Zarządzaj z głową
Corocznie w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur. Zaledwie 8-10 proc. z nich przesyłanych jest drogą elektroniczną. Nawet mniejsze kraje niż nasz postawiły już na postęp i cyfryzację biznesu. Dlaczego więc polscy przedsiębiorcy boją się odejść od tradycyjnych faktur? Czy przepisy zachęcają do wprowadzenia innowacji w firmie?
Mimo, że 88 proc. Polaków słyszało o e-fakturze, to aż 59 proc. przedsiębiorców woli korzystać z faktur tradycyjnych. Wśród najczęściej wymienianych powodów jest m.in. to, że papierowa wersja dokumentu zapewnia poczucie bezpieczeństwa. Polacy boją się rozwiązań, które ich zdaniem mogą przyczynić się do problemów z Urzędem Skarbowym. Inni z kolei podchodzą sceptycznie i z niechęcią do przechowywania plików w „chmurze”. Spora część przedsiębiorców w dalszym ciągu nie posługuje się internetem w swojej pracy, co przekłada się na niewykorzystywanie możliwości, jakie daje cyfryzacja. Ogólnym problemem większości Polaków jest brak odpowiedniej edukacji zarówno na temat korzyści, jak i słabych stron wprowadzenia takiego rozwiązania w firmie.
Czego boją się przedsiębiorcy?
Niedostateczna edukacja odnośnie e-faktur oraz niezrozumienie przepisów z nią związanych powoduje, że Polacy wolą korzystać ze sprawdzonych sposób. W 2013 roku weszła w życie ustawa, która wprowadza zmiany odnośnie przesyłania faktur w pliku PDF drogą mailową. Zgodnie z rozporządzeniem „faktury mogą być przesyłane (…) w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur”. Tak brzmiące przepisy powodują, że przedsiębiorcy nie do końca rozumieją zasady korzystania z e-faktur oraz obawiają się dodatkowych kosztów związanych z zapewnieniem fakturze integralności oraz autentyczności. Zgodnie z ustawą, aby dokumenty były uznane za prawdziwe, właściciele firm mogą wybrać jedną z dwóch opcji: podpis elektroniczny lub użycie Systemu Elektronicznej Wymiany danych (EDI). Co prawda, oba te rozwiązania są kosztowne i wymagają od właścicieli firm przejścia skomplikowanej procedury, ale są na tyle jasne, że nie powinny wywoływać obaw. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest wykonywanie dowolnych kontroli biznesowych, zapewniających odpowiednią ścieżkę audytu. W tym miejscu przepisy jednak nie są dostatecznie sprecyzowane, dlatego mogą wywoływać niepokój.
Brak elementarnej wiedzy odnośnie e-faktur powoduje też, że przedsiębiorcy bezzasadnie boją się związanych z tym formalności. Po wprowadzonych do ustawy zmianach od 2013 roku nie ma już obowiązku wyrażania przyzwolenia na otrzymywanie rachunków drogą elektroniczną. Od ponad roku bowiem wystarczy zgoda ustna lub tzw. zgoda domniemana, polegająca na tym, że jeśli nabywca opłaci pierwszą fakturę otrzymaną przez internet, to oznacza, iż nie wyraża sprzeciwu do otrzymywania takiej formy rozliczeń.
Zatem formalności związane z wprowadzeniem e-faktur do firmy ograniczone są do minimum. Na ten moment przedsiębiorca decydujący się na przesyłanie rozliczeń drogą elektroniczną zobowiązany jest jedynie do przejścia procedur związanych z nadaniem dokumentom wiarygodności i autentyczności. Dlatego nieuzasadnione jest przeświadczenie wielu Polaków, którzy uważają, że e-faktura nie jest równorzędna papierowej formie tego dokumentu. Właśnie po to przepisy regulują, w jaki sposób nadawać jej wiarygodność i autentyczność, aby była traktowana w taki sam sposób jak jej papierowy odpowiednik.
