Pandemia odciska piętno na wszystkich aspektach pracy przedsiębiorstwa. Są firmy, które – mimo kryzysu – zwiększają zatrudnienie i wcielają do swoich zespołów nowych pracowników.
O tym, jak przeprowadzić rekrutację zdalnie w czasie, kiedy bezpośrednie spotkania nie są priorytetem, oraz o tym, jak wdrożyć pracownika w jego obowiązki w trybie online, rozmawiam z Mateuszem Bieleckim – współtwórcą platformy typu no-code umożliwiającej zbudowanie dowolnej aplikacji biznesowej wraz z workflow oraz udostępnienie jej użytkownikom w ciągu zaledwie kilku minut, która może wypełnić lukę w automatyzacji procesów biznesowych każdej firmy.
Na co należy zwracać szczególną uwagę, decydując się na rekrutację pracowników i ich zatrudnienie w trybie zdalnym?
Wiele elementów składa się na rekrutacyjny sukces, ale jeden – gdy firma funkcjonuje w trybie zdalnym – ma szczególnie znaczenie. To kontakty międzyludzkie. Dlatego ogromnie ważne jest skracanie dystansu między nowym pracownikiem a firmą, minimalizowanie formalnego onboardingu i zadbanie o jak najwięcej czasu na ten nieformalny.
Jak przygotować rekrutację, by wywrzeć na pracowniku pozytywne wrażenie?
Proces rekrutacji wiąże się ze sporą biurokracją, włączonych jest w niego najczęściej kilka osób z różnych działów po stronie firmy. Ważne, aby były one w kontakcie ze sobą, aby komunikacja przebiegała sprawnie i kandydat otrzymywał bez opóźnień niezbędne informacje. Dobrze, jeśli pracodawca zadba o to, by przyszły pracownik miał możliwość poznać go i cały zespół podczas telekonferencji. Podobnie w czasie onboardingu ważne jest, aby nie tylko zapewnić narzędzia i wiedzę niezbędne do przejęcia nowej roli, ale też utrzymać bliski kontakt, np. stosować politykę otwartych drzwi, umożliwiać informację zwrotną.
Zdalny tryb pracy jest podatny na dezinformację i chaos, utrudnia budowanie relacji, tak ważnych na początku nowej pracy.
Tutaj bardzo może pomóc nowoczesna technologia.
Jak powinna przygotować się firma, by zapewnić sobie sprawne przeprowadzenie tych procesów?
Zadaniem pracodawców jest stworzenie przyjaznego, choć wirtualnego, środowiska pracy. Aby firmy mogły sprawnie funkcjonować online, muszą przejść proces digitalizacji, zminimalizować ręczną obsługę procesów i ograniczyć papier. A następnie uprościć procedury i ułatwić komunikację dzięki automatyzacji.
Jakimi narzędziami mogą się wspierać?
W obu tych kwestiach pomagają aplikacje biznesowe, doskonale zastępując tradycyjne systemy HR-owe czy portale pracownicze i wychodząc daleko poza ich możliwości. Przede wszystkim pozwalają zastąpić wszelkie wnioski offline tymi online. Nie tylko umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów, ale też automatyzację przepływu pracy. Dzięki temu, na przykład wnioskowanie o nowy etat nie wymaga już skomplikowanych, papierowych formularzy czy przesyłania e-maili. Wystarczy w aplikacji dodać zapotrzebowanie na etat, uzupełnić formularz o najważniejsze informacje i wysłać do akceptacji, która wymaga zaledwie jednego kliknięcia. Aplikacje biznesowe skracają nawet o 90% czas procesowania dokumentów.
Jakie trudności może napotkać firma podczas procesu rekrutacji online i zdalnego przygotowywania stanowisk pracy?
