Wirtualne biuro
Postanowiłeś założyć własną firmę. Przemyślałeś już, co i jak chcesz robić, a teraz niecierpliwie czekasz na moment, w którym wystawisz pierwszą fakturę. Zanim to jednak nastąpi, musisz ustalić, pod jakim adresem zarejestrujesz swoją działalność oraz gdzie będziesz spotykał się z klientami.
Dla początkujących przedsiębiorców, szczególnie jeśli są oni pracującymi samodzielnie freelancerami, adres firmowy i miejsce spotkań to nie lada problem. Rozwiązanie najprostsze i wybierane najczęściej to rejestracja firmy pod adresem domowym, ale po pierwsze – nie każdy ma warunki, by w domu przyjmować ewentualnych kontrahentów, a po drugie – kłopotem może być np. konieczność wpuszczenia do domu urzędników z urzędu skarbowego w przypadku kilkudniowej (lub dłuższej) kontroli.
Sprawa spotkań z potencjalnymi klientami rozstrzygana bywa na rzecz kawiarni bądź innych miejsc publicznych. W lokalu gastronomicznym każdorazowo trzeba złożyć zamówienie, a sama rozmowa odbywa się w warunkach, w których trudno mówić o poufności. Poza tym kawiarniany stolik może być zwyczajnie za mały na laptop i dokumenty, no i powiedzmy sobie szczerze – jeśli z braku innego lokalu musisz zapraszać kontrahenta do kawiarni, może to zostać przez niego uznane za mało profesjonalne.
Inne rozwiązanie to wynajęcie samodzielnego biura. Jeśli jednak z klientami spotykasz się sporadycznie, a najczęściej pracujesz sam, wydawanie ok. 700-1500 zł miesięcznie na lokal (a tyle zapłacisz za małe biuro w dużym mieście) może być dla Ciebie zbyt kosztowne, szczególnie w pierwszych miesiącach prowadzenia działalności. Poza tym umowę najmu podpisuje się zazwyczaj na rok, a jeśli w biznesie stawiasz dopiero pierwsze kroki, nie możesz mieć pewności, że Twoja firma przetrwa 12 miesięcy.
Istnieją jednak także inne możliwości – po pierwsze tańsze, po drugie wygodniejsze, a czasem także o wiele bardziej prestiżowe.
Prestiżowa alternatywa
Wyobraź sobie, że Twoja firma zarejestrowana jest w biurowcu klasy A, w samym centrum dużego miasta. Gdy klient wchodzi do Twojego biura, wita go miła recepcjonistka, która z uśmiechem na twarzy proponuje kawę i ciasteczka. Klient może usiąść na kanapie lub na wygodnym krześle, a podczas rozmowy nie musi przekrzykiwać kawiarnianego gwaru ani mówić szeptem, by nikt postronny nie usłyszał szczegółów Waszych ustaleń. Prestiż zdecydowanie wyższy niż w przypadku spotkania we własnym mieszkaniu lub w kawiarni.
A cena? Jeśli chcesz zarejestrować firmę w takim miejscu, za usługę wirtualnego adresu zapłacisz miesięcznie od 100 do 300 zł netto. Salę na spotkanie możesz natomiast wynająć wtedy, gdy naprawdę będziesz jej potrzebował, płacąc 30-50 zł za godzinę. Możesz także zdecydować się na coworking, a więc pracować w takim biurze wspólnie z innymi freelancerami. Np. w warszawskiej firmie Gold Place za dostęp do biurka, drukarki, szybkiego internetu i innych urządzeń (z ekspresem do kawy włącznie), zapłacisz 15 zł za godzinę lub 750 zł za miesięczny dostęp bez limitów.
Nie oznacza to jednak, że powinieneś pochopnie podpisać umowę z dowolną firmą, która oferuje usługi wirtualne oraz sale na godziny. Warto wcześniej dokładnie dowiedzieć się, jaka jest szczegółowa oferta danego biura oraz gdzie jest ono zlokalizowane.
– Najważniejszą rzeczą, jaką trzeba brać pod uwagę, wybierając wirtualne biuro dla swojej firmy, jest sprawdzenie, czy ma ono zgodę na podnajem i czy wynajem nie wiąże się z ukrytymi kosztami – mówi Katarzyna Brudnicka, dyrektor Gold Place. – Ważne jest, aby wybrać takie biuro, które nie zobowiązuje klienta do podpisania długoterminowych umów. Trzeba też zwrócić uwagę, czy istnieje opcja wynajmu sal do spotkań oraz jak biuro wygląda. Wiele wirtualnych biur mieści się w mieszkaniach czy opuszczonych fabrykach, co z pewnością nie podnosi prestiżu firmy, która korzysta z takiego rozwiązania. Najlepiej wybierać te zlokalizowane w biurowcach klasy A, z dobrym połączeniem komunikacyjnym – dodaje.
Wymierne korzyści
Korzystanie z wirtualnego biura, szczególnie jeśli zupełnie realnie znajduje się ono w prestiżowej lokalizacji, niesie ze sobą wiele korzyści. Pierwsza z nich daje przewagę wizerunkową – płacąc stosunkowo niewiele, możesz umieścić na wizytówkach i stronie internetowej adres, którego nie powstydziłyby się międzynarodowe korporacje. To z kolei może przełożyć się na poważniejsze traktowanie ze strony potencjalnych klientów.
Jeśli zamierzasz korzystać także z sali spotkań, dodatkowo zyskujesz wygodę. Nie płacisz miesięcznego czynszu za wynajem, a zamiast tego telefonicznie lub mailowo rezerwujesz salę wtedy, gdy jest Ci potrzebna. Nowoczesne biuro z recepcją i miłą obsługą może stanowić w oczach klienta ważny atut Twojej firmy.
Poza tym, decydując się na pracę w formie coworkingu, możesz oddzielić sprawy firmowe od prywatnych, co byłoby trudne, gdybyś interesy prowadził w domu. A w porównaniu z wynajmowaniem całego biura wyłącznie dla siebie, coworking oznacza niższe koszty, a do tego dostęp do sprzętu, którego nie musisz kupować.
– Olbrzymią zaletą coworkingu jest także to, że ułatwia on kontakt z innymi osobami, które także są przedsiębiorcami, specjalistami i w wielu kwestiach mogą pomóc w prowadzeniu biznesu. Dzięki temu coworking ułatwia nawiązywanie ważnych kontaktów biznesowych. Nie zapominajmy też o tym, że spotykanie się z innymi osobami pozwala uniknąć izolacji, jaką możemy odczuwać w domu. Pracując razem z innymi, pełniej wykorzystujemy swoją kreatywność – przekonuje Katarzyna Brudnicka.
Najlepszym rozwiązaniem dla freelancera może być skorzystanie z usług firmy, która w swojej ofercie ma zarówno wirtualny adres, sale spotkań, jak i przestrzeń coworkingową. Niektóre biura proponują jeszcze więcej – np. usługi wirtualnego sekretariatu, a nawet obsługi księgowej i prawnej. Im więcej możliwości wyboru, tym większa pewność, że w razie potrzeby z wszystkich potrzebnych usług będziesz mógł skorzystać… we „własnym” biurze. Zanim więc zarejestrujesz firmę, przemyśl, czy wirtualny adres nie jest rozwiązaniem dobrym właśnie dla Ciebie.
