Wykorzystanie prywatnego samochodu w działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć koszty związane z wykorzystaniem prywatnego pojazdu (bez względu na to czy jest to samochód osobowy, ciężarowy czy nawet motocykl) w prowadzonej przez siebie działalności.
Rozliczanie takich kosztów określają stosowne przepisy prawne, tj. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. W celu rozliczenia podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potocznie zwaną kilometrówką.
Wzór ewidencji przebiegu pojazdów określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2000 roku w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdów (Dz.U. Z dnia 12 grudnia 2000 roku). Zgodnie z przepisami Ewidencja przebiegu pojazdu/Kilometrówka powinna zawierać co najmniej:
– imię i nazwisko osoby używającej pojazd (pracownika bądź właściciela),
– numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,
– datę oraz cel wyjazdu,
– opis trasy (skąd-dokąd),
– stawkę za kilometr przebiegu (określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury),
– liczbę przejechanych kilometrów,
– kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę za 1 km przebiegu,
– dane i podpis podatnika.
Tak określona kilometrówka musi być prowadzona na bieżąco, tj. po dokonaniu każdego przejazdu, przez osobę faktycznie używającą danego pojazdu. Każdy użytkowany pojazd musi posiadać odrębną kilometrówkę.
Stawki za kilometr przebiegu, których maksymalną wysokość określa Minister Infrastruktury podzielone są na cztery kategorie:
1. Pojazdy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3.
2. Pojazdy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
3. Motocykle.
4. Motorowery.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów ułatwiają przedsiębiorcom stosowne programy komputerowe. Przykładem może być oprogramowanie Menedżer Pojazdów PL+ firmy SoftwareProjekt, które umożliwiają na bieżąco tworzenie zarówno rejestru przejazdów pojazdu, jak i kosztów związanych z jego użytkowaniem, tj. zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, coroczny zakup ubezpieczeń OC/AC, jak również koszty przeglądów technicznych, napraw, wymiany opon, itp.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie zwalnia podatnika z obowiązku dokumentowania wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, takich jak:
– zakup paliwa,
– zakup materiałów eksploatacyjnych takich jak opony, płyny eksploatacyjne,
– zakup ubezpieczeń OC/AC,
– koszty związane z przeglądami technicznymi, naprawami, zakupem części zamiennych,
– wydatki związane z parkowaniem.
W każdym przypadku na fakturze dokumentującej poniesiony koszt musi pojawić się numer rejestracyjny pojazdu, którego dany wydatek dotyczy.
PODSUMOWANIE
Aby korzystać z prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej należy:
– prowadzić na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę),
– prowadzić rejestr kosztów związanych z danym pojazdem.