Zarządzanie płynnością finansową

Większość krótkich stażem przedsiębiorców nie praktykuje żadnego zarządzania płynnością finansową swojej firmy. Intuicyjnym rozwiązaniem wydaje się utrzymywanie stale pewnego poziomu środków pieniężnych celem pokrycia nieprzewidzianych kosztów. Daje to poczucie bezpieczeństwa – zarówno co do firmy, jak i niejednokrotnie naszego własnego. Kapitał ten musi być oczywiście w łatwo dostępnej formie – gotówce lub szybko zbywalnych środkach bądź aktywach.
Dosyć spora grupa przedsiębiorców, najczęściej małych działalności gospodarczych i samozatrudnionych, nie wychodzi jednak poza wyłącznie intuicyjne utrzymywanie pewnego buforu bezpieczeństwa. Nie znają oni bowiem korzyści, jakie daje aktywniejsze zarządzanie kapitałem. Bezpośrednie korzyści są dwie:
1. Pierwsza to większa ilość uwolnionego kapitału.
2. Druga to zwiększenie bezpieczeństwa.
Choć druga korzyść wydaje się sprzeczna względem pierwszej – nie do końca jest to prawdą.
Uwolniony kapitał można wypłacić pracownikom (w formie premii, dodatku motywacyjnego, itd.) lub co bardziej prawdopodobne, zainwestować. W firmach bazujących na obrocie (produkcyjnych i handlowych) dodatkowe środki przeznacza się w bezpośredni sposób na zwiększenie obrotu, co przekłada się na szybszy rozwój firmy i jednoczesne zwiększenie jej rentowności. W pozostałych przypadkach dostępne są bardziej długodystansowe strategie inwestycyjne.
Jak to działa? Podstawowym zadaniem jest spisanie wszystkich prognozowanych przychodów i kosztów. W przypadku przychodów należy określić przewidywane daty ich fizycznego wpływu na firmowe konto. W przypadku kosztów, terminy ich płatności. Mając te dane, rysujemy przewidywany stan konta w najbliższej przyszłości. Obliczenia należy przeprowadzić do końca ustalonego przez nas z góry horyzontu zdarzeń. W przypadku bardzo dużej zmienności kapitału pomocny może okazać się już nawet miesięczny horyzont. W wypadku typowych małych firm, wystarczającym horyzontem jest zwykle okres 3-6 miesięcy. Duże firmy prowadzą jednak obowiązkowo analizę nawet do kilku lat do przodu.
Na narysowaną funkcję, nakładamy drugą – kroczącą, wyprzedzającą funkcję minimum. Horyzont funkcji minimum nie musi być taki sam jak horyzont naszej prognozy. Powinien być zależny od możliwości firmy do pozyskiwania dodatkowego kapitału, dostępności kredytowej, itd. Zwykle nawet w przypadku dalekich prognoz, horyzont funkcji minimum wynosi około 3 miesięcy.
Jeżeli wartość funkcji minimum na bieżący dzień jest ujemna, firmie może grozić utrata płynności finansowej. Warto zawczasu poszukać dodatkowych przychodów, zredukować koszty, uwolnić kapitał zamrożony w środkach trwałych czy aktywach lub posiłkować się kredytem. W przypadku dodatniej wartości, można uwolnić tą ilość kapitału ze stosunkowo małym ryzykiem utraty zdolności do zaspokajania bieżących wierzytelności.
Jeżeli nie chcemy przeprowadzać całej analizy samodzielnie, można przygotować lub posłużyć się gotowymi w sieci szablonami arkuszy kalkulacyjnych. Bardziej wymagających zainteresują dedykowane programy jak Symfonia Forte firmy Iron Soft, Planowanie Płynności Finansowej firmy Patcom czy bezpłatny Liferaft (nadający się jednak raczej tylko do mniejszych firm typu działalność gospodarcza lub samozatrudnienie).