Czego uczy nas pandemia? O zarządzaniu firmą, finansami i ludźmi

Pandemia – tygodnie zamrożenia gospodarki, obostrzenia w handlu i transporcie międzynarodowym, a także tzw. nowa normalność – to trudny czas, wymagający elastyczności od wszystkich firm, i globalnych korporacji, i mikroprzedsiębiorców. Dla jednych okres wytężonej pracy, aby sprostać nowym oczekiwaniom klientów; dla innych spowolnienie i refleksje nad dalszą drogą biznesową. Sytuacja dla wszystkich jest tak nietypowa, że wręcz zmusza do zadawania pytań.

Czy można się było „tego” spodziewać…?
…że praktycznie z dnia na dzień cały świat się zatrzyma, a ludzie w różnych krajach nie będą przez kilka tygodni wychodzić z domu? Że rządy zamkną punkty handlowe, usługowe, rozrywkowe? Że wielkie biurowce całe tygodnie będą świeciły pustkami? Że samoloty przestaną latać?…
Nie, tego wszystkiego nie można było przewidzieć. Ale w biznesowej rzeczywistości są zjawiska, na które każda firma powinna być zawsze przygotowana:

• kontrahenci, którzy zaczynają spóźniać się z płatnościami, nagle przestają w ogóle płacić lub wręcz upadają;
• nowe mody rynkowe, odwracanie się od jednych produktów, które wydawały się na topie i wybieranie zupełnie innych;
• dostawcy, którzy mają problemy, np. spowodowane nową polityką w ich kraju (różne embarga czy wojny handlowe);
• problem z pozyskaniem kompetentnych pracowników;
• trudności w pozyskaniu kapitału obrotowego lub inwestycyjnego.

Te wszystkie zjawiska skumulowały się podczas pandemii. A zatem, ci przedsiębiorcy, którzy już wcześniej odpowiednio zarządzali swoim biznesem, mieli szansę – w niektórych przynajmniej obszarach – nieco zniwelować skutki kryzysu spowodowanego przez COVID-19. Inni, obserwując rynek, czytając różne poradniki, czy uczestnicząc w webinarach, od których nagle zaroiło się w sieci, mieli okazję czegoś się nauczyć. Przyjrzyjmy się zatem głównym tematom „pandemicznych lekcji”.
Mądry Polak po szkodzie
To przysłowie idealnie pasuje do wszelkich rodzajów ubezpieczeń. Niektórym wydają się zbędną pozycją w budżecie, czy to firmowym, czy prywatnym. Dopiero, kiedy wydarzy się nieszczęście, narzekają, że nie pomyśleli wcześniej. W transakcjach handlowych również warto pomyśleć o ubezpieczeniu, zwłaszcza w sytuacji pierwszego kontraktu, czyli nawiązywania relacji z nowym kontrahentem. Ubezpieczenie może obejmować zarówno przypadek niewypłacalności kontrahenta, jak i różne zdarzenia losowe, które opóźnią lub wręcz zniweczą transakcję. W okresie kryzysu, czyli większej niepewności rynkowej, warto ubezpieczać wszystkie transakcje. Nie wiadomo, czy decyzją administracyjną z dnia na dzień nie zmienią się warunki prowadzenia działalności biznesowej, co może drastycznie pogorszyć sytuację danego kontrahenta.
Ofertę ubezpieczeń handlowych mają takie firmy, jak: Atradius, Coface, Euler Hermes i KUKE, jak i firmy faktoringowe (tzw. faktoring pełny, czyli z ubezpieczeniem na wypadek niewypłacalności kontrahenta).
Przegląd portfela odbiorców
Ubezpieczenie nie powinno uśpić biznesowej czujności, ani też zastąpić regularnego przeglądu portfela odbiorców. Jest to praktyka, którą roztropny przedsiębiorca powinien stosować regularnie, również w czasie prosperity. W okresie kryzysu staje się wręcz nieodzowna. Zadać sobie należy następujące pytania:

1. Kim są moi najważniejsi odbiorcy? Jaki procent przychodów generują?
2. Czy bez największego odbiorcy firma przetrwa? Ile czasu?
3. Czy mniejsi odbiorcy mogą urosnąć? W jakiej perspektywie czasowej?
4. Ilu nowych odbiorców mogę zdobyć? Jakim nakładem czasu i środków?
5. Czy wszyscy moi odbiorcy reprezentują jedną branżę?

