby zdobyć pogląd na swój plan dnia. Spróbuj wygospodarować dwie godziny tygodniowo, aby udoskonalić swoje działania. Celem pierwszego etapu jest, abyś sam zrozumiał Kaizen, zanim rozpoczniesz wdrażanie tej metodologii w swojej firmie.
Po drugie: zaangażuj swój zespół
W metodologii Kaizen najważniejsze jest działanie zespołowe, którego wynikiem jest opracowanie najlepszych rozwiązań. Lider musi odpowiednio przygotować pracowników, aby rozumieli cel działań. W mojej agencji rozpoczęłam od cyklu spotkań, na których wyjaśniłam na czym polega metodologia oraz jaka jest celowość jej wprowadzenia w naszych działaniach. Niezwykle istotne jest, aby każdy miał świadomość, że zaangażowanie zespołu jest kluczowe w całym procesie. Największym wyzwaniem jest stworzyć środowisko, które nie opiera się zmianom.
Po trzecie: jasno wskazuj problem
Trzecim krokiem do implementacji metodologii Kaizen w biznesie jest uświadomienie sobie, że w każdej firmie występują problemy oraz wyznaczenie hamulców rozwoju firmy. Niezwykle skuteczne jest wprowadzenie narzędzia, które umożliwi pracownikom zgłaszanie problemów występujących w obrębie ich stanowisk i kompetencji. Skuteczność tej metody będzie w dużej mierze uzależniona od podejścia pracodawcy, którego zadaniem jest wyjaśnienie zespołowi, że pojawienie się problemu, nie jest negatywnym zjawiskiem. Problemy są po to, by je rozwiązać.
Po czwarte: przeprowadź burzę mózgów
Sukces kolejnego etapu ponownie zależny jest od zaangażowania zespołu. By go osiągnąć, przeprowadź w swojej firmie tzw. burzę mózgów. Pamiętaj, by przekazać uczestnikom, że nie ma złych pomysłów. To kluczowa zasada, którą bezwzględnie należy wprowadzić, jeśli chcesz uzyskać zadowalający efekt. Tylko pracownicy, którzy czują się komfortowo, są gotowi by udoskonalać.
W agencji I.AM cały proces polega na tym, że na początku spotkania jasno określamy problem. Pomocne jest jego zapisanie w widocznym dla zespołu miejscu – np. na białej tablicy na środku sali. Następnie rozpoczynamy 7-minutową burzę pomysłów. Każdy notuje na kartce 7 propozycji rozwiązania problemu. Następnie wszystkie przepisujemy na tablicę pod problemem, by były dobrze widoczne.
Finalnie rozwiązania poddajemy ocenie pod kątem budżetu oraz czasu. Na podstawie wyników nadajemy im priorytety – rozpoczynamy od tych, które można wprowadzić w najkrótszym czasie i najniższym kosztem, oraz opracowujemy harmonogram wdrożenia. Niezwykle istotne jest, aby uwzględnić w nim, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne działania.
Po piąte: wprowadź wybrane rozwiązania do firmy
Wprowadzenie wybranych rozwiązań to jedyny sposób, by przekonać się o ich skuteczności. Implementacja zmian krok po kroku pozwala obserwować wyniki i szybciej reagować w przypadku braku pożądanego efektu.
W mojej branży świetnym przykładem mogą być kampanie reklamowe dla klientów. Bardzo często opracowujemy zespołowo plan działania i różne drogi rozwiązania. Zmieniamy proste elementy jak kolor grafiki, miejsce przycisku czy rozmieszczenia hasła, dzięki czemu już po kilku dniach poprawiamy wyniki kampanii nawet o kilkadziesiąt procent.
Po szóste: kontroluj rezultaty
Niezwykle istotne w całym procesie implementacji rozwiązań jest bieżące kontrolowanie osiąganych rezultatów. To jedyny sposób, by wychwycić pojawiające się odstępstwa od planu. W tym celu należy wskazać odpowiedzialne osoby, które dopilnują również przestrzegania terminów.
Po siódme: standaryzuj
Zastosowałeś wybrane metody, ale nie udało się osiągnąć wyznaczonego celu? Zamiast rezygnować, wróć do kroku czwartego i wybierz kolejne rozwiązania do przetestowania.
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło Twojej firmie usprawnić proces? Wprowadź na podstawie tego doświadczenia nowe standardy.
Po ósme: pamiętaj, że zawsze można coś udoskonalić
Jeśli udało Ci się rozwiązać wszystkie wyznaczone w drugim etapie problemy, czas zająć się kolejnymi z listy. Gdy będzie ona pusta, przypomnij pracownikom o możliwości zgłaszania nowych spraw. Zawsze bowiem jest coś, co można zrobić lepiej.