Kolejną kwestią powodującą niechęć przedsiębiorców do rozliczeń elektronicznych jest brak zaufania do przechowywania plików w „chmurze”. Otóż faktury wystawiane drogą elektroniczną również mogą być przechowywane w formie papierowej. Sposób archiwizacji jest dowolny, ale należy pamiętać, że dostęp do nich powinien być możliwy w łatwy i szybki sposób. Dlatego jeśli ktoś czuje się pewniej, posiadając papierowe kopie dokumentów, to może je drukować i przechowywać podobnie jak zwykłe faktury.
Natomiast osoby, które mają zaufanie do pamięci przenośnej lub płyt CD, mogą przechowywać je w wygodnej dla siebie formie. Według przedsiębiorców papierowe formy dokumentów są bezpieczniejsze. Tutaj należy zwrócić uwagę na to, iż dostęp do elektronicznych rachunków w systemach internetowych jest możliwy tylko po zalogowaniu chronionym szyfrowanym połączeniem SSL. Idąc tym tokiem myślenia, również rozliczenia wysyłane drogą pocztową mogą trafić do przypadkowych i niepowołanych rąk.
Mity na temat e-faktur
Można spotkać się z wieloma mitami odnośnie rachunków wysyłanych przez internet, które powodują, że przedsiębiorcy podchodzą do nich z dużą dawką ostrożności. To nieprawda, że faktury papierowe opłaca się łatwiej. W tym momencie płacenie zarówno tradycyjnych faktur, jak i tych elektronicznych, możliwe jest w dowolnym miejscu i czasie. Wystarczy tylko korzystać z bankowości internetowej. Nieprawdą jest również, że klient, posiadający REGON, nie może korzystać z e-faktur. Osoba będąca przedsiębiorcą może zdecydować się na korzystanie z rozliczeń elektronicznych tak samo jak z papierowych form tego dokumentu. Aby otrzymywać rachunki drogą internetową, nie trzeba mieć zainstalowanego na komputerze odpowiedniego systemu. Można je odbierać w formacie PDF jako załącznik maila. Do odebrania tego pliku potrzebny jest bezpłatny program Adobe Reader, który można pobrać na stronie producenta.
Korzyści, jakie dają e-faktury
Chociaż obawy przedsiębiorców przed korzystaniem z e-faktur są bardzo duże, należy zauważyć też, jakie dają możliwości. Mimo początkowej potrzeby zainwestowania np. w elektroniczny podpis, z czasem poniesione opłaty się zwracają. Korzystanie z elektronicznej formy rozliczenia pozwala zredukować koszty, wynikające z przesyłania tradycyjnej faktury. W ten sposób firma, wysyłająca około 1000 faktur miesięcznie, może zaoszczędzić nawet do 2 tysięcy złotych. Dodatkowo zaoszczędza też czas związany z koniecznością ich wysłania. Odpowiedni sposób archiwizowania daje pewność, że dokumenty nie zostaną zagubione. Inną zaletą jest również aspekt ekologiczny. Ilość wystawianych w Polsce faktur powoduje, że w skali roku musi być wycięte około 255 tysięcy drzew.
Zrozumienie funkcjonowania e-faktur pozwala zauważyć, ile korzyści niesie za sobą wprowadzenie tego rozwiązania w firmie. Zmiana przepisów z 2013 roku wniosła wiele pozytywnych dla przedsiębiorców zmian. Przepisy regulujące korzystanie z e-faktur są na ten moment już na tyle przychylne firmom, że warto zastanowić się nad wprowadzeniem takiej formy rozliczania. Jest to szczególnie korzystne dla dużych firm, które wystawiają miesięcznie bardzo dużo dokumentów. Wtedy poniesione początkowo koszty, związane z podpisem elektronicznym, w relatywnie szybkim czasie, powinny się zwrócić.