Już przed pandemią aż 42% pracowników HR jako największą bolączkę wskazywało komunikację wewnętrzną. Obecna sytuacja jeszcze bardziej ją utrudniła. Wrogiem komunikacji jest m.in. biurokracja, a jest ona szczególnie rozbudowana w procesach rekrutacji i onboardingu. Ręczne tworzenie ogłoszeń, procesowanie maili i CV, wysyłanie wiadomości z zaproszeniem na rozmowę, analiza ich wyników, przygotowanie informacji zwrotnych… to wszystko potrafi zajmować nawet 80% czasu rekrutera. Gdzie czas na budowanie relacji z kandydatami?
Po zakończeniu rekrutacji trzeba przygotować nowe stanowisko, niezbędną dokumentację, przekazać narzędzia pracy, nadać uprawnienia. To zazwyczaj wymaga kontaktu z wieloma działami, co w trybie zdalnym może być wyjątkowo uciążliwe. Dziesiątki maili i telefonów znów może zastąpić zwinna aplikacja.
Jak pracodawcy powinni prowadzić zdalne wdrażanie pracowników i komunikację z nimi, by mogli przywiązać się do firmy tak, jakby przychodzili do biura?
HR-owcy nie mają teraz możliwości przyjąć nowego pracownika w biurze, z pakietem powitalnym w ręku, przedstawić zespołowi i zaprosić na spotkania integracyjne. Nowe osoby dostają mnóstwo maili, zasypywane są informacjami o badaniach i szkoleniach, danymi dostępowymi do różnych programów. Naprawdę trudno jest zyskać orientację w takich warunkach. Dlatego onboarding również warto zautomatyzować.
Jak to wygląda w Waszej aplikacji?
W Qalcwise HR-owiec może utworzyć nowe stanowisko pracy, przypisać zadania innym działom i przygotować pakiet powitalny. Gdy nowy pracownik przyjdzie do pracy, otrzyma link do swojego profilu, a na nim zobaczy wszystkie przygotowane informacje, dokumenty i materiały szkoleniowe. Z kolei zespół otrzyma informację mailową o nowej osobie. To pozwala uprościć, uporządkować i skrócić czas wdrożenia.
Aplikacje ograniczają formalności, zapewniając więcej czasu na kontakt z przełożonym, mentorem czy kolegami.
Jakie są korzyści ze zdalnego kontaktu z kandydatami na nowe stanowiska w firmie?
Kontakt jest niezbędny, aby obie strony najpierw przekonały się, czy ta współpraca ma szansę być owocna. Jeśli decydujemy się na współpracę, to niezwykle ważne jest ułatwienie startu w nowej organizacji. Skuteczny onboarding zwiększa zaangażowanie, produktywność i retencję. Badania pokazują, że firmy, które mają jasne, uporządkowane procesy wdrożeniowe, osiągają kilkukrotnie większy wzrost przychodów. Dobra komunikacja przekłada się na wyniki.
Czy takie rozwiązania mają szansę pozostać z nami na dłużej czy są raczej odpowiedzią na bieżące potrzeby?
COVID-19 przyspieszył to, co miało nadejść w ciągu kilku lat – cyfrową transformację biznesu. Już w zeszłym roku Gartner umieścił wśród najważniejszych trendów technologicznych 2020 roku hiperautomatyzację.
Pandemia, wymuszając pracę zdalną, sprawiła, że z dnia na dzień firmy zrozumiały, że digitalizacja i automatyzacja są nieuniknione.
Przedsiębiorcy, którzy zainwestowali w rozwiązania informatyczne, dużo łagodniej odczuli skutki pandemii. Byli w stanie szybko przestawić się na nowe realia i dostosować do nowego sposobu pracy. Dziś już nikt nie ma wątpliwości, czy firmy powinny korzystać z chmury. Z kolei aplikacje biznesowe pozwalają obsłużyć większość procesów biznesowych, uniezależniając firmy od fizycznej obecności pracowników. Nowoczesne technologie wkraczają do firm, sprawiając, że będą one lepiej przygotowane na to, co nieprzewidywalne.
Dziękuję za rozmowę.
