Jak zwiększyć wydajność pracy zespołu dzięki narzędziom do pracy zdalnej?
Praca zdalna, home office – z dnia na dzień wielu z nas musiało zmierzyć się z problemem prowadzenia zespołu czy zarządzania projektem z domowego biura. Jak zdaliśmy ten egzamin? Czy terminy oddania projektu zostały dotrzymane? Czy potrafiliśmy dotrzeć do naszych klientów z wiadomościami, usługami i produktami?
Nawet jeśli wrócimy do naszych biur i znów będziemy mogli zapytać o coś koleżankę z sąsiedniego biurka lub złapać się z współpracownikami przy ekspresie do kawy, warto wyciągnąć wnioski, które pomogą nam działać sprawnie i wydajnie podczas pracy zdalnej. Ktoś może zapytać: „Ale skoro nie musimy, a epidemia się kończy, to po co nam praca zdalna?”. Może po to, aby móc zarządzać naszą firmą z dowolnego miejsca na ziemi, bez obawy, że firma upadnie, a zespół przestanie być zgrany.
Zasada nr 1 – daj ludziom pracować
Na czym Ci zależy? Żeby Twój zespół pracował, czy realizował cele? Pozwól członkom zespołu na pewną swobodę w organizacji pracy. Pomyśl, że każdy z nich ma inne warunki w domowym biurze, różny dostęp do internetu, sprzętu, do tego jeszcze praca z dziećmi podczas zdalnej edukacji. Jeśli ktoś lubi pracować od 5.00 do 8.00 rano i później zrobi sobie przerwę do 13:00, ale widzisz, że cele zostały zrealizowane – wspieraj i czuwaj, a nie kontroluj i narzucaj.
Chcesz być na bieżąco z postępami pracy członków zespołu? Zapewnij zespołowi i sobie narzędzia, które w tym pomogą:
- wspólny kalendarz, w którym oznaczycie, kiedy jesteście dostępni, a kiedy zajęci,
- dokumenty, arkusze, prezentacje, materiały, na których pracujecie – dostępne na wirtualnym dysku, który współdzielicie,
- narzędzia do zarządzania zadaniami i pracą zespołu,
- narzędzia do komunikacji: wideo, czaty.
Zasada nr 2 – bądź w kontakcie, informuj
Pomimo dostępności do poczty e-mail, telefonów, bardzo często brakuje nam podczas pracy zdalnej tego bycia w kontakcie. Nic nie zastąpi rozmów przy kawie lub spontanicznych uwag wymienianych z koleżanką z sąsiedniego biurka.
Dezinformacja, a raczej brak informacji, mogą skutecznie zdemotywować zespół do pracy. Jak temu zapobiec? Komunikuj się przez czaty i wideospotkania.
Kiedy czatować, a kiedy umówić wideospotkanie?
Niekończące się spotkania, przez które nie mamy czasu pracować – to problem wielu organizacji.
Kiedy wystarczy czat:
- gdy chcesz na szybko przekazać wiadomość członkom zespołu,
- gdy chcesz, aby sprawnie przebiegała komunikacja w grupach zespołu – stwórzcie grupy na czacie; grupy mogą być dedykowane określonym tematom, np. support, gdzie członkowie mogą bezpiecznie zapytać, np. gdzie znajdą jakiś dokument na dysku albo jak wygląda procedura składania jakiegoś wniosku,
- czat to dobre rozwiązanie na dzielenie się z zespołem mniej formalnymi newsami, które nie wymagają przekazywania drogą mailową,
- gdy chcesz rozładować atmosferę – czat to jest właśnie słynny ekspres do kawy, przy którym dowiadujemy się o sprawach może nie formalnych, ale bardzo ważnych dla podtrzymania zdrowych relacji koleżeńskich.
Kiedy postawić na wideospotkanie:
- jeśli chcesz przekazać całemu zespołowi nowe wiadomości,
- gdy potrzebujesz zweryfikować postęp pracy pracowników, wskazać nowy kierunek, upewnić się, że wszystko jest jasne,
- gdy chcesz pokazać, jak wykonać jakąś czynność na ekranie swojego monitora lub chcesz dzięki współdzieleniu ekranu pomóc pracownikowi rozwiązać problem; w Google MEET możesz dodatkowo nagrać spotkanie, podczas którego np. przekazujesz instrukcje, jak zalogować się do nowego systemu.