W momencie kryzysu warto dokonać przeglądu odbiorców pod kątem branż, w jakich działają, i ryzyka, jakie może wystąpić. Czy wszyscy odbiorcy będą prowadzić tak samo intensywną działalność w okresie kryzysu?
Przykładowo, jeśli firma sprzedaje produkty lub świadczy usługi branży hotelarskiej lub eventowej, w okresie pandemii musi zmodyfikować swój model biznesowy: poszukać nowych odbiorców, czy przygotować nową ofertę.

Analiza portfela odbiorców może przynieść refleksję, że lepiej sprzedawać mniej, ale do większej liczby kontrahentów. Wówczas firma lepiej zniesie utratę jednego czy dwóch odbiorców.

Warto również ustalić z kontrahentami wyjątkowe zasady współpracy na czas kryzysu, np. dotyczące terminów dostaw czy płatności. Dbając o własne bezpieczeństwo, warto w rozmowach z kontrahentami, w wyjątkowych sytuacjach, uzależniać kolejne dostawy (w całości lub części) od zapłaty za poprzednie (w całości lub części).
Czas pandemii wywołał w polskim biznesie wiele gestów solidarności, szeroko komentowano, że firmy zaczęły sobie płacić szybciej, nie chcąc powodować zatorów płatniczych w i tak już trudnej sytuacji.
Dla bezpieczeństwa postaw na dywersyfikację
Dywersyfikacja to strategia, którą powinni stosować przedsiębiorcy w wielu dziedzinach i to nie tylko w trudnych czasach. Prowadzenie biznesu opartego „na jednej nodze” jest trudne i często ryzykowne. Dywersyfikacja powinna dotyczyć:

• dostawców, zwłaszcza jeśli są odlegli geograficznie i trudno śledzić rozwój sytuacji na ich macierzystych rynkach,
• klientów, o czym już była mowa powyżej,
• źródeł finansowania biznesu.

Specyfiką polskich mikroprzedsiębiorstw i małych firm jest przewaga finansowania kapitałem własnym. Prowadzi to do sytuacji, kiedy firma nie rozwija się, ponieważ wypracowywane przez nią zyski nie wystarczają do sfinansowania inwestycji, która umożliwiłaby przejście na „wyższy poziom”. W przypadku finansowania warto postawić na odpowiednią proporcję: finansowania wewnętrznego i zewnętrznego. I dalej: w finansowaniu zewnętrznym również należy korzystać z kilku źródeł. Błędem jest opieranie się wyłącznie na kredycie bankowym, może on bowiem okazać się trudniej dostępny w okresie kryzysu czy spowolnienia gospodarczego. Według ostatniego raportu NBP (lipiec 2020 r.), zdecydowana większość banków zaostrzyła, często znacznie, kryteria polityki kredytowej oraz warunki udzielania kredytów, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. NBP zbiera dane do swoich raportów wśród przewodniczących komitetów kredytowych w bankach, a więc wśród osób, które mają realny wpływ na przyznawanie kredytów. Potwierdza się więc to, co sygnalizowali wcześniej przedsiębiorcy: o kredyt w banku jest teraz naprawdę trudno.
Dbając o zrównoważoną strukturę bilansu, warto posiłkować się również innymi formami finansowania zewnętrznego, w szczególności leasingiem i faktoringiem. W czasie kryzysu faktoring jest tym skuteczniejszy, że nie wymaga stałych opłat ratalnych, a po prostu uwalnia środki „zamrożone” w fakturach.
Trosce o zabezpieczenie źródeł finansowania powinien towarzyszyć przegląd należności i zadbanie o ich terminowy spływ, zanim przemienią się w trudne do ściągnięcia długi. Jeśli w firmie nie ma odpowiednich służb księgowych, lepiej skorzystać ze wsparcia doświadczonego partnera, np. faktora.
Kontrola podstawą zaufania
Nawet jeśli firma współpracuje ze sprawdzonymi kontrahentami od kilku lat bez żadnych problemów, to w sytuacji kryzysu trzeba ich wszystkich ponownie zweryfikować – i robić to regularnie, np. co miesiąc. Warunki rynkowe zmieniają się dynamicznie, należy więc być przygotowanym również na nagłe pogorszenie się sytuacji finansowej swoich odbiorców. Weryfikację można przeprowadzać we własnym zakresie, bazując na dostępnych źródłach, takich jak:

