Samochód w firmie
W dobie spowolnienia gospodarczego, wiele firm stara się szukać oszczędności. Bardzo duże koszty, nawet w niedużych firmach, generują samochody. Badania wykazały, że służbowy pojazd nieobjęty monitoringiem pracuje efektywnie zaledwie w około 50 – 60 procentach. Pozostała część czasu oraz kosztów jest marnotrawiona.
Na 2013 rok wiele firm przyjęło strategie antykryzysowe, tak by wyjść obronną ręką z trudnego okresu spowolnienia gospodarczego. Jak przekonują analitycy, w najbliższych miesiącach trzeba będzie jednak czegoś więcej niż tylko oszczędzania, w myśl zasady, że po każdej bessie przychodzi hossa i do niej też warto się przygotować. Jak wynika z niedawnego raportu firmy doradczej KPMG, wiele firm produkcyjnych w Polsce w 2013 roku planuje inwestować w… optymalizację procesów i kosztów.
Optymalizację kosztów w firmach posiadających samochody służbowe ułatwiają nowoczesne narzędzia lokalizacyjne. Nie ma znaczenia, czy w firmie jest kilkanaście czy kilkaset samochodów. I tak kosztują za dużo. Odpowiedzią na pytanie, jak zorganizować transport, żeby działał oszczędniej i jednocześnie bardziej efektywnie jest system zarządzania pojazdami i mobilnymi pracownikami oparty na technologiach GPS i GSM. Ideą tego typu systemów jest umożliwienie dostępu do informacji o pojazdach osobom, które nadzorują ich wykorzystanie. W najprostszym tłumaczeniu polega to na ustalaniu pozycji samochodu dzięki zamontowanemu w nim modułowi GPS i przesyłaniu, łączami telefonii komórkowej, danych do serwerów operatora systemu. Do danych na serwerach mają dostęp przez internet, uprawnione osoby zarządzające samochodami w firmie. Oczywiście funkcjonalność takich rozwiązań nie ogranicza się do zastosowań tak podstawowych jak odwzorowanie pozycji na mapie. Systemy działające w trybie online, do których klienci mają dostęp przez internet, nie wymagają wdrożenia (poza instalacją modułów GPS/GSM w samochodach). Niezależnie od wielkości floty można uzyskać oszczędności w działaniu i podnieść jej wydajność. – Systemy takie mogą analizować i kontrolować bardzo wiele parametrów – mówi Piotr Jakubowski, prezes firmy Finder S.A., oferującej takie rozwiązania.
– Poza najczęściej wykorzystywanymi funkcjami jak rejestrowanie czasu pracy, tras i prędkości przejazdów, zużycia paliwa, tankowań, liczby i czasu wizyt handlowych, dostępu do przestrzeni ładunkowej, temperatury w ładowniach izotermicznych, zaawansowane programy umożliwiają współdziałanie z systemami nawigacji przy planowaniu optymalnych tras przejazdów, przekazywanie zleceń, informowanie o wjeździe lub wyjeździe ze strefy załadunku, przekazywanie danych o zamówieniach i stanach magazynowych. Liczba funkcji wypełnianych przez podobne programy stale wzrasta wraz z nowymi potrzebami użytkowników – podkreśla Jakubowski.
Rozwiązanie dla małych flot
System lokalizacyjny jest skutecznym rozwiązaniem dla wszystkich, nawet małych flot z zaledwie kilkoma pojazdami. Przynosi korzyści bez względu na branżę i specyfikę działania. Firmy handlowe, usługowe i dystrybucyjne, oprócz oszczędności, korzystają na wyraźnym wzroście efektywności pracy. Firmy transportowe funkcjonują dużo oszczędniej, realizują więcej zadań, ograniczają przebiegi. Skala korzyści jest różna, zależy od branży i profilu firmy, rodzaju pojazdów, również od obszaru prowadzenia działalności. Najszybciej definiowane są oszczędności uzyskane dzięki mniejszemu zużyciu paliwa i ograniczeniu przebiegów. Średnio sięgają one kilkuset złotych miesięcznie na każdy pojazd. Do tego dochodzą oszczędności w kosztach komunikowania – telefoniczny kontakt z kierowcami nie musi być częsty, a informacje, o które pytani są oni najczęściej, widnieją w systemie. Istotne jest również ułatwienie wszelkiego rodzaju rozliczeń – weryfikację użycia kart paliwowych, terminów dostaw lub wykonania usług. Ważnym efektem jest wzrost bezpieczeństwa kierowców i przewożonych ładunków – pod nadzorem systemu kierowcy jeżdżą bezpieczniej. Spada liczba awarii pojazdów, ogólne koszty serwisowe i łączne koszty działalności organizacji. – Odkąd samochody Vaco objęte są monitoringiem, średnie przebiegi realizowane przez firmowe samochody są niższe o około 20 procent W skali całej firmy oznacza to zmniejszenie przebiegów wszystkich samochodów o wiele tysięcy kilometrów – mówi Paweł Dziwosz, Dyrektor Operacyjny Vaco Sp. z o.o., korzystającej z systemu Finder Online.
Ułatwienie pracy pracownikom
Oprócz oszczędności szybko wzrasta wydajność pracy, a w szczególności aktywność i efektywność przedstawicieli handlowych w terenie. Pracownicy w dużo większym stopniu mogą oddać się swoim zasadniczym obowiązkom. Wiele zadań, np. raportowanie, zlecenia, rozliczenia, wcześniej wykonywanych ręcznie, jest załatwianych automatycznie przez system zarządzania. Duże znaczenie mają też względy bezpieczeństwa. Pojazdy są pod stałym nadzorem, a w razie potrzeby pomoc jest udzielana bardzo szybko. Wzrasta poczucie bezpieczeństwa pracowników – tak bezpośredniego, jak i socjalnego. Praca w firmie konkurencyjnej, z silną pozycją rynkową i dobrymi perspektywami rozwoju daje pewność zatrudnienia, szansę awansu zawodowego i finansowego.
Ze wsparciem systemu lokalizacyjnego manager może być równie mobilny jak flota, którą zarządza lub jego pracownicy w terenie, nie tracąc nic z możliwości analitycznych. Do bieżących (i wcześniejszych) danych i zestawień ma dostęp poprzez popularne smartfony lub tablety z dowolnego miejsca, w którym się znajduje. Odpowiedzią na oczekiwania managerów potrzebujących szybkich i skutecznych narzędzi analitycznych, porządkujących duże zbiory danych są, dostępne w nowoczesnych systemach do zarządzania, moduły analityki zarządczej – Business Intelligence. Dzięki nim można w łatwy sposób uzyskać przejrzysty obraz funkcjonowania floty widoczny w formie wykresów przedstawiających nie dane, ale całe procesy zachodzące w firmie.
Wnioskując na podstawie doświadczeń klientów korzystających z systemu Finder Online, inwestycja w nowoczesny system lokalizacyjny zwraca się średnio po trzech, czterech miesiącach użytkowania.