Wideospotkanie powinno być rzeczowe, celowe i efektywne.
Jak to osiągnąć?
• Przed spotkaniem określ jego cel i przewidywany czas trwania oraz stwórz agendę – dołącz te informacje do zaproszenia. Agendę dobrze jest zamieścić w dokumencie, który będzie dostępny online dla wszystkich uczestników spotkania. Idealnie sprawdzą się tu dokumenty Google, na których może pracować cały zespół jednocześnie.
• Bądź przygotowany i oczekuj tego od uczestników – poproś o wcześniejsze przeczytanie wiadomości, jeśli tego wymaga temat spotkania.
• Moderuj czas, cel i agendę. Dobrą praktyką jest ustalenie stałego scenariusza spotkań. Rozpocznij o czasie i staraj się nie przedłużać spotkania.
• Wyznacz sekretarza, który będzie notował najważniejsze ustalenia, które zapadły na spotkaniu. Te notatki mogą się znaleźć w dokumencie pod agendą, ważne, aby każdy z uczestników miał do nich dostęp i mógł w każdej chwili do nich wrócić po spotkaniu, aby sprawdzić czy wszystkie z postanowień i zaleceń zostały wykonane.
• Podsumuj spotkanie i deleguj obowiązki, które zostaną zapisane przez sekretarza.
Zasada nr 3 – egzekwuj wyniki pracy
To, że nie stoisz nad pracownikiem, nie znaczy, że on nie pracuje. Dla bezpieczeństwa i zapewnienia sukcesu planom Twojej firmy, egzekwuj dowody świadczące o wykonaniu zadania lub dążeniu do jego wykonania. To buduje zaufanie i obniży ryzyko niepowodzenia:
- poproś o krótkie podsumowanie, co zostało zrobione – wystarczy komentarz na czacie,
- odhaczaj taski w aplikacji do zarządzania projektami, a jeśli takiej nie używasz, to może to być również zwykły arkusz kalkulacyjny – ważne, aby był dostępny online jak np. arkusze Google,
- poproś o przesłanie próbki projektu (np. gdy pracujesz z grafikiem) – w ten sposób razem ustalicie czy prace zmierzają w oczekiwanym kierunku,
- organizuj szybkie i krótkie wideospotkania, podczas których będziesz mógł osobiście dopytać o postęp prac i wesprzeć w razie potrzeby lub wskazać kierunek.
W kalendarzu Google możesz zaplanować cotygodniowe spotkania z określonymi członkami zespołu oraz ustawić również blok spotkań, które inne osoby mogą rezerwować. Na przykład możesz umożliwić pracownikom rezerwowanie terminów konsultacji w godzinach cotygodniowych dyżurów lub jeśli wiesz, że Twoi klienci potrzebują zasięgnąć Twojej rady, opinii.
Terminy spotkań są przydatne, gdy nie wiesz, kto chce się z Tobą spotkać, ale chcesz przeznaczyć na to określony czas. Możesz zaoferować blok, w ramach którego inne osoby będą wybierać odpowiednie przedziały czasowe. Możesz na przykład przeznaczyć na spotkania dwie godziny podzielone na 30-minutowe przedziały. Osoba, która chce się z Tobą spotkać, będzie mogła zarezerwować taki 30-minutowy przedział, który jej najbardziej odpowiada.
Gdy utworzysz blok spotkań, będzie on widoczny w Twoim kalendarzu jako jedno wydarzenie. Gdy ktoś zarezerwuje jeden z terminów spotkań, zarezerwowany termin będzie widoczny jako wydarzenie w kalendarzu tej osoby oraz wewnątrz większego bloku w Twoim kalendarzu.
Zasada nr 4 – zorganizuj szkolenie dla całego zespołu
Podczas szkolenia pokaż wszystkim, jakich narzędzi będziecie używać w pracy zdalnej, pokaż, jak ich używać i kiedy.
Zadbaj, aby każdy czuł się swobodnie i aby praca z tymi narzędziami była ułatwieniem, a nie kolejnym stresem.
Możesz też zapisać członków zespołu na webinary, podczas których dowiedzą się więcej o tych narzędziach. Bezpłatne webinary z pracy zdalnej prowadzi zespół Google Internetowe Rewolucje na swoim kanale na YouTubie.