1. Krajowy Rejestr Dłużników Niewypłacalnych – to państwowa instytucja prowadzona przez Krajowy Rejestr Sądowy. Dłużnicy wpisywani są z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu.
2. Biuro Informacji Gospodarczej (BIG), które prowadzi Rejestr Dłużników BIG. Umożliwia on dostęp do baz Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich.
3. Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA, które obsługuje wszystkie podmioty gospodarcze – od jednoosobowych firm poprzez małe i średnie przedsiębiorstwa po wielkie korporacje.
4. Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A., które wspiera przedsiębiorców w zakresie prewencji oraz zarządzania należnościami.
5. Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG), które jest częścią międzynarodowej Grupy Deltavista. Współpracuje z biurami z Europy Zachodniej. Informacje o nierzetelnych płatnikach ujawnione w KBIG są udostępniane także na rynkach zagranicznych.
6. Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych, która powstała z myślą o wspieraniu rynku telekomunikacyjnego oraz bezpieczeństwie transakcji finansowych.

Chcąc otrzymać bardziej szczegółową analizę sytuacji finansowej kontrahenta, warto skontaktować się z wywiadownią gospodarczą. Największymi międzynarodowymi wywiadowniami gospodarczymi obecnymi w Polsce są Coface czy Bisonde, ale warto również zapoznać się z ofertą podmiotów krajowych, np. InfoCredit.
Innym sposobem regularnej weryfikacji kontrahentów jest korzystanie z usług dodatkowych firm faktoringowych. Zwłaszcza faktorzy międzynarodowi dysponują szeroką wiedzą o podmiotach działających na różnych rynkach.
Digitalizacjia – czyli must have
Cyfrowe technologie zdobywały w XXI wieku kolejne przyczółki. Bankowość internetowa, e-commerce, mobilne płatności, sztuczna inteligencja, obsługa klienta przez chatboty, internet rzeczy, VR itd.… Ale prawdziwie zwycięską bitwą okazał się czas pandemii. Wszyscy, nawet ci najbardziej oporni i nieprzekonani, musieli zacząć robić różne rzeczy zdalnie.

Digitalizacja w firmie nie jest już „nice to have” – od kilku miesięcy klasyfikujemy ją jako „must have”. Czyli być albo nie być każdego biznesu.

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na kilka innowacji:

• upowszechnienie się spotkań wideo (w tym kontekście nie wolno zapominać o zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa);
• zdalne podpisywanie umów i autoryzacja dokumentów, przy wykorzystaniu z polskiego rozwiązania Autenti;
• umawianie wizyt (np. w punkcie usługowym) na konkretną godzinę dzięki platformie Booksy – tym samym można wyeliminować tłok czy zbyt duży ruch w punkcie;
• przyjmowanie płatności za pomocą BLIKA;
• wykorzystywanie dysków online, tzw. chmury, do przechowywania dokumentów i pracy nad nimi w rozproszonych zespołach.

Na zakończenie
Kiedy w Polsce ogłaszano lockdown, wszyscy zastanawialiśmy się, czy potrwa on dwa tygodnie czy miesiąc. Nikt nie spodziewał się, że niektóre biznesy będą musiały zaprzestać działalności na trzy miesiące! Kiedy rząd ogłaszał odmrożenie gospodarki, wszyscy odetchnęli z ulgą, ale wkrótce przekonaliśmy się, że część ograniczeń zostanie z nami na dłużej. Będą to zarówno ograniczenia administracyjne, jak i oddolne, które konsumenci sami sobie nakładają w obawie przed większymi skupiskami ludzi, np. rezygnując z transportu lotniczego, kina czy siłowni.
„Pandemiczne lekcje” wciąż trwają, a przedsiębiorcy nie mogą zaniechać podejmowania biznesowych refleksji. Żyjemy w ciekawych czasach, które nagrodzą przezornych, elastycznych i myślących nieszablonowo. A także tych, którzy szybko się uczą.