Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze biura księgowego? – 3 wskazówki

Zakładasz własną firmę – z własnej woli, bo wreszcie chcesz być na swoim, lub dlatego, że wymaga od Ciebie tego Twój pracodawca. Niezależnie od powodów zawsze przy zakładaniu własnej działalności bierze się jedną, najważniejszą rzecz pod uwagę: księgowość.

Zasada nr 1 – Szukaj zaufanych osób

Stereotyp księgowego to okularnik ślęczący nad rachunkami, gdzieś z boku, z dala od innych ludzi. A tymczasem podstawą jest wybranie takiego rachmistrza, który będzie z nami w stałym kontakcie, do którego w każdej chwili możemy zwrócić się z pomocą, czy to osobiście, telefonicznie, czy drogą e-mailową. Musimy znasz naszego księgowego, ufać mu, przecież w wypadku nieścisłości w księgach ostatecznie to my, nie on, odpowiadamy przed urzędami!
Dlatego przed wyborem księgowego wskazane jest rozejrzeć się po znajomych oraz sieci, zasięgnąć opinii. Jeśli ktoś ze znajomych poleca swojego księgowego, warto rozważyć tę „kandydaturę”. Nieznani, „z ulicy” mogą wcale nie mieć doświadczenia. Przypomnę, że sama znajomość rachunkowości to za mało. Dobry księgowy musi być przecież na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami prawa oraz pełnić funkcję doradcy podatkowego jednocześnie.

Zasada nr 2 – Nie daj się skusić niskim cenom

Każdy chce płacić jak najmniej, ale czy zawsze to się opłaca? W internecie znajdziemy wiele firm, które oferują niskie koszty prowadzenia ksiąg. Co jednak idzie za niską ceną?

• Niskie OC – oznacza to, że w wypadku problemu księgowy nie pokryje w pełni kosztów swoich zaniedbań czy zaniechań, ale my sami.
• Brak indywidualnego podejścia – wiele sieciowych firm księgowych idzie w ilość, nie jakość. Oznacza to np., że gdy mamy jakąś wątpliwość i dzwonimy na infolinię naszego biura księgowego, rozwiązania naszego problemu nie podejmie się osoba prowadząca nasze księgi, ale konsultant!
• Brak udogodnień dla klienta – a należą do nich m.in. odbiór dokumentów od klienta, udostępnienie programu do wystawiania i/lub porządkowania faktur, doradztwo podatkowe itd.
  Zawsze warto wziąć pod uwagę fakt, że gdy płacimy księgowemu niewiele, oznacza to, że  poświęca on nam i naszym księgom minimum czasu. Istnieje takie powiedzenie w języku angielskim: „if you pay peanuts, you get monkeys”, które w wolnym tłumaczeniu oznacza, że tylko głupi pracownicy będą dla ciebie pracować za małe pieniądze. Przykre, ale prawdziwe.

Zasada nr 3 – Zdefiniuj rodzaj działalności, księgowości, podatków

Zrób wstępne rozeznanie w internecie lub wypytaj znajomych, którzy już prowadzą firmy min. o to:

• Jaki rodzaj działalności będzie Ci najbardziej odpowiadał: jednoosobowa czy spółka z o.o.?
• Jakiego rodzaju księgowość chcesz prowadzić: KPiR, karta podatkowa, ryczałt, a może pełna księgowość?
• Na jakich zasadach chciałbyś się rozliczać? Ogólnych czy może wybierzesz podatek liniowy?
• Czy wolisz płacić podatki raz w miesiącu czy kwartalnie?
• Czy chcesz być płatnikiem VAT?

Te same pytania zadaj podczas pierwszego spotkania swojemu księgowemu. Po tym, co Ci doradzi i z jakim zaangażowaniem, będziesz już bliżej podjęcia decyzji. Wypytaj o plusy i minusy danych rozwiązań. Musisz być w pełni przekonany, bo od tego będzie w praktyce zależeć, ile Twoja firma zyska na danych rozwiązaniach!

A gdy już zatrudnisz księgowego…

Pamiętaj zawsze o tym, by w razie wątpliwości zawsze pytać i prosić go o wyjaśnienia niezrozumiałych kwestii. Język księgowych z pewnością nie należy do najłatwiejszych, ale to nie znaczy, że masz nie wiedzieć, co się dzieje w Twoich księgach – co to to nie!